Häufige Fragen (FAQ)
Ich habe eine Benachrichtigung zur Jahresbestandsmeldung erhalten - wo aktualisiere ich die Mitgliederzahlen?
Nach Login in die OVERSO klicken Sie rechts oben auf „Meine Organisationen“ und wählen Ihren Verein aus. Dort klicken Sie mittig oben auf „Mitgliederzahlen“. In den Tabellen tragen Sie die Zahlen ein und klicken anschließend auf „Daten für Jahresbestandserfassung bestätigen“.
Warum unterscheidet die OVERSO zwischen Vereins- und Ensembleebene? In meinem Verein gibt es nur ein Ensemble.
Viele Vereine haben nur ein einziges, namensgleiches Ensemble. Damit die OVERSO jedoch auch Strukturen abbilden kann, in denen ein Verein mehrere Ensembles hat, z. B Männerchor/Frauenchor/Gemischter Chor usw…, gibt es diese Systematik.
Bestimmte Angaben können auf der Ebene des Vereins gemacht werden (z.B. Erfassung der Mitgliederzahlen), andere wiederum auf Ebene des Ensembles (z.B. Angabe von Probenzeiten, Genre des Chores etc). Ebenso kann z.B. die Funktion „Sänger:in“ nur auf Ensembleebene zugewiesen werden. Die Vereinsebene ist gewissermaßen die „Verwaltungsinstanz“ eines oder mehrerer Ensembles.
Ich habe eine Benachrichtigung über eine vorliegende Rechnung erhalten - wo finde ich diese?
Nach Login in die OVERSO klicken Sie rechts oben auf „Meine Organisationen“ und wählen Ihren Verein aus. Klicken Sie dann auf "Rechnungen" und wählen Sie im Filter (rechts neben dem Suchfeld) "Eingangsrechnungen" aus.
Wie kann ich Personen löschen?
Sie können unter "Funktionen" ein Start- und ein Enddatum für eine bestimmte Funktion eintragen oder (wenn die Person der Organisation nicht mehr angehört) unter "Zuordnung" von „aktiv“ auf „beendet“ umstellen. Das Personenprofil bleibt so weiter in der OVERSO existent, falls die Person noch weiteren Organisationen zugeordnet sein sollte.
Ein Ensemble existiert nicht mehr - wie kann ich es aus meinem Verein löschen?
Organisationen können nicht vollständig gelöscht werden, damit sie nicht versehentlich entfernt werden können und damit sie nicht aus der Historie von Personen verschwinden. Wenn sich Ensembles auflösen, werden sie daher nur auf „inaktiv“ gesetzt. Das ist momentan nur durch Administrator:innen auf Mitglieds- oder Kreisverbandsebene möglich.
Kann ich Mitgliederdaten (z.B. aus Excel) in die OVERSO importieren?
Ein Datenimport direkt durch die Administrator:innen ist technisch aktuell nicht möglich, da insbesondere die Dublettenprüfung auf in der Datenbank bereits existente Kontakte hier eine Hürde darstellt. Das bedeutet, dass Personen manuell eingepflegt werden müssen. Bei bereits existenten Datensätzen, wenn z.B. jemand schon in einem anderen Verein singt, können diese Profile dann mit Ihrem Verein verknüpft werden, ohne alle Daten abtippen zu müssen. Bei sehr großen Datenmengen können unsere Programmierer prüfen, ob sie Ihnen bezogen auf Ihre Vereinsdaten ggf. ein individuelles Angebot zum Datenimport unterbreiten können. Dazu kontaktieren Sie uns bitte.
Hilfe, meine GEMA-Meldung ist nach dem Absenden verschwunden!
Keine Sorge, nachdem Sie eine GEMA-Meldung an Ihren DCV-Mitgliedsverband übermittelt haben, "verschwindet" Sie aus der Liste der erstellten Meldungen. Sie finden sie wieder, indem Sie den Filter im Bereich "GEMA" (rechts neben dem Suchfeld) auf "gelb" (beim MV beantragt) oder später auch blau oder grün (anje GEMAnach übergeben)Bearbeitungsstatus) umstellen.
Wieso stehen plötzlich Personenprofile in meinem Verein "unter Datenschutz"?
Vereinsadministrator:innen können den Datenschutz für Ihre Organisation nicht einfach versehentlich „an- oder ausschalten“. Das Problem liegt meist daran, dass die eingeloggte Person bestimmte Berechtigungen nicht (mehr) besitzt. Als V-Admin eingeloggte Personen können immer die Daten "Ihrer" Personen einsehen. Prüfen Sie daher die Berechtigungen der betreffenden Person.
Mehr Informationen zum Datenschutz und zu Administrator:innen