Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Bestandsdatenerfassung) für Vereine

Die grundsätzliche Entscheidung, ob die Datenerfassung auf den tatsächlich in OVERSO angelegten Personen in den Vereinen basieren (die dann entsprechend eingepflegt sein müssen) oder manuell eingetragen werden soll, wird von den Mitgliedsverbänden (MV) getroffen. Wird vom MV die manuelle Variante ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle mehr. Die Erfassung erfolgt dann manuell über die Tabellen.

 

Benachrichtigung über Stichtag

Wird vom MV ein Datum für die Bestandserhebung festgelegt (Stichtag), hat das zur Folge, dass die Vereine des Mitgliedsverbands sechs Wochen vor dem Termin darüber benachrichtigt werden und drei Wochen vorher bzw. am Stichtag selbst noch einmal erinnert werden, dass sie ihre Daten bis zu diesem Tag aktualisiert und bestätigt haben müssen. 

Was passiert nach der Benachrichtigung?

Je nachdem ob bzw. in welchem Umfang die OVERSO genutzt wird, laufen die Prozesse nach der Benachrichtigung unterschiedlich ab. Die verschiedenen Szenarien werden im Folgenden beschrieben:

1. MV nutzt die automatisierte Datenerfassung und Verein pflegt personenbezogene Daten in der OVERSO

Für die Datenerfassung überprüft der Vereinsadmin ggf. noch einmal, ob wirklich alle Personendaten aktuell im System hinterlegt sind und geht dann auf den Reiter ->Mitgliederzahlen. Dort kann das Häkchen bei "Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" gesetzt werden und der Vorgang ist damit für den Verein erledigt.

Hinweis: Der Button erscheint erst, wenn der MV einen Stichtag definiert und darüber informiert hat, vorher ist er für den Verein nicht sichtbar.

Tipp: Personen, die in der Datenerfassung gezählt werden, sind für Administratoren auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen.

 

2. MV nutzt die automatisierte Datenerfassung, der Verein pflegt aber keine beitragsrelevanten Personen (SängerInnen)

Der Vereinsadmin hat die Möglichkeit, seine Daten manuell in die StatistikenTabellen einzugeben. Falls die Felder noch mit grauen Streifen schraffiert sind und der Admin diese nicht bearbeiten kann, muss er seinen MV bitten, diese Ebene für die manuelle Bearbeitung freizuschalten. Sobald dies geschehen ist, können die Daten händisch eingetragen und gespeichert werden.

Für die einzelnen Statistiken muss Folgendes beachtet werden:

DCV-Abrechnung: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, die einem Ensemble zugeordnet sind und dort nicht die Rolle (Extern (beitragsfrei)) haben. Wichtig: Personen werden hier nur einmal gezählt, auch wenn sie in einem Verein in mehreren Ensembles singen.
DCV-Statistik: Es wird das Volumen aller Ensembles erhoben, wer in drei Ensembles singt, wird auch dreimal gezählt (dient nicht zur Abrechnung).
Verband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene), jede Person zählt nur einmal, egal in wie vielen Ensembles sie Mitglied ist.

 

Weitere Details zu dem Thema Bestandsdatenerfassung finden Sie auch in diesem Video-Tutorial für Vereine: