Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für Vereine

Zuletzt aktualisiert: 1. Dezember 2025

Die grundsätzliche Entscheidung, ob die Jahresbestandserfassung automatisiert auf den tatsächlich in OVERSO angelegten Personen in den Vereinen basieren (die dann entsprechend eingepflegt sein müssen) oder manuell eingetragen werden soll, wird von dem jeweiligen Mitgliedsverband (MV) getroffen. Wird vom MV die manuelle Variante ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich manuell über die auszufüllenden Mitgliederzahlen-Tabellen.

 

Benachrichtigung über Stichtag

Wird von Ihrem Mitgliedsverband ein Datum für das Ende des Meldezeitraums festgelegt (der sog. "Stichtag"), hat das zur Folge, dass Sie als verifizierte:r Vereins-Administrator:in 6 Wochen vor dem Stichtag, 3 Wochen vor dem Stichtag und am Stichtag selbst noch einmal per E-Mail von OVERSO dazu aufgefordert werden, die Daten Ihrer Vereinsmitglieder bis zum Stichtag zu aktualisieren und über den Melde-Button in OVERSO zu bestätigen. 

Je nachdem, wie bzw. in welchem Umfang Sie als Vereins-Administrator:innen OVERSO nutzen, laufen die Prozesse der Mitgliederzählung unterschiedlich ab. Die beiden Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben:

 

OPTION 1:

Mitgliedsverband nutzt die automatisierte Datenerfassung.
Verein pflegt personenbezogene Daten in OVERSO (d.h. Tabellen werden schraffiert dargestellt)

Für die Bestandserfassung überprüfen Sie als Vereinsadmin ggf. noch einmal, ob wirklich alle Personendaten aktuell im System hinterlegt sind und gehen dann auf den Reiter Daten / Mitgliederzahlen. Dort sehen Sie die automatisch errechneten Zahlen der aktiven Mitglieder Ihres Vereins, die in OVERSO angelegt sind. Diese Zahlen können Sie nicht bearbeiten (grau schraffiert). Bitte beachten Sie, dass die Zahl der Fördermitglieder in dieser Übersicht nicht automatisch errechnet wird. Zur Berechnung müssen Sie manuell auf den roten Button "Fördermitglieder zählen" klicken. Erst danach erscheint die Zahl der in OVERSO hinterlegten Fördermitglieder. Sollte die tatsächliche Zahl abweichend sein, da Ihre Fördermitglieder nicht (alle) in OVERSO hinterlegt sind, können Sie diese Zahl hier auch manuell ändern. Klicken Sie danach bitte zum Speichern auf das Diskettensymbol.

Um die Zahlen an Ihren Verband zu melden, klicken Sie bitte auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" und damit ist der Vorgang für den Verein erledigt.

Sollten sich nach Bestätigung Ihrer Zahlen noch Änderungen ergeben (z.B. Sie haben noch Sänger:innen in einem Ensemble hinzugefügt oder entfernt; oder bei den Fördermitgliedern hat sich etwas verändert), so können Sie noch bis zum angezeigten Stichtag Ihre Zahlen neu melden, indem Sie erneut auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" klicken.

Hinweis: Der Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" erscheint erst, wenn der Mitgliedsverband (MV) einen Stichtag definiert hat und dieser weniger als 6 Wochen entfernt ist. Vorher ist er für den Verein nicht sichtbar.

Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen. (Siehe Bild unten)

 

OPTION 2:

Mitgliedsverband nutzt die manuelle Datenerfassung.
Verein pflegt keine beitragsrelevanten Personenprofile (d.h. Tabellen werden nicht schraffiert dargestellt)

Die Tabellen zum Eintragen der Mitgliederzahlen finden Sie als V-Admin über "Meine Organisation" (ganz oben rechts), dann Ihren entsprechenden Verein auswählen, dann oben auf den Reiter "Daten" klicken,  dann darüber auf den Reiter "Mitgliederzahlen" klicken.

Der Vereins-Admin hat hier die Möglichkeit, seine Daten manuell in die drei Tabellen einzugeben. Falls die Felder nicht weiß, sondern noch mit grauen Streifen schraffiert sind und der Admin diese nicht bearbeiten kann, muss er seinen Mitgliedsverband bitten, die Tabellen für die manuelle Bearbeitung freizuschalten ("Manuelle Übersteuerung"). Sobald dies geschehen ist, können die Daten händisch eingetragen und gespeichert werden.

Wenn Sie für Ihren Verein Fördermitglieder in OVERSO hinterlegt haben, müssen Sie zur Berechnung der Fördermitglieder manuell auf den roten Button "Fördermitglieder zählen" klicken. Erst danach erscheint die Zahl der in OVERSO hinterlegten Fördermitglieder. Sollte die tatsächliche Zahl abweichend sein, da Ihre Fördermitglieder nicht (alle) in OVERSO hinterlegt sind, können Sie diese Zahl hier auch manuell ändern. Klicken Sie danach bitte zum Speichern auf das Diskettensymbol.

Um die Zahlen an Ihren Verband zu melden, klicken Sie bitte auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" und damit ist der Vorgang für den Verein erledigt.

Sollten sich nach Bestätigung Ihrer Zahlen noch Änderungen ergeben (z.B. Sie haben noch Sänger:innen in einem Ensemble hinzugefügt oder entfernt; oder bei den Fördermitgliedern hat sich etwas verändert), so können Sie noch bis zum angezeigten Stichtag Ihre Zahlen neu melden, indem Sie erneut auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" klicken.

Wichtig: Bitte klicken Sie zur Bestätigung der Daten für den aktuellen Stichtag unbedingt auf "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen". Geschieht dies nicht und wurden die eingetragenen Zahlen nur über das Diskettensymbol gespeichert, erhalten Sie weiterhin die automatischen Erinnerungen per E-Mail bis zum Stichtag und der Mitgliedsverband (MV) weiß nicht, dass Ihre Zahlen bereits aktualisiert wurden.

Allgemein gilt:

Für die einzelnen Statistiken muss Folgendes beachtet werden:

DCV-Abrechnungsdaten: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, die als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:innen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und der Benutzerstatus der Person aktiv ist und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied").

DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.

Mitgliedsverband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).

 

Weitere Details zu dem Thema Bestandsdatenerfassung finden Sie auch in diesem Video-Tutorial für Vereine: