Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für MV und KV

Zuletzt aktualisiert: 6. Januar 2026

Hinweis: Seit Oktober 2025 (Version 5.18) gibt es für MV-Admins zahlreiche Neuerungen bei der Mitgliederzählung (MGZ). Diese werden am Ende dieser Seite gebündelt beschrieben (Link: "Neuerungen seit Oktober 2025")

Grundsätzliche Einstellungen zur Jahresbestandserfassung

Die Jahresbestandserfassung kann entweder auf den tatsächlich in OVERSO in den Vereinen bzw. Ensembles angelegten Personen basierend erfolgen (die Personen müssen dann entsprechend vollständig eingepflegt sein) oder manuell über die von den Admins der Mitgliedsverbände eingepflegten Tabellen erfolgen.

Diese grundsätzliche Entscheidung wird von Ihrem Mitgliedsverband getroffen und unter dem Reiter -> Daten -> Einstellungen -> Nachrichten eingestellt. Wird dort die manuelle Mitgliederzählung ausgewählt, spielen die möglicherweise angelegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich über die Tabellen.

Im Reiter  ->Einstellungen  ->Rechnungslayout können optional bis zu sechs verbandsinterne Altersklassen definiert werden, nach denen die Daten Ihrer Mitglieder gesondert erfasst und ausgewiesen werden können. Wenn Sie diese Tabelle hier leer lassen, wird sie den Vereinen bei der manuellen Mitgliederzählung weder zum Ausfüllen angezeigt noch automatisch befüllt.

Prozessübersicht der Daten-Einpflegemöglichkeiten

Hinweis: Es besteht immer die Möglichkeit, dass der MV in die Datenerfassung unterstützend eingreift und beispielsweise die Personendaten selbst in OVERSO pflegt, während der Verein die Vereinsbögen analog bearbeitet. Darüber, welche Möglichkeiten die Vereine haben, entscheidet der jeweilige Mitgliedsverband.

Stichtag bestimmen

Mitgliedsverbände legen unter dem Reiter ->Daten ->Mitgliederzahlen ihren Stichtag für die Jahresbestandserfassung fest. Dieser Stichtag beschriebt das Ende des Meldezeitraums, bis zu welchem die Vereine ihre Mitgliederzahlen melden können. Der Meldezeitraum beträgt 6 Wochen und wird auf Basis des Stichtags automatisch von OVERSO berechnet. Der Melde-Button für die Vereine wird 6 Wochen vor dem Stichtag automatisch eingeblendet.

Stichtag an die Vereine kommunizieren

Wenn Sie als MV-Admin einen Stichtag erstellen, hat das zur Folge, dass die Vereins-Administrator:innen Ihres Mitgliedverbands per E-Mail 6 Wochen vor dem Stichtag, 3 Wochen vor dem Stichtag und am Stichtag selbst noch einmal von OVERSO dazu aufgerufen und erinnert werden, die Daten ihrer Vereinsmitglieder bis zum Stichtag zu aktualisieren und zu melden. Dazu sendet OVERSO die Benachrichtigung bzw. Erinnerung automatisch per Mail an die als Benutzername hinterlegte E-Mail-Adresse der verifizierten Vereins-Administrator:innen. Vereine, die nicht per Mail erreicht werden können, können vom Mitgliedsverband postalisch mithilfe der sog. Vereinsbögen, die aus OVERSO heruntergeladen werden können, erreicht werden. Hierfür wird mit der Erstellung des Stichtags für diese Vereine ein Vordruck generiert, der mit Klick auf ->Vereinsbögen zum Postversand: Drucken aufgerufen und ausgedruckt werden kann. Die Erinnerung an den Stichtag muss in diesem Fall natürlich auch postalisch erfolgen.

Hinweis: Damit Vereinsbögen zum Ausdrucken für einen Verein generiert werden können, muss im Vereinsprofil der entsprechenden Vereine jeweils unter "Personendaten werden gepflegt durch" der Haken bei "Kreisverband/Mitgliedsverband" gesetzt sein.

Ansicht vor dem Erstellen eines Stichtags:

Ansicht nach dem Erstellen eines Stichtags, wenn dieser 6 Wochen oder weniger entfernt liegt, bzw. bei Auswahl einer laufenden Mitgliederzählung (vorhandener Stichtag ohne Haken):

Sichtbarkeit des Melde-Buttons:

Beim Erstellen des Stichtags können Sie seit Oktober 2025 wählen, ob der Melde-Button automatisch 6 Wochen vor dem Stichtag eingeschaltet und mit Ablauf des Stichtags deaktiviert werden soll (so wie es auch in der Vergangenheit war) - die Sichtbarkeit des Melde-Buttons wird in dann mit "automatisch ein/aus" dargestellt:

Sie können beim Erstellen des Stichtags aber auch festlegen, dass der Melde-Button mit Ablauf des Stichtags nicht automatisch deaktiviert werden soll, dann müssen Sie als MV-Admin nach Ablauf des Stichtags (zu einem Ihnen überlassenen Zeitpunkt) die Sichtbarkeit des Melde-Buttons selbst ausschalten:

Sollte der Melde-Button (egal ob manuell oder automatisch) ausgeschaltet worden sein, können Sie ihn nun auch wieder einschalten (solange die MGZ noch nicht endgültig beendet wurde). Während des Eingeschaltet-seins des Melde-Buttons erhalten alle V-Admins, für deren Verein noch nicht gemeldet wurde, bei jedem Login einen pinken Warn-Hinweis mit der Botschaft, dass für ihren Verein noch keine Mitgliederzahlen gemeldet wurden. 

Generelle Hinweise:

Seit Oktober 2025 werden die Mitgliederzahlen (Daten) zu zwei Zeitpunkten betrachtet / festgehalten. Damit kann nachvollzogen werden, welche Veränderungen es im Laufe der Mitgliederzählungen gegeben hat. Die Daten werden festgehalten:

1.) Zu Beginn des Meldezeitraums, also 6 Wochen vor Stichtag (initialer Stand) und
2.) Zum Meldezeitpunkt (gemeldeter Stand) - dieser muss nicht zwingend mit dem Live-Stand (von jetzt gerade) übereinstimmen. Es könnten zum Meldezeitpunkt Zahlen gemeldet und danach verändert worden sein.

Zu Beginn des Meldezeitraums (6 Wochen vor Stichtag) werden die Daten aller (aktiven, inaktiven, ruhenden und ruhend+) Vereine als initialer Stand festgehalten (in der Excel-Tabelle steht über den Daten die Überschrift "[1] Daten zu Beginn des Meldezeitraums").

(Sollte ein Stichtag erstellt werden, der weniger als 6 Wochen entfernt liegt, so werden die Initial-Daten zum Zeitpunkt des Stichtag-Erstellens festgehalten.)

Sobald ein Verein seine Zahlen dann über den Melde-Button meldet, werden die Daten zu diesem Meldezeitpunkt festgehalten
(in der Excel-Tabelle steht über den Daten die Überschrift "[2] Daten bei Meldung"). Sollte der Verein mehrfach melden, werden die bisher gemeldeten Daten durch die zuletzt gemeldeten Daten überschrieben.

Bei Vereinen mit der Einstellung Mitgliederzählung "automatisch" aktualisieren sich die Mitgliederzahlen in den Tabellen automatisch beim Öffnen des Reiters "Mitgliederzahlen" (seit Januar 2025).

Bei Vereinen mit der Einstellung Mitgliederzählung "manuell" ist nach dem Eintragen der Zahlen in die Tabellen und dem Melden ein Speichern mehr nötig, da das Klicken auf den Melde-Button die Zahlen bereits speichert (allerdings nur die Zahlen und keine anderen Änderungen am Verein).

Automatisierte Mitgliederzählung

Wenn sich Ihr Mitgliedsverband für die automatisierte Mitgliederzählung entschieden hat, werden Personen, die folgende Kriterien erfüllen, als beitragspflichtig gezählt:

• Die Person ist als aktives Mitglied einem Ensemble eines Vereins zugeordnet (das gilt auch für die Rollen E-Administrator:in und E-Leser:in).
• Für die Person ist kein Haken gesetzt bei der Option "ist extern". In anderen Worten: es wird niemand gezählt, der als extern gekennzeichnet ist.
• Die Person hat im Ensemble mindestens eine Funktion (z.B. Sänger:in) mit nicht beendetem Zeitraum inne (Ausnahme ist die Funktion "Fördermitglied").

Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen:

Manuelle Mitgliederzählung auf Vereinsebene

Bei der manuellen Mitgliederzählung füllen die Vereins-Administrator:innen die Tabelle(n) zu ihren Mitgliederzahlen eigenständig aus.

Wenn sich ein Mitgliedsverband zwar grundsätzlich für die automatisierte Mitgliederzählung entschieden hat (siehe Bild unten), einzelne Vereine dieses Verbands ihre Daten jedoch nicht (ausreichend) eingepflegt haben, besteht hier die Möglichkeit, die Mitgliederzählung auf "manuell" umzustellen.

Der MV-Admin kann dazu auf Vereinsebene unter dem Reiter "Daten" / "Mitgliederzahlen" bei "Mitgliederzählung festlegen:" von "automatisch" auf "manuell" umstellen:

Nach dem Speichern kann die MGZ-Tabelle dann durch Vereins-Administrator:innen manuell befüllt werden. (Auch für die Zählung von Fördermitgliedern kann hier pro Verein zwischen automatisch und manuell ausgewählt werden.)

Bearbeitung der gemeldeten Daten durch den Mitgliedsverband

Unter dem Reiter Daten / Mitgliederzahlen / kann ein vorhandener Stichtag ausgewählt werden. Mit dem standardmäßigen Filter "initialer Stand" wird dem MV-Admin nun mit grünem Haken angezeigt, welche Vereine ihre Daten für diesen Stichtag schon gemeldet haben bzw. für welche Vereine die Daten schon manuell vom MV-Admin eingepflegt und "gemeldet" wurden. Noch nicht gemeldete Vereine werden mit pinkfarbenem Kreuz dargestellt.

Achtung: Die in der OVERSO-Oberfläche in den Vereins-Tabellen angezeigten Zahlen sind abhängig vom darüber eingestellten Filter. Für gemeldete Vereine werden bei "initialer Stand" die Zahlen bei MGZ-Beginn dargestellt und bei "gemeldeter Stand" die Zahlen, die (zuletzt) gemeldet wurden. Beispiel für "initialer Stand" eines Vereins, der bereits gemeldet hat:

 

Es können nach Bedarf weitere Filter gesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass beim Exportieren der Excel-Datei jeweils die ausgewählten Filter angewendet werden.

Wenn Sie während einer laufenden MGZ eine vollständige Excel-Datei aller Vereine exportieren möchten, wählen Sie bitte "initialer Stand" und keine weiteren Filter aus, da bei "gemeldeter Stand" nur Daten für gemeldete oder während der MGZ gelöschte Vereine exportiert werden. (Nach dem endgültigen Beenden der MGZ wird unabhängig von initialer Stand und gemeldeter Stand dieselbe vollständige Excel-Datei exportiert.)

Solange die Mitgliederzählung des Stichtags noch nicht endgültig abgeschlossen ist (auch nach Ablauf des Stichtags noch), können vom MV-Admin noch solange Änderungen in den Tabellen der Vereine vorgenommen und "gemeldet" werden (per Melde-Button auf dem jeweiligen Vereins-MGZ-Reiter) bis die MGZ vom MV-Admin per "Abschließen"-Button endgültig beendet wird. Auch bei Vereinen mit grünem Haken (für die also schon gemeldet wurde) können MV-Admins die MGZ-Tabellen bei Bedarf noch bearbeiten, solange die MGZ noch nicht endgültig abgeschlossen ist. 

Der rote Pfeil rechts neben dem Vereinsnamen ist ein Link zu dem jeweiligen Verein (um dort schneller Daten eintragen zu können).

Eine manuelle Veränderung in den Tabellen des Vereins durch den MV-Admin wird erst gespeichert und gemeldet, wenn der rote Melde-Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" betätigt wurde.

Anschließend wird neben dem Stichtag-Datum dann auch der Meldungsstand angezeigt:

Grundsätzliches zur Beendigung der MGZ:

Die Beendigung der MGZ hat zwei Schritte:

1. Schritt: 
Beenden der Meldephase: Der Melde-Button wird automatisch mit Ablauf des Stichtags oder manuell vom MV deaktiviert (Auswahlmöglichkeit durch den MV bei Stichtag-Erstellung; Voreinstellung ist das automatische Deaktivieren). Mit Deaktivierung des Melde-Buttons wird die Meldephase der Vereine beendet. Nach diesem Schritt kann kein Verein mehr melden, aber der MV kann noch Änderungen vornehmen, diese werden in die Abgabeliste übernommen. Der Begriff „Stichtag“ meint das Datum, bis zu welchem die Vereine melden können/sollen.

2. Schritt: 
Endgültiges Beenden der MGZ erfolgt manuell durch den MV ("Abschließen"-Button). Nach diesem Schritt kann auch der MV nichts mehr an den Daten ändern und die Zahlen sind "eingefroren".

Endgültiges Beenden der MGZ:

Nachdem die Meldephase für die Vereine abgelaufen/beendet ist und nachdem der MV-Admin seine Bearbeitungen vorgenommen hat, kann und muss der MV-Admin die MGZ mit Klick auf "Abschließen" (Button muss zuerst entsperrt werden) endgültig beenden und somit die Mitgliederzahlen für eine weitere Bearbeitung sperren. Änderungen sind danach nicht mehr möglich.

Ansicht nach dem endgültigen Beenden der MGZ (gemeldeter Stand):

Mit gelbem Haken werden nach endgültigem Beenden der MGZ diejenigen Vereine dargestellt, die nicht gemeldet haben und deren gemeldeter Stand daher automatisch mit dem initialen Stand befüllt wurden (Melde-Status: automatisch).
Grüne Haken zeigen Vereine an, für die die Zahlen vom Verein oder vom MV-Admin gemeldet wurden (Melde-Status: bestätigt).

Welche Daten werden in den unterschiedlichen Statistiken (Tabellen) erfasst?

DCV-Abrechnungsdaten: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, die als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:nnen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme: Funktion "Fördermitglied"). 

DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.

Mitgliedsverband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).

Neuerungen seit Oktober 2025 (Version 5.18), gebündelt

Neue Eigenschaften seit Version 5.18 bei der Mitgliederzählung (MGZ):

• Beim Erstellen des Stichtags kann eingestellt werden, ob der Melde-Button nach Ablauf des Stichtag-Datums automatisch deaktiviert wird oder eingeschaltet bleibt (bis er manuell ausgeschaltet wird).
• Unabhängig von der Melde-Button-Einstellung beim Erstellen des Stichtags kann der Melde-Button nach Ablauf des Stichtags manuell wieder ein- und ausgeschaltet werden.
• In der Excel-Tabelle werden nun viel mehr Daten als früher ausgegeben:
  • zusätzlich zu den „Daten bei Meldung“ (gemeldeter Stand) werden nun auch die „Daten zu Beginn des Meldezeitraums“ ausgewiesen (initialer Stand)
    • auch Daten wie der Vereinsname, die Vereinsadresse, die V-Admin-Benutzernamen, der Vereinsstatus u.a. werden zu diesen beiden Zeitpunkten festgehalten
  • Neben den Mitgliederzahlen selbst werden zudem u.a. folgende Daten angegeben:
    • Summe der Ensembles pro Verein (summiert werden aktive, inaktive, ruhende und ruhend+ Ensembles)
    • jeweilige Anzahl der aktiven, inaktiven, ruhenden und ruhend+ Ensembles pro Verein
    • Anzahl der förderbaren Ensembles pro Verein
    • ob der Verein eine Förderung erhält
    • Melde-Typ: digital (über OVERSO) oder schriftlich (per Vereinsbogen)
    • Personenerfassung: automatisch (Tabellen gesperrt, schraffiert dargestellt, Zahlen errechnen sich aus angelegten Personen in den Ensembles des Vereins) oder manuell (Tabellen sind offen und werden mit Zahlen befüllt)

Zu beachten:

• Ein neuer Stichtag kann nur angelegt werden, wenn der bisher offene Stichtag vom MV-Admin manuell endgültig beendet oder gelöscht wurde.
• Ein Herunterladen/Drucken der Vereinsbögen zum postalischen Versand – an diejenigen Vereine, bei denen die Personendatenpflege auf MV/KV eingestellt ist – ist nur möglich, solange die MGZ noch nicht endgültig beendet wurde.
• Über „Exportieren“ wird jeweils eine Excel-Datei heruntergeladen, die abhängig ist von den Filtern, die im Such- und Filterfeld darunter ausgewählt wurden. Wenn Sie eine Excel-Datei mit allen möglichen Daten herunterladen möchten, setzen Sie bitte keinen der Filter und wählen „initialer Stand“ aus.
• Wird der Vereinsstatus eines Vereins während einer laufenden MGZ auf „gelöscht“ gesetzt und gespeichert, so wird der Verein sofort als „automatisch“ nachgetragen angezeigt, mit dem neuen Vereinsstatus „gelöscht“. Sollte der Verein anschließend wieder auf aktiv, inaktiv, ruhend oder ruhend plus gesetzt werden und seine MGZ-Zahlen melden, so überschreibt diese Meldung die vorherige automatische gelöscht-Eintragung.
• Wenn die MV-Statistik-Tabelle vom MV nicht mit den verbandsinternen Altersklassen definiert wurde (zu finden unter: Daten / Einstellungen / Rechnungslayout), so wird diese Tabelle den Vereinen bei der MGZ gar nicht angezeigt und in der Excel-Liste auch nicht dargestellt.
• Bei Mitgliederzählungen (Stichtagen) aus der Vergangenheit sind die Spalten der Initialdaten grundsätzlich leer, da bei älteren MGZ (vor dem 22.10.2025) keine Initialwerte erfasst wurden, sondern nur die gemeldeten Werte.

Hinweise zu bestimmten Begriffen:

• Melde-Status „automatisch“:
  • Die Daten wurden nicht von einer Person (V-Admin oder MV-Admin) gemeldet, sondern vom System automatisch in die Excel-Tabelle geschrieben. Dies geschieht beim endgültigen Beenden einer MGZ für alle Vereine, die bis dahin noch den Melde-Status „offen“ hatten.
    • In diesen Fällen bleiben die Felder „bestätigt durch MglNr.“, „bestätigt durch Name“ und „bestätigt durch E-Mail“ leer.
  • Das automatische Schreiben in die Excel-Tabelle geschieht auch, wenn ein Verein seinen Status auf „gelöscht“ setzt und speichert (hierbei ist keine Meldung erforderlich).
    • In den Feldern „bestätigt durch MglNr.“, „bestätigt durch Name“ und „bestätigt durch E-Mail“ kann in diesem Fall nachvollzogen werden, wer den Vereinsstatus auf „gelöscht“ gesetzt hat.