Funktionen anlegen und bearbeiten

Als Administrator können Sie Personen in der OVERSO Funktionen in einem Verband oder Verein zuweisen. Wenn Sie einer Person eine oder mehrere Funktionen zuweisen, können Sie (und andere NutzerInnen der OVERSO) diese Person später auch anhand der Funktion suchen und filtern. Jede Person kann beliebig viele Funktionen besitzen. Diese werden in der Historie als eine Art "Lebenslauf" gelistet. 

Im Reiter --> Funktionen sehen Sie auf einen Überblick die aktuell in der OVERSO für Ihren Verband oder Verein angelegten Funktionsträger mit Ausnahme der SängerInnen (diese werden unter dem Reiter --> Personen geführt, da die Liste an dieser Stelle schnell unübersichtlich wäre). 

 

FunktionenFunktionen/Rollen hinzufügen

Um einer Person eine Funktion zuzuordnen, öffnen Sie zunächst das Profil dieser Person. Am schnellsten geht das über den Reiter --> Personen, wo Sie das Suchfeld nutzen können, um die Person zu finden. Sollten Sie die Person dort nicht finden, muss diese zunächst noch neu angelegt werden bzw. Ihrem Verband/Verein zugeordnet werden.

Hinweis: Das beschriebene Vorgehen gilt ebenso für das Zuweisen einer Rolle an eine Person. Als Rolle gelten z.B. Administrator/Mitglied/Externe - im Unterschied zu Funktionen, als solche gelten z.B. SängerInnen, Vorstände, Schatzmeister usw. (vollständige Liste s.u.)

Hinweis: Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Funktion "keine" und die Rolle "Mitglied" zugewiesen, wenn Sie keine andere Einstellung vornehmen.

Klicken Sie auf den Namen der Person und anschließend auf den Reiter --> Funktionen.

Mit

Wenn die Person in einer der bereits angezeigten Organisationen (dunkelblau hinterlegt mit Kennzeichnung E/V/KV/MV am Zeilenbeginn) eine neue Funktion einnehmen soll, klappen Sie die Details zur betreffenden Organisation mit einem Klick aus und klicken Sie unten rechts auf --> + Neue Funktion anlegenmit Zeitraum hinzufügen. erhaltenEine Person kann in einer Organisation gleichzeitig mehrere Funktionen innehaben.

Beispiel: Eine Sängerin ist in ihrem Ensemble nun neuerdings auch noch Vorsitzende.

In der sich öffnenden Eingabemaske wählen Sie eine leere Eingabemaske zur Anlage einer Funktion. Unter "Zugehörigkeit" können Sie nach dem Verein/Ensemble suchen, in dem die Person eine Funktion ausüben soll. Wählen Sie im Feld oben links aus der Liste der Funktionennun die passende Funktion aus. Folgende Funktionen stehen (abhängig vom Kontext, ob Mitgliedsverband/Kreisverband/Verein/Ensemble) zur Wahl:

• PräsidentIn

• VizepräsidentIn

• VorsitzendeR

• stv. VorsitzendeR

• GeschäftsführerIn

• SchatzmeisterIn

• SchriftführerIn

• NotenwartIn

• BeisitzerIn

• PressereferentIn

• JugendreferentIn

• FrauenreferentIn

• MännerreferentIn

• ReferentIn

• Bundes-ChorleiterIn

• stv. Bundes-ChorleiterIn

• Kreis-ChorleiterIn

• stv. Kreis-ChorleiterIn

• ChorleiterIn

• ChorsprecherIn

• stv. ChorsprecherIn

• SängerIn

• Fördermitglied

• ExterneR MitarbeiterIn

DieHinweis: Diese Auswahl beruht auf Erfahrungswerten. Sollte dennoch eine für Sie wichtige Funktion fehlen, wählen Sie den Eintrag "sonstige Funktionen" und geben Sie im Textfeld einen Namen für die Funktion ein. Dies hat den Nachteil, dass Sie diese Funktion nicht explizit suchen können und die geschlechtsabhängige Schreibweise nicht funktioniert. Sie können auch "keine" auswählen. Das kann sinnvoll sein, wenn diese Person zwei  Rollen ausübt, z.B. gleichzeitig Mitglied (z.B. mit Funktion "SängerIn") und Administrator (mit Funktion "keine") ist.

Tipp: Es ist ratsam, eine der vorgegebenen Funktionen zu verwenden und keine neue zu "erfinden". Besonderheiten wie Nummern oder Rangfolgen können in der Bemerkung untergebracht werden. Dies hat den großen Vorteil, dass Personen, deren Geschlecht im Profil hinterlegt ist, immer die richtige Funktionsschreibweise erhalten.

Wählen Sie im Feld oben rechts die Rolle, die Sie dieser Person zuweisen möchten. Sie können eine Person z.B. zum Administrator ernennen oder einstellen, ob jemand Mitglied in Ihrem Verein oder eine externe Person (nicht beitragspflichtig) ist. Auswählbar sind jeweils nur die Rollen, die zu der von Ihnen unter --> Zugehörigkeit ausgewählten Organisation passen, alle anderen werden rot eingefärbt.

Beispiel: EinE "SängerIn" kann nur unter einem Ensemble angelegt werden, da es nur dort diese Person geben kann. So wird auch die korrekte Mitgliedsberechnung und die Ehrungslogik sicher gestellt.

Definieren Sie außerdem ein Anfangsdatum für diese Funktion. Voreingestellt ist das jeweils tagesaktuelle Datum. Sie haben die Möglichkeit, weitere generelle Bemerkungen zu hinterlegen.

 

Wenn die Organisation, in der die Person eine Funktion einnehmen soll, noch nicht in Übersicht vorhanden sein sollte, klicken Sie zunächst auf --> Zuordnung hinzufügen (oben rechts), um die Person mit einer neuen Organisation zu verknüpfen.

Beispiel: Der Vorsitzende eines Vereins ist zukünftig auch auf Kreisverbandsebene als Administrator aktiv oder ein Vereinsmitglied ist neuerdings auch in einem anderen Verein Mitglied.

Sie stellen ganz oben zunächst ein, mit welcher Organisation dieses Personenprofil verknüpft werden soll. Wählen Sie darunter die Rolle, z.B. Mitglied, AdministratorIn oder LeserIn. Sie haben die Möglichkeit, spezifische Kontaktdaten in dieser Organisation zu hinterlegen. Die Checkbox "ist extern" klicken Sie an, falls diese Person nicht beitragspflichtig ist. Auswählbar sind jeweils nur die Rollen, die zu der von Ihnen unter --> Zuordnung ausgewählten Organisation passen.

Hinweis: Für die statistische Datenerfassung des DCVs zählen alle Personen, die als Rolle in einem Ensemble Mitglied, E-LeserIn oder E-Administrator zugewiesen bekommen haben. Mehr Details zur automatischen Bestandsdatenerfassung finden Sie auf der Seite "Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten")

DefinierenSoll zusätzlich eine Funktion mit Zeitraum hinzugefügt werden, gehen Sie außerdemwie einoben Anfangsdatumbeschrieben fürvor.

diese Funktion. Voreingestellt ist das jeweils tagesaktuelle Datum. Sie haben die Möglichkeit, weitere Angaben zum Kontakt per E-Mail und Telefon, zu Beiträgen und generelle Bemerkungen zu hinterlegen.

 

Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).

 

FunktionenFunktionen/Rollen bearbeiten

Jede Person in der OVERSO muss mindestens eine aktuelle Funktion ohne Enddatum innehaben - und sei es nur die Funktion "keine". Dies meint nicht nur klassische "Funktionsträger" wie Vorsitzende, Schatzmeister oder Geschäftsführer, sondern auch Sängerinnen und Sänger oder die Chorleitung. Beenden Sie die letzte aktuelle Funktion einer Person, gilt sie als inaktiv und wird auch nicht mehr automatisiert gezählt. Sie kann aber bei Bedarf wieder "reaktiviert" werden, indem Sie wieder eine Funktion eintragen.

Möchten Sie eine Funktion bearbeiten, da die Person beispielsweise ihre Tätigkeit als Vorsitzende beendet hat, klicken Sie nach Auswahl der Person im Reiter --> Funktionen auf die zu bearbeitende Funktion. Sie können dann die Eingaben ändern und beispielsweise ein Enddatum einstellen.

Tipp: Damit die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird, auch wenn sie in der Vergangenheit liegt, löschen Sie den Eintrag bitte nicht, sondern tragen Sie ein Enddatum ein.

Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).

Über den Button --> Funktion entfernen können Sie eine eingetragene Funktion vollständig löschen. Diese wird dann nicht mehr in der Historie der Person angezeigt.