Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für Vereine
Die grundsätzliche Entscheidung, ob die Jahresbestandserfassung automatisiert auf den tatsächlich in OVERSO angelegten Personen in den Vereinen basieren (die dann entsprechend eingepflegt sein müssen) oder manuell eingetragen werden soll, wird von den Mitgliedsverbänden (MV) getroffen. Wird vom MV die manuelle Variante ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle mehr. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich manuell über die Tabellen.
Benachrichtigung über Stichtag
Wird vom MV ein Datum für die Bestandserhebung festgelegt (Stichtag), hat das zur Folge, dass die Vereine des Mitgliedsverbands sechs Wochen vor dem Termin darüber benachrichtigt werden und drei Wochen vorher bzw. am Stichtag selbst noch einmal erinnert werden, dass sie ihre Daten bis zu diesem Tag aktualisiert und bestätigt haben müssen.
Je nachdem ob bzw. in welchem Umfang die OVERSO genutzt wird, laufen die Prozesse nach der Benachrichtigung unterschiedlich ab. Die beiden Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben:
OPTION 1:
MV nutzt die automatisierte Datenerfassung und Verein pflegt personenbezogene Daten in OVERSO
Für die Bestandserfassung überprüfen Sie als Vereinsadmin ggf. noch einmal, ob wirklich alle Personendaten aktuell im System hinterlegt sind und gehen dann auf den Reiter Daten / Mitgliederzahlen. Dort sehen Sie die automatisch errechneten Zahlen der aktiven Mitglieder Ihres Vereins, die in OVERSO angelegt sind. Diese Zahlen können Sie nicht bearbeiten (grau schraffiert). Bitte beachten Sie, dass die Zahl der Fördermitglieder in dieser Übersicht nicht automatisch errechnet wird. Zur Berechnung müssen Sie manuell auf den roten Button "Fördermitglieder zählen" klicken. Erst danach erscheint die Zahl der in OVERSO hinterlegten Fördermitglieder. Sollte die tatsächliche Zahl abweichend sein, da Ihre Fördermitglieder nicht (alle) in OVERSO hinterlegt sind, können Sie diese Zahl hier auch manuell ändern. Klicken Sie danach bitte zum Speichern auf das Diskettensymbol.
Um die Zahlen an Ihren Verband zu melden, klicken Sie bitte auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" und damit ist der Vorgang für den Verein erledigt.
Sollten sich nach Bestätigung Ihrer Zahlen noch Änderungen ergeben (z.B. Sie haben noch Sänger:innen in einem Ensemble hinzugefügt oder entfernt; oder bei den Fördermitgliedern hat sich etwas verändert), so können Sie noch bis zum angezeigten Stichtag Ihre Zahlen neu melden, indem Sie erneut auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" klicken.
Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen. (Siehe Bild unten)
OPTION 2:
MV nutzt die manuelle Datenerfassung oder der Verein pflegt keine beitragsrelevanten Personenprofile
Der Vereins-Admin hat die Möglichkeit, seine Daten manuell in die Tabellen einzugeben. Falls die Felder noch mit grauen Streifen schraffiert sind und der Admin diese nicht bearbeiten kann, muss er seinen MV bitten, diese Ebene für die manuelle Bearbeitung freizuschalten. Sobald dies geschehen ist, können die Daten händisch eingetragen und gespeichert werden.
Wichtig: Bitte klicken Sie zur Bestätigung der Daten für den aktuellen Stichtag auf "Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen". Geschieht dies nicht, wurden die eingetragenen Zahlen zwar trotzdem gespeichert, aber Sie erhalten weiterhin die automatischen Erinnerungen per E-Mail bis zum Stichtag und der MV weiß nicht, dass Ihre Zahlen bereits aktualisiert wurden.
Für die einzelnen Statistiken muss Folgendes beachtet werden:
DCV-Abrechnung: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, die als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:innen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht, der Benutzerstatus der Person aktiv ist und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied").
DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.
Verband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).
Weitere Details zu dem Thema Bestandsdatenerfassung finden Sie auch in diesem Video-Tutorial für Vereine: