Häufige Fragen (FAQ)
Sie haben eine Frage zur OVERSO? Vielleicht findet sich in unserer Sammlung häufig gestellter Fragen ja bereits eine Antwort.
Alternativ probieren Sie gerne die Suchfunktion unserer Hilfe (oben in der Mitte) aus und geben Sie ein Stichwort ein.
Wo finde ich einen Vordruck über die Einwilligung zur Datenverarbeitung in OVERSO, den Chormitglieder unterschreiben können?
Die Mustervorlage finden Sie im Word-Format über den folgenden Link. Bitte passen Sie die Vorlage an den gelb markierten Stellen an, um sie für Ihren Verein passend zu machen - Vorlage hier herunterladen.
Ich habe keine E-Mail zur Verifizierung meines Accounts erhalten und kann mich daher nicht mehr einloggen. Was kann ich tun?
Durch das Update von OVERSO auf Version 5.12 wurde der Datenschutz erhöht, der eine Bestätigung des eigenen Accounts erfordert. Bei der ersten Anmeldung nach dem Update können sich Nutzer eine E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse mit einem Link zur Verifizierung dieser zusenden.
Wenn Sie keine E-Mail zur Verifizierung erhalten haben, dann wenden Sie sich bitte über support@chorwesen.com an den Support, der weiterhelfen und manuell für die jeweilige Person durch OVERSO eine Verifizierungs-E-Mail versenden lassen kann.
Warum kann ich bestimmte Angaben zu Personen nicht speichern?
Durch das Update von OVERSO auf Version 5.12 ist die Angabe des Geburtsdatums einer Person zu einem Pflichtfeld geworden. Geben Sie das Geburtsdatum an, um Änderungen im Datensatz einer Person speichern zu können.
Warum erhält der Mitgliedsverband nicht meine GEMA-Meldung?
Um eine GEMA-Meldung beim Mitgliedsverband beantragen zu können, ist es erforderlich, dass alle Pflichtfelder, z.B. Name der Veranstaltung und Datum & Uhrzeit von – bis, ausgefüllt sind. Beachten Sie bitte zudem, dass Anhänge der Meldung nicht größer als 10 MB sein können.
Wie hole ich als Administrator:in das Einverständnis zur Datenverarbeitung ein?
In OVERSO werden personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen und Wohnorte gespeichert. Für die Verarbeitung (etwa eine Eintragung oder Änderung) dieser Daten ist das Einverständnis der jeweils betreffenden Person nötig. Es liegt in der Verantwortung des oder der Administrator:in dieses Einverständnis von bestehenden sowie zukünftigen Vereinsmitgliedern einzuholen. Zur Vereinfachung des Vorgangs finden Sie dafür bei Bedarf hier eine Datenschutzerklärung samt Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung als Vorlage, die Chormitglieder auf der letzten Seite unterschreiben können – bei einer Neuaufnahme idealerweise direkt zusammen mit dem Aufnahmeantrag. Bei Verwendung der Mustervorlage, die Sie im Word-Format vorfinden, passen Sie als Administrator:in bitte die gelb markierten Stellen für Ihren Verein an.
Warum sehe ich das Feld „E-Mail-Adresse“ nicht mehr oder schraffiert? (Angabe der E-Mail-Adresse als Benutzername)
Seit dem Update von OVERSO auf Version 5.12 ist für die Angabe "Benutzername" eine E-Mail-Adresse erforderlich. Außerdem verschwand das (bisherige) Feld „E-Mail-Adresse“ innerhalb des Bereichs „Erreichbarkeit“ in den Profildaten der Administrator:innen, sofern dort die gleiche E-Mail-Adresse angegeben war, die nun als Benutzername angegeben ist. Falls in diesem Feld „E-Mail-Adresse“ bislang eine E-Mail-Adresse angegeben war, die nicht dem Benutzernamen entspricht, bleibt das Feld noch sichtbar, ist allerdings inaktiv (schraffiert) sowie nicht mehr zu bearbeiten und kann nur von dem oder der Vereins-Administrator:in entfernt werden. Über „Berichte & mehr“ können auf der Personenebene Administrator:innen die E-Mail-Adressen aus dem Altbestand weiterhin exportieren lassen.
Wie kann ich mir meine auskunftspflichtigen personenbezogenen Daten (DSGVO) ausgeben lassen?
Personen, die in OVERSO ein Profil besitzen, können ausgeben lassen, welche Daten von ihnen im System gespeichert sind. Als Nutzer ohne Administrationsrechte gehen Sie dafür innerhalb ihres Profils auf den Button DSGVO-Auskunft. Administrator:innen gehen im Dashboard auf MEIN PROFIL und klicken dort auf DSGVO-Bericht, um ein PDF zu generieren. Die Geschäftsstelle des Deutschen Chorverbands kann in Ausnahmefällen für Anwender:innen, die keine E-Mail-Adresse und somit keine Möglichkeit zur Anmeldung haben, den DSGVO-Bericht für einen oder eine Anwender:in abrufen.
Warum kann ich den Reiter „Funktion“ nicht verlassen und muss eine Zuordnung setzen?
Seit OVERSO Version 5.12 ist es erforderlich, dass die Funktion einer Person (nicht deren Rolle) innerhalb eines Ensembles, z.B. Sänger:in oder Chorleiter:in, angegeben wird, wenn diese neu angelegt oder eine Zuordnung mit (noch) fehlender Funktion geöffnet wird. Diese erforderliche Angabe wird auf der Ensembleebene im Personenprofil unter dem Reiter „Funktionen“ in den aufgelisteten Zuordnungen über „Funktion mit Zeitraum hinzufügen +“ gemacht. Nur mit dieser Angabe kann die neu erstellte oder geöffnete Zuordnung gespeichert werden.
Werden Personen informiert, wenn ihre Daten in OVERSO eingepflegt werden?
Ja. Seit dem Update auf OVERSO 5.12 erhalten Personen, für die im OVERSO-Profil ein Benutzername (E-Mail-Adresse) hinterlegt wird, automatisch eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse mit Informationen darüber, dass sie in OVERSO eingepflegt wurden, wer sie eingepflegt hat und wie sie einsehen können, welche Daten von ihnen im System hinterlegt sind. Diese neuen Benutzer:innen können sich ein Passwort vergeben, um sich in OVERSO anzumelden. Auch bei einer Änderung der E-Mail-Adresse (Benutzername) wird zur Verifizierung eine E-Mail versendet.
Ich habe eine Benachrichtigung zur Jahresbestandsmeldung erhalten - wo aktualisiere ich die Mitgliederzahlen?
Nach Login in die OVERSO klicken Sie rechts oben auf „Meine Organisationen“ und wählen Ihren Verein aus. Dann klicken Sie bei "Daten" oben mittig oben auf „Mitgliederzahlen“. Wenn die Tabellen weiß dargestellt werden, können Sie die Zahlen eintragen und klicken anschließend auf „HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen“.
Wenn Ihr Mitgliedsverband die automatisierte Datenerfassung festgelegt hat, sind die Tabellen schraffiert dargestellt und schon vorausgefüllt und zur Bearbeitung gesperrt (Ausnahme Fördermitglieder). Dann nehmen Sie Änderungen zunächst im Bereich "Personen" vor und klicken anschließend auf "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen".
Ich habe eine Benachrichtigung über eine vorliegende Rechnung erhalten - wo finde ich diese?
Nach Login in die OVERSO klicken Sie rechts oben auf „Meine Organisationen“ und wählen Ihren Verein aus. Klicken Sie dann auf "Rechnungen" und wählen Sie im Filter (rechts neben dem Suchfeld) "Eingangsrechnungen" aus.
Warum unterscheidet die OVERSO zwischen Vereins- und Ensembleebene? In meinem Verein gibt es nur ein Ensemble.
Viele Vereine haben nur ein einziges, namensgleiches Ensemble. Damit OVERSO jedoch auch Strukturen abbilden kann, in denen ein Verein mehrere Ensembles hat, z. B. Männerchor/Frauenchor/Gemischter Chor usw., gibt es diese Systematik.
Bestimmte Angaben können nur auf der Ebene des Vereins gemacht werden (z.B. Erfassung der Mitgliederzahlen), andere wiederum nur auf Ebene des Ensembles (z.B. Angabe von Probenzeiten, Genre des Chores etc). Ebenso kann z.B. die Funktion „Sänger:in“ oder "Chorleiter:in" nur auf Ensembleebene zugewiesen werden. Die Vereinsebene ist gewissermaßen die „Verwaltungsinstanz“ eines oder mehrerer Ensembles.
Wieso wird bei jedem meiner Ensembles dieselbe (falsche) Mitgliederanzahl in der Ensembleübersicht angezeigt?
Bei Vereinen, in denen die Mitglieder manuell gezählt werden (also über die Tabellen, die unter dem Reiter „Mitgliederzahlen“ befüllt werden - im Unterschied zur automatisierten Zählung entsprechend der eingepflegten Personen in den einzelnen Ensembles), wird grundsätzlich nur die Gesamtzahl aller Vereinsmitglieder für alle Ensembles dieses Vereins angezeigt. Das System hat keinen Anhaltspunkt, zu erkennen, wie sich die Personen eines Vereins auf verschiedene Ensembles verteilen. Werden im Bereich "Mitgliederzahlen" Änderungen vorgenommen, so aktualisiert sich die Mitgliederanzahl in der Ensembleübersicht dann, wenn die Daten des Ensembles das nächste mal mit der Diskette gespeichert werden.
Eine ensemblegenaue Personenzahl wird nur bei der automatisierten Zählung angezeigt. Die grundsätzliche Entscheidung über die Art der Zählung obliegt dem DCV-Mitgliedsverband.
Wieso finde ich wichtige Funktionen (z.B. Sänger:in, Chorleiter:in) nicht in der Auswahlliste, um sie einer Person zuzuordnen?
Bestimmte Funktionen, wie z.B. Sänger:in oder Chorleiter:in, können nur auf Ebene des Ensembles zugewiesen werden. Die Vereinsebene ist gewissermaßen die „Verwaltungsinstanz“ eines oder mehrerer Ensembles, weshalb hier Funktionen wie z.B. Vorstand, Schriftführerer:in, Schatzmeister:in etc. ausgewählt werden können, die es wiederum auf Ensembleebene nicht gibt. Bitte wählen Sie daher zunächst die richtige Ebene (Verein/Ensemble) aus oder fügen Sie über den Reiter Funktionen eine neue Zuordnung hinzu.
Hinweis: Damit die automatisierte Datenerfassung richtig funktionieren kann, ist es wichtig, die Funktion "sonstige Funktion" nicht zu zweckentfremden, indem man z.B. auf Vereinsebene einfach in das Freitextfeld "Sänger:in" oder "Chorleitung" einträgt.
Ein Sänger / eine Sängerin hat zuvor in einem anderen Chor mitgesungen. Wie werden diese Zeiten für die Berechnung von Ehrungen in der OVERSO hinterlegt?
Fügen Sie bei der betreffenden Person einen neuen Zeitraum mit der Funktion Sänger:in im aktuellen Ensemble hinzu, aber mit einem in der Vergangenheit liegenden Start- und Enddatum, und tragen Sie im Bemerkungsfeld den bzw. die Chornamen des/der betreffenden Ensemble(s) ein. Es ist dabei unerheblich, ob diese(s) Ensemble(s) Mitglied im DCV sind/waren, da dies für die Auszeichnung irrelevant ist. Wichtig ist lediglich die DCV-Mitgliedschaft zum Zeitpunkt des Jubiläums.
Kann ich Mitgliederdaten (z.B. aus Excel) in die OVERSO importieren?
Ein Datenimport direkt durch die Administrator:innen ist im Rahmen einer kostenpflichtigen Zusatzleistung möglich. Hintergrund ist, dass hier aufgrund der Komplexität beim Import (mögliche Duplikate / falsch zugeordnete Funktionen / unvollständige Pflichtfelder) in der Regel ein Individueller Klärungsbedarf mit den entsprechenden Vereinen besteht. Anfragen für ein Angebot richten Sie bitte an support@pronomix.de.
Wie kann ich Personen löschen?
Sie können unter "Funktionen" ein Start- und ein Enddatum für eine bestimmte Funktion einer Person eintragen oder (wenn die Person der Organisation nicht mehr angehört) unter "Zuordnung" den Status von „aktiv“ auf „beendet“ umstellen. Das Personenprofil bleibt so weiter in OVERSO existent - dies ist nützlich, falls die Person noch weiteren Organisationen zugeordnet sein sollte.
Hinweis: Das Umstellen des Benutzerstatus von "aktiv" auf "inaktiv" hat Auswirkungen darauf, ob sich eine Person weiterhin mit ihren Benutzerdaten bei OVERSO anmelden kann und ob die Person bei den Mitgliederzahlen mitgezählt wird. Beim Umstellen auf den Benutzerstatus "gelöscht" wird das Profil zunächst noch 30 Tage lang angezeigt, danach aber aus dem System entfernt. Dies ist nur möglich, wenn die Person keiner weiteren Organisation zugeordnet ist.
Wieso stehen plötzlich Personenprofile in meinem Verein "unter Datenschutz"?
Vereinsadministrator:innen können den Datenschutz für Ihre Organisation nicht einfach versehentlich „an- oder ausschalten“. Das Problem liegt meist daran, dass die eingeloggte Person bestimmte Berechtigungen nicht (mehr) besitzt. Als V-Admin eingeloggte Personen können immer die Daten "ihrer" Personen (ihres Vereins) einsehen. Prüfen Sie daher die Berechtigungen der betreffenden Person.
Mehr Informationen zum Datenschutz und zu Administrator:innen
Ein Ensemble existiert nicht mehr - wie kann ich es aus meinem Verein löschen?
Organisationen können von V-Admins nicht gelöscht werden, damit sie nicht versehentlich entfernt werden können und damit sie nicht aus der Historie von Personen verschwinden. Wenn sich Ensembles auflösen, werden sie daher nur auf „inaktiv“ gesetzt. Das ist nur durch Administrator:innen auf Mitglieds- oder Kreisverbandsebene möglich.
Hilfe, ich finde meine beantragte Ehrung nicht mehr wieder!
Wenn Sie eine Ehrung bei Ihrem DCV-Mitgliedsverband beantragt haben, "verschwindet" Sie aus der Liste der anstehenden Ehrungen. Sie finden sie wieder, indem Sie den Filter im Bereich "Ehrungen" (rechts neben dem Suchfeld) auf gelb (beantragt) oder später auch blau oder grün (je nach Bearbeitungsstatus) umstellen.