Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für MV und KV

Hinweis: Seit Oktober 2025 (Version 5.18) gibt es für MV-Admins zahlreiche Neuerungen bei der Mitgliederzählung (MGZ). Diese werden am Ende dieser Seite gebündelt beschrieben ("Neuerungen seit Oktober 2025")

 

Grundsätzliche Einstellungen zur Datenerfassung

Die Jahresbestandserfassung kann entweder auf den tatsächlich in OVERSO in den Vereinen bzw. Ensembles angelegten Personen basierend erfolgen (diese müssen dann alle entsprechend vollständig eingepflegt sein) oder manuell über die von den Admins der Mitgliedsverbände eingepflegten Tabellen erfolgen.

Diese grundsätzliche Entscheidung wird von Ihrem Mitgliedsverband getroffen und unter dem Reiter -> Daten -> Einstellungen -> Nachrichten eingestellt. Wird dort die manuelle Mitgliederzählung ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich über die Tabellen.

Im Reiter  ->Einstellungen  ->Rechnungslayout können optional bis zu sechs verbandsinterne Altersklassen definiert werden, nach denen Ihre Daten gesondert erfasst und ausgewiesen werden können. Wenn Sie diese Tabelle leer lassen, wird sie den Vereinen bei der Mitgliederzählung auch nicht zum Ausfüllen angezeigt bzw. auch nicht automatisch befüllt.

 

Prozessübersicht der Daten-Einpflegemöglichkeiten

 

Hinweis: Es besteht immer die Möglichkeit, dass der MV in die Datenerfassung unterstützend eingreift und beispielsweise die Personendaten selbst in OVERSO pflegt, während der Verein die Vereinsbögen analog bearbeitet. Darüber, welche Möglichkeiten die Vereine haben, entscheidet der jeweilige Mitgliedsverband.

Stichtag bestimmen

Mitgliedsverbände legen unter dem Reiter ->Daten ->Mitgliederzahlen ihren Stichtag für die Jahresbestandserfassung fest. Dieser Stichtag beschriebt das Ende des Meldezeitraums, bis zu welchem die Vereine ihre Mitgliederzahlen melden können. Der Meldezeitraum beträgt 6 Wochen und wird auf Basis des Stichtags automatisch von OVERSO berechnet. Der Melde-Button für die Vereine wird 6 Wochen vor dem Stichtag automatisch eingeblendet.   

Stichtag an die Vereine kommunizieren

Wenn Sie als MV-Admin einen Stichtag erstellen, hat das zur Folge, dass die Vereins-Administrator:innen Ihres Mitgliedverbands per E-Mail 6 Wochen vor dem Stichtag, 3 Wochen vor dem Stichtag und am Stichtag selbst noch einmal von OVERSO dazu aufgerufen werden und erinnert werden, die Daten ihrer Vereinsmitglieder bis zu, Stichtag zu aktualisieren und zu melden. Dazu sendet OVERSO die Benachrichtigung bzw. Erinnerung automatisch per Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse (=Benutzername) der verifizierten Vereins-Administrator:innen. Vereine, die nicht per Mail erreicht werden können, können vom Mitgliedsverband postalisch mithilfe der sog. Vereinsbögen, die aus OVERSO heruntergeladen werden können, erreicht werden. Hierfür wird mit der Erstellung des Stichtags für diese Vereine ein Vordruck generiert, der mit Klick auf ->Vereinsbögen zum Postversand: Drucken aufgerufen und ausgedruckt werden kann. Die Erinnerung an den Stichtag muss in diesem Fall natürlich auch postalisch erfolgen.

Hinweis: Damit Vereinsbögen zum Ausdrucken für einen Verein generiert werden können, muss im Vereinsprofil der entsprechenden Vereine jeweils unter "Personendaten werden gepflegt durch" der Haken bei "Kreisverband/Mitgliedsverband" gesetzt sein.

Ansicht vor dem Erstellen eines Stichtags:

Ansicht nach dem Erstellen eines Stichtags bzw. bei Auswahl einer laufenden Mitgliederzählung (Stichtag ohne Haken):

Generelle Hinweise:

Seit Oktober 2025 werden die Mitgliederzahlen (Daten) zu zwei Zeitpunkten betrachtet / festgehalten. Damit kann nachvollzogen werden, welche Veränderungen es im Laufe der Mitgliederzählungen gegeben hat. Die Daten werden festgehalten:

1.) Zum Zeitpunkt des Stichtags-Erstellens (initialer Stand) und
2.) Zum Meldezeitpunkt (gemeldeter Stand) - dieser muss nicht zwingend mit dem Live-Stand (von jetzt gerade) übereinstimmen. Es könnten Zahlen gemeldet und direkt danach verändert worden sein.

Beim Erstellen eines neuen Stichtags werden die Daten aller (aktiven, inaktiven, ruhenden und ruhend+) Vereine als initialer Stand in der Mitgliederzahlen-Abgabe festgehalten (in der Excel-Tabelle sind diese Daten überschrieben mit "[1] Daten beim Anlegen des Stichtages").

Sobald ein Verein seine Zahlen dann über den Melde-Button meldet, werden die Daten zu diesem Meldezeitpunkt festgehalten
(in der Excel-Tabelle überschrieben mit "[2] Daten bei Meldung"). Sollte der Verein mehrfach melden, werden diese gemeldeten Daten jeweils durch die neueste Meldung überschrieben.

Bei Vereinen mit der Einstellung Mitgliederzählung "automatisch" aktualisieren sich die Mitgliederzahlen in den Tabellen mittlerweile automatisch beim Öffnen des Reiters "Mitgliederzahlen" (seit Januar 2025).

Bei Vereinen mit der Einstellung Mitgliederzählung "manuell" ist ein Speichern nach dem Eintragen von Zahlen in die Tabellen nicht nötig, da das Klicken auf den Melde-Button die Zahlen auch speichert (allerdings nur die Zahlen und keine anderen Änderungen am Verein).

 

Automatisierte Datenerfassung

Wenn sich ein Mitgliedsverband für die automatisierte Datenerfassung entschieden hat, werden Personen, die folgende Kriterien erfüllen, als beitragspflichtig gezählt:

• Sie sind als aktives Mitglied einem Ensemble eines Vereins zugeordnet (das gilt auch für die Rollen E-Administrator:in und
  E-Leser:in).
• Sie haben keinen Haken gesetzt bei der Option "ist extern". In anderen Worten: es wird niemand gezählt, der an dieser Stelle als extern gekennzeichnet ist.
• Sie haben im Ensemble mindestens eine Funktion, z.B. Sänger:in, mit nicht beendetem Zeitraum inne (Ausnahme ist die Funktion "Fördermitglied").

Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen:

 

Manuelle Datenerfassung auf Vereinsebene

Bei der manuellen Datenerfassung füllen die Vereins-Administrator:innen die Tabelle(n) zu ihren Mitgliederzahlen eigenständig aus.

Wenn sich ein Mitgliedsverband generell für die automatisierte Datenerfassung entschieden hat, einzelne Vereine dieses Verbands jedoch ihre Daten nicht (ausreichend) eingepflegt haben, besteht auch hier noch die Möglichkeit, die Mitgliederzählung auf "manuellen" umzustellen.

Der MV-Admin kann auf Vereinsebene unter dem Reiter "Daten" / "Mitgliederzahlen" bei "Mitgliederzählung festlegen:" wählen zwischen "manuell" und "automatisch":

Nach dem Speichern kann die Tabelle dann durch Vereins-Administrator:innen manuell befüllt werden. (Auch für die Zählung der Fördermittgleider kann hier pro Verein zwischen automatisch und manuell gewählt werden. 

 

Bearbeitung der automatisiert oder manuell gemeldeten Daten durch den Mitgliedsverband

Unter dem Reiter ->Daten ->Mitgliederzahlen wird dem MV angezeigt, welche Vereine für einen bestimmten Stichtag ihre Daten schon gemeldet haben bzw. welche vom MV schon manuell eingepflegt wurden. Falls die Daten noch nicht als abgeschlossen gespeichert wurden, können sie durch Klick auf den jeweiligen Verein vom MV auch noch bearbeitet werden.

Eine manuelle Veränderung in der Tabelle durch den MV wird automatisch gespeichert. Wenn der MV die Tabelle unten links bestätigt, wird aus dem roten Kästchen ein grünes. Vereine, die ihre Daten innerhalb von OVERSO gemeldet haben, erscheinen automatisch mit einem grünen Kästchen - sie können aber noch nachträglich vom Mitgliedsverband bearbeitet werden, wenn die Datenerfassung noch nicht abgeschlossen ist.

Nach Abschuss der Datenerfassung aus allen Vereinen kann der MV den Stichtag mit Klick auf "abschließen" zur weiteren Bearbeitung sperren. Änderungen sind dann nicht mehr möglich.

 

Welche Daten werden von den unterschiedlichen Statistiken erfasst?

DCV-Abrechnungsdaten: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:nnen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied"). 

DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.

Mitgliedsverband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).

 

 

Neuerungen seit Oktober 2025 (Version 5.18)
(diese Übersicht wird noch fortgeschrieben), Stand: 22.10.2025

Folgende neue Eigenschaften existieren seit der Version 5.18 bei der Mitgliederzählung (MGZ) :

• Beim Erstellen des Stichtags kann eingestellt werden, ob der Melde-Button nach Ablauf des Stichtag-Datums automatisch deaktiviert wird oder eingeschaltet bleibt (bis er manuell ausgeschaltet wird).
• Unabhängig von der Melde-Button-Einstellung beim Erstellen des Stichtags kann der Melde-Button nach Ablauf des Stichtags manuell wieder ein- und ausgeschaltet werden.
• In der Excel-Tabelle werden nun viel mehr Daten als früher ausgegeben:
  • zusätzlich zu den „Daten bei Meldung“ (gemeldeter Stand) werden nun auch die „Daten beim Anlegen des Stichtags“ ausgewiesen (initialer Stand)
    • h. auch Daten wie der Vereinsname, die Vereinsadresse, die V-Admin-Benutzernamen, der Vereinsstatus werden zu diesen beiden Zeitpunkten festgehalten
  • Neben den Mitgliederzahlen selbst werden zudem u.a. folgende Daten angegeben:
    • Summe der Ensembles pro Verein (summiert werden aktive, inaktive, ruhende und ruhend+ Ensembles)
    • jeweilige Anzahl der aktiven, inaktiven, ruhenden und ruhend+ Ensembles pro Verein
    • Anzahl der förderbaren Ensembles pro Verein
    • ob Verein Förderung erhält
    • Melde-Typ: digital (über OVERSO) oder schriftlich (per Vereinsbogen)
    • Personenerfassung: automatisch (Tabellen gesperrt, also schraffiert, Zahlen errechnen sich aus angelegten Personen im Verein) oder manuell (Tabellen sind offen und werden mit Zahlen befüllt)

Zu beachten:

• Ein neuer Stichtag kann nur angelegt werden, wenn der bisher offene Stichtag vom MV-Admin manuell endgültig beendet (oder gelöscht) wurde.
• Die Vereinsbögen zum postalischen Versand – an diejenigen Verein, bei denen die Personendatenpflege auf MV/KV eingestellt ist – ist nur solange möglich bis die MGZ endgültig beendet wurde.
• Über „Exportieren“ wird jeweils eine Excel-Datei heruntergeladen, die abhängig ist von den Filtern, die im Such- und Filterfeld darunter ausgewählt wurden. Wenn Sie eine Excel-Datei mit allen möglichen Daten herunterladen möchten, setzen Sie bitte keinen der Filter und wählen als Stand „initialer Stand“ aus.
• Wird ein Verein während einer MGZ auf Vereinsstatus „gelöscht“ gesetzt und gespeichert, so wird er unter MGZ sofort als „automatisch“ nachgetragen angezeigt, mit dem neuen Vereinsstatus „gelöscht“. Sollte der Verein anschließend wieder auf aktiv, ruhend oder ruhend plus gesetzt werden und seine MGZ-Zahlen melden, so überschreibt diese Meldung die vorherige automatische gelöscht-Eintragung.
• Wenn die MV-Statistik Tabelle vom MV nicht mit Altersklassen definiert wurde, so wird diese Tabelle den Vereinen bei der MGZ gar nicht angezeigt und in der Excel-Liste auch nicht dargestellt.
• Bei MGZ (Stichtagen) aus der Vergangenheit sind die Spalten der Initialdaten grundsätzlich leer, da bei älteren MGZ (vor dem 22.10.2025) keine Initialwerte erfasst wurden, sondern nur die gemeldeten Werte.

Hinweise zu bestimmten Begriffen:

• Melde-Status „automatisch“:
  • Die Daten wurden nicht von einer Person (V-Admin oder MV-Admin) gemeldet, sondern vom System automatisch in die Excel-Tabelle geschrieben. Dies geschieht beim endgültigen Beenden einer MGZ für alle Vereine, die bis dahin noch den Melde-Status „offen“ hatten.
    • In diesen Fällen bleiben die Felder „bestätigt durch MglNr.“, „bestätigt durch Name“ und „bestätigt durch E-Mail“ leer.
  • Das automatische Schreiben in die Excel-Tabelle geschieht auch, wenn ein Verein seinen Status auf „gelöscht“ setzt und speichert (hierbei ist keine Meldung erforderlich).
    • In den Feldern „bestätigt durch MglNr.“, „bestätigt durch Name“ und „bestätigt durch E-Mail“ kann in diesem Fall nachvollzogen werden, wer den Vereinsstatus auf „gelöscht“ gesetzt hat.