Personen anlegen und verwalten

Um eine Person einem Verein, Ensemble oder Verband hinzuzufügen, gibt es verschiedene Wege.

Wenn Sie als V-Admin bereits Personen in Ihrem Verein angelegt haben, die Sie bearbeiten möchten, z.B. möchten Sie diese zu einem Ihrer Ensembles hinzufügen, dann folgen Sie bitte unbedingt dieser verlinkten Anleitung und legen Sie die Personen bitte nicht über das Plussymbol neu an.   

Wenn Sie als V-Admin in Ihrem Verein eine Person ganz neu anlegen möchten, die bisher weder auf der Vereins- noch auf der Ensemble-Ebene existiert, dann klicken Sie im Reiter Personen bitte auf das Plussymbol in der horizontalen Menüleiste (rechts oben). Je nachdem, ob Sie sich gerade auf der Vereins- oder Ensemble-Ebene befinden, fügen Sie Person automatisch auf ebendieser Ebene hinzu (im Verein oder im Ensemble).

Beispiel: Wenn Sie also z.B. eine neue Person in einem Ensemble anlegen möchten, navigieren Sie zunächst bis auf die Ebene des betreffenden Ensembles und wählen Sie dort den Reiter Personen und dann das Plussymbol. 

Das Anlegen und Verwalten von Personen ist nur möglich, wenn Sie entsprechende Administrator:innenrechte innehaben, z.B. als Vereinsadministrator:in (auch V-Admin genannt).

Nach dem Klicken auf das Plussymbol bittet Sie OVERSO zunächst, zu prüfen, ob zu der Person, die Sie anlegen möchten, im System von OVERSO bereits ein Profil vorhanden ist. Dazu wird die Datenbank durchsucht, während Sie entweder die Ihnen bekannte OVERSO-Mitgliedsnummer oder den Benutzernamen (E-Mail-Adresse) eingeben oder die Kombination aus Geburtsdatum, Vorname und Nachname.

Sollte ein Datensatz gefunden und rechts angezeigt werden, folgen Sie bitte der folgenden Anleitung "Option A".

Sollte kein Datensatz gefunden worden sein, scrollen Sie bitte weiter nach unten und folgen der Anleitung "Option B" (Person neu anlegen). 

Option A:
Eine in OVERSO bereits vorhandene "gefundene Person" der eigenen Organisation hinzufügen (d.h. den vorhandenen Datensatz "übernehmen")

Wenn zu der Person, die Sie hinzufügen möchten, in OVERSO bereits ein Profil existiert, z.B. weil sie bereits in einem anderen Ensemble Mitglied ist, können Sie die Person über folgenden Weg zusätzlich Ihrer Organisation zuordnen ("übernehmen"). Eine Person kann mehrere Funktionen haben, d.h. parallel auch mehrere Ensemble-Zuordnungen.

Dazu klicken Sie nach Eingabe der Daten in der Liste der gefunden Personen rechts auf den entsprechenden Eintrag und im nächsten Schritt auf Person übernehmen. Dieser Schritt funktioniert nur, wenn im Profil der Person bereits ein Benutzername (E-Mail-Adresse) hinterlegt ist. Denn die Person selbst wird durch eine OVERSO-Email über die Übernahmeanfrage informiert und gebeten, dieser Übernahme zuzustimmen.

Solange die Person noch nicht zugestimmt hat (per Link in der OVERSO-Mail), ist diese Person nur vorläufig Ihrer Organisation zugeordnet (erkennbar durch dunkle Quer-Streifen und die angezeigte Mitgliedsnummer; weitere Daten werden aus Datenschutzgründen nicht dargestellt). Wenn die Person per Klicken auf den Zustimmen-Link in der OVERSO-Mail ihr Einverständnis gegeben hat, erhalten Sie als V-Admin eine E-Mail-Benachrichtigung darüber. Nach den Zustimmung wird die Zuordnung aktiviert und somit ist die Person nun wie gewünscht auch Ihrer Organisation zugeordnet. Erst dann können Sie die Daten einsehen und bearbeiten. Wurde die Übernahme per Klicken auf den Ablehnen-Link in der OVERSO-Mail abgelehnt, so wird die vorläufige Zuordnung wieder entfernt und die schraffierte Karte verschwindet aus Ihrer Personen-Übersicht.

Hinweis: In der Berechnung der Mitgliederzahlen wird die Person erst gezählt, wenn sie der Datenübernahme zugestimmt hat.

Hinweis: Sollte die Übernahmeanfrage auch nach 30 Tagen noch nicht beantwortet worden sein und die Schraffierung nicht verschwinden, kontaktieren Sie bitte Ihren DCV-Mitgliedsverband.

Sollte im Profil der Person keine E-Mail-Adresse (Benutzername) hinterlegt sein, erscheint das folgende Fenster. Sie haben hier die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse einzugeben, damit die Anfrage an diejenige Person verschickt werden kann. 

 

Ergänzung: Thema "Übernahme"

Person können auf zwei Wegen von einer anderen Organisation "übernommen" (bzw. dieser zugeordnet) werden. Voraussetzung ist, dass für die Person ein Benutzername (also eine Emailadresse) hinterlegt ist, denn bei jeder Übernahme-Anfrage wird eine Mail an die Person geschickt, die übernommen werden soll, in der die Person binnen 3 Wochen der Übernahme-Anfrage zustimmen oder diese ablehnen kann.

Weg a) Im Personenprofil über den Funktionen-Reiter eine neue Zuordnung hinzufügen, bspw. zu einem Verein in demselben Mitgliedsverband. 

Weg b) Von der Organisations-Ebene (z.B. von der Vereinsebene aus) über den Personen-Reiter über das Plussymbol eine Person hinzufügen, die bereits in OVERSO ein Profil hat - siehe oben "Option A".

 

Option B:
Eine Person neu anlegen und der eigenen Organisation hinzufügen

Wenn die Person, die Sie hinzufügen möchten, nach Eingabe der Ihnen bekannte OVERSO-Mitgliedsnummer oder des Benutzernamen (E-Mail-Adresse) oder der Kombination aus Geburtsdatum, Vorname und Nachname nicht in OVERSO gefunden wurde, klicken Sie unten auf den Personen neu anlegen.

Sie erhalten dann eine leere Bearbeitungsmaske, die Sie nun ausfüllen können. Pflichtfelder sind mit einem kleinen Stern gekennzeichnet und müssen alle ausgefüllt werden, damit die Person gespeichert werden kann und von OVERSO vollumfänglich erfasst wird (zum Beispiel bei der statistischen Datenerfassung oder dem Ehrungswesen). 

Nehmen Sie ggf. Einstellungen zur ->Privatsphäre vor und testen Sie diese mit Klick auf -> Profilvorschau.

Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts). 

Die Person taucht nun in der Übersicht auf, muss aber ggf. unter dem Reiter -> Funktionen noch den entsprechenden Ensembles zugeordnet werden (falls sie z.B. auf Vereins- oder Mitgliedverbandsebene hinzugefügt wurde) bzw. mit den für sie vorgesehenen Rechten (zum Beispiel E-Admin) ausgestattet werden. Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Rolle "Mitglied" zugewiesen. Alle Infos dazu unter Rollen und Funktionen zuweisen. 

Hinweis: Eine Person wird immer auf der Ebene (MV, KV, V, E ) hinzugefügt, auf der Sie sich aktuell befinden. Damit Personen bei der automatisierten Bestandserfassung gezählt werden, müssen Sie auf Ensembleebene als Sänger:in eingetragen werden, da das System Sie erst dann als beitragspflichtig erkennen kann.

 

Einer Person Zugang zu OVERSO ermöglichen

Wenn die Person einen eigenen Zugang zu ihren Daten bzw. zur OVERSO bekommen soll, muss im Feld "Benutzername" eine E-Mailadresse dieser Person hinterlegt werden. Durch das Hinterlegen und Speichern erhält die Person dann automatisch eine Email von OVERSO mit der der Möglichkeit, ihr Profil zu bestätigen und sich anzumelden. Nachdem die Person in der Email auf den Button "Jetzt anmelden" geklickt hat, hat sie die Möglichkeit, ein eigenes Passwort festzulegen (bitte die Vorgabe zu zulässigen Sonderzeichen beachten) und kann sich anschließend mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort selbst bei OVERSO anmelden.

 

Schaubild Personen zu meiner Organisation hinzufügen

 

 

 

Personendaten bearbeiten

Wenn Sie die entsprechenden Administratorenrechte innehaben, können Sie Daten von Personen jederzeit bearbeiten. Suchen Sie die Person unter dem Reiter -> Personen und klicken Sie auf den Namen. Dann können Sie in der Bearbeitungsmaske Änderungen vornehmen bzw. oben Einstellungen zur Privatsphäre treffen (und diese mit Klick auf -> Profilvorschau testen) und diese anschließend oben rechts speichern.

Sie haben dort auch die Möglichkeit, einen Link für ein neues Passwort an die Person zu versenden, falls diese ihr Passwort vergessen hat. 

Hinweis: Es existiert für jede Person in der OVERSO genau ein Datensatz. Wenn eine Person z.B. in mehreren Ensembles Mitglied ist oder verschiedene Funktionen auf verschiedenen Ebenen ausübt und Sie Änderungen vornehmen, werden diese Änderungen überall angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit, für einzelne Funktionen (z.B. für den Vorstand) eine besondere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu hinterlegen. Nutzen Sie dafür die entsprechenden Felder im Reiter --> Funktionen.

Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts). Anschließend können Sie die Bearbeitungsmaske mit Klick auf das Kreuz (oben links) schließen. 

 

Person aus Ihrer Organisation entfernen

Wenn eine Person Ihrer Organisation nicht länger zugeordnet sein soll, nutzen Sie den Reiter -> Funktionen und stellen Sie dort "diese Zuordnung ist beendet" ein und (falls eine Funktion mit Startdatum eingetragen ist) außerdem ein Enddatum für den entsprechenden Eintrag. Dies hat den Vorteil, dass die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird. In der Übersicht zu Ihrer Organisation wird die Person dann nicht weiter angezeigt. Die Person können Sie bei Bedarf - ohne weiteren Zustimmungsbedarf - wieder ihrer Organisation mit einer gültigen Funktion zuordnen.

Ist eine Person verstorben, können Sie im Profil einen Sterbetag eintragen. Die Person wird dann weiter unter Ihrer Organisation aufgelistet und mit einer schwarzen Banderole gekennzeichnet. 

 

Person löschen

Möchten Sie ein Personenprofil vollständig aus der OVERSO löschen, so stellen Sie im Bereich "Anmeldedaten" das Häkchen von "aktiv" auf "gelöscht" um. Sie finden diese Einstellung am Ende der Personen-Profilseite. Anschließend speichern Sie die Person unten rechts auf -> Daten nur speichern. Die Person ist nun mit einem Löschkennzeichen (Mülleimer-Symbol) versehen und wird nach 30 Tagen komplett vom System entfernt.

Hinweis: Sie können nur Personen löschen, die keiner weiteren Organisation (z.B. einem anderen Verein oder einer höheren Verwaltungsebene) zugeordnet sind. In diesem Fall folgen Sie der Beschreibung oben zum Entfernen von Personen aus Ihrer Organisation.

 

In diesem Video-Tutorial werden die Prozesse zum "Thema Mitglieder/Personen anlegen und verwalten" veranschaulicht: