Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für MV und KV

Grundsätzliche Einstellungen zur Datenerfassung

Die Jahresbestandserfassung kann entweder auf den tatsächlich in OVERSO angelegten Personen in den Vereinen basieren (die dann alle entsprechend vollständig eingepflegt sein müssen) oder manuell über die von den Admins der Mitgliedsverbände eingepflegten Listen.

Diese grundsätzliche Entscheidung wird von den Mitgliedsverbänden unter dem Reiter -> Daten -> Einstellungen -> Nachrichten getroffen. Wird dort die manuelle Variante ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle mehr. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich über die Listen.

Im Reiter  ->Einstellungen  ->Rechnungslayout können auch bis zu sechs verbandsinterne Altersklassen definiert werden, nach denen Ihre Daten gesondert ausgewiesen werden können. Wenn Sie diese Tabelle leer lassen, wird sie den Vereinen bei der Mitgliederzählung auch nicht angezeigt.

 

Prozessübersicht der Daten-Einpflegemöglichkeiten

 

Hinweis: Es besteht immer die Möglichkeit, dass der MV in die Datenerfassung unterstützend eingreift und beispielsweise die Personendaten selbst in OVERSO pflegt, während der Verein die Vereinsbögen analog bearbeitet. Darüber, welche Möglichkeiten die Vereine haben, entscheidet der jeweilige Mitgliedsverband.

Stichtag bestimmen

Mitgliedsverbände legen unter dem Reiter ->Daten ->Mitgliederzahlen ihren Stichtag für die Jahresbestandserfassung fest. Dieser Stichtag beschriebt das Ende des Meldezeitraums, bis zu welchem die Vereine ihre Mitgliederzahlen melden können. Der Meldezeitraum beträgt 6 Wochen und wird auf Basis des Stichtags automatisch von OVERSO berechnet. Der Melde-Button für die Vereine wird 6 Wochen vor dem Stichtag automatisch eingeblendet.   

Stichtag an die Vereine kommunizieren

Wenn Sie als MV-Admin einen Stichtag erstellen, hat das zur Folge, dass die Vereins-Administrator:innen Ihres Mitgliedverbands per E-Mail 6 Wochen vor dem Stichtag, 3 Wochen vor dem Stichtag und am Stichtag selbst noch einmal von OVERSO dazu aufgerufen werden und erinnert werden, die Daten ihrer Vereinsmitglieder bis zu, Stichtag zu aktualisieren und zu melden. Dazu sendet OVERSO die Benachrichtigung bzw. Erinnerung automatisch per Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse (=Benutzername) der verifizierten Vereins-Administrator:innen. Vereine, die nicht per Mail erreicht werden können, können vom Mitgliedsverband postalisch mithilfe der sog. Vereinsbögen, die aus OVERSO heruntergeladen werden können, erreicht werden. Hierfür wird mit der Erstellung des Stichtags für diese Vereine ein Vordruck generiert, der mit Klick auf ->Vereinsbögen zum Postversand: Drucken aufgerufen und ausgedruckt werden kann. Die Erinnerung an den Stichtag muss in diesem Fall natürlich auch postalisch erfolgen.

Hinweis: Damit Vereinsbögen zum Ausdrucken für einen Verein generiert werden können, muss im Vereinsprofil der entsprechenden Vereine jeweils unter "Personendaten werden gepflegt durch" der Haken bei "Kreisverband/Mitgliedsverband" gesetzt sein.

Ansicht vor dem Erstellen eines Stichtags:

Ansicht nach dem Erstellen eines Stichtags bzw. bei Auswahl einer laufenden Mitgliederzählung (Stichtag ohne Haken):

 

Generelle Hinweise:

Die Daten in der Mitgliederzahlen-Abgabe entsprechen dem Stand des Vereins zum Abgabezeitpunkt, dieser muss definitiv nicht mit dem Live-Stand (von heute) übereinstimmen. Es könnten Zahlen gemeldet und direkt danach verändert worden sein.

Das Anlegen eines neuen Stichtages legt für alle Vereine neue Einträge in der Mitgliederzahlen-Abgabe an und befüllt sie mit den zu dem Zeitpunkt aktuellen Mitgliederzahlen - späteres Melden aktualisiert diese Einträge dann nur.

Die Mitgliederzahlen aktualisieren sich mittlerweile automatisch beim Öffnen des Reiter "Mitgliederzahlen" (seit Januar 2025). Ein Speichern nach dem Eintragen von Zahlen in die Tabellen ist nicht nötig, da ein Klick auf den Abgabe/Meldebutton selbst speichert (allerdings nur die Zahlen und keine anderen Änderungen am Verein).

 

Automatisierte Datenerfassung

Wenn sich ein Mitgliedsverband für die automatisierte Datenerfassung entschieden hat, zählen Personen, die folgende Kriterien erfüllen:

• Sie sind als aktives Mitglied einem Ensemble eines Vereins zugeordnet (das gilt auch für die Rollen E-Administrator:in und
  E-Leser:in).
• Sie haben keinen Haken gesetzt bei der Option "ist extern". Umgekehrt wird niemand gezählt, der an dieser Stelle als extern gekennzeichnet ist.
• Sie haben im Ensemble mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum inne (Ausnahme "Fördermitglied").

Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen:

 

Manuelle Datenerfassung auf Vereinsebene

Bei der manuellen Datenerfassung füllen die Vereins-Administrator:innen die Tabelle(n)  zu ihren Mitgliederzahlen eigenständig aus.

Wenn sich ein Mitgliedsverband generell für die automatisierte Datenerfassung entschieden hat, einzelne Vereine dieses Verbandes aber ihre Daten nicht (ausreichend) eingepflegt haben, besteht auch hier noch die Möglichkeit der manuellen Übersteuerung. 

Der MV-Admin kann auf Vereinsebene unter dem Reiter "Daten" / "Mitgliederzahlen" ein Häkchen "Mitglieder manuell übersteuern" setzen. Nach dem Speichern kann die Tabelle dann durch Vereins-Administrator:innen manuell befüllt werden.

 

 

Bearbeitung der automatisiert oder manuell gemeldeten Daten durch den Mitgliedsverband

Unter dem Reiter ->Daten ->Mitgliederzahlen wird dem MV angezeigt, welche Vereine für einen bestimmten Stichtag ihre Daten schon gemeldet haben bzw. welche vom MV schon manuell eingepflegt wurden. Falls die Daten noch nicht als abgeschlossen gespeichert wurden, können sie durch Klick auf den jeweiligen Verein vom MV auch noch bearbeitet werden.

Eine manuelle Veränderung in der Tabelle durch den MV wird automatisch gespeichert. Wenn der MV die Tabelle unten links bestätigt, wird aus dem roten Kästchen ein grünes. Vereine, die ihre Daten innerhalb von OVERSO gemeldet haben, erscheinen automatisch mit einem grünen Kästchen - sie können aber noch nachträglich vom Mitgliedsverband bearbeitet werden, wenn die Datenerfassung noch nicht abgeschlossen ist.

Nach Abschuss der Datenerfassung aus allen Vereinen kann der MV den Stichtag mit Klick auf "abschließen" zur weiteren Bearbeitung sperren. Änderungen sind dann nicht mehr möglich.

 

Welche Daten werden von den unterschiedlichen Statistiken erfasst?

DCV-Abrechnungsdaten: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:nnen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied"). 

DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.

Mitgliedsverband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).

 

Weitere Details zu dem Thema Bestandsdatenerfassung finden Sie auch in diesem Video-Tutorial für Vereine: