Funktionen anlegen und bearbeiten

Als Administrator können Sie Personen in der OVERSO Funktionen in einem Verband oder Verein zuweisen. Wenn Sie einer Person eine oder mehrere Funktionen zuweisen, können Sie (und andere NutzerInnen der OVERSO) diese Person später auch anhand der Funktion suchen und filtern. Jede Person kann beliebig viele Funktionen besitzen. Diese werden in der Historie als eine Art "Lebenslauf" gelistet. 

Im Reiter --> Funktionen sehen Sie auf einen Überblick die aktuell in der OVERSO für Ihren Verband oder Verein angelegten Funktionsträger. 

 

Funktionen hinzufügen

Um einer Person eine Funktion zuzuordnen, öffnen Sie zunächst das Profil dieser Person. Am schnellsten geht das über den Reiter --> Personen, wo Sie das Suchfeld nutzen können, um die Person zu finden. Sollten Sie die Person dort nicht finden, muss diese zunächst noch neu angelegt werden bzw. Ihrem Verband/Verein zugeordnet werden.

Hinweis: Das beschriebene Vorgehen gilt ebenso für das Zuweisen einer Rolle an eine Person. Als Rolle gelten z.B. Administrator/Mitglied/Externe - im Unterschied zu Funktionen, als solche gelten z.B. SängerInnen, Vorstände, Schatzmeister usw. (vollständige Liste s.u.)

Hinweis: Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Funktion "keine" und die Rolle "Mitglied" zugewiesen, wenn Sie keine andere Einstellung vornehmen.

Klicken Sie auf den Namen der Person und anschließend auf den Reiter --> Funktionen. Mit Klick auf --> + Neue Funktion anlegen erhalten Sie eine leere Eingabemaske zur Anlage einer Funktion. Wählen Sie im Feld oben links aus der Liste der Funktionen die passende aus. Folgende Funktionen stehen zur Wahl:

• PräsidentIn

• VizepräsidentIn

• VorsitzendeR

• stv. VorsitzendeR

• GeschäftsführerIn

• SchatzmeisterIn

• SchriftführerIn

• NotenwartIn

• BeisitzerIn

• PressereferentIn

• JugendreferentIn

• FrauenreferentIn

• MännerreferentIn

• ReferentIn

• Bundes-ChorleiterIn

• stv. Bundes-ChorleiterIn

• Kreis-ChorleiterIn

• stv. Kreis-ChorleiterIn

• ChorleiterIn

• ChorsprecherIn

• stv. ChorsprecherIn

• SängerIn

• Fördermitglied

• ExterneR MitarbeiterIn

Die Auswahl beruht auf Erfahrungswerten. Sollte dennoch eine für Sie wichtige Funktion fehlen, wählen Sie den Eintrag "Funktionsträger" und geben Sie im Textfeld einen Namen für die Funktion ein. Dies hat den Nachteil, dass Sie diese Funktion nicht explizit suchen können und die geschlechtsabhängige Schreibweise nicht funktioniert. Sie können auch "keine" auswählen. Das kann sinnvoll sein, wenn diese Person zwei Rollen ausübt, z.B. gleichzeitig Mitglied (z.B. mit Funktion "SängerIn") und Administrator (mit Funktion "keine") ist.

Tipp: Es ist ratsam eine der vorgegebenen Funktionen zu verwenden und keine neue zu "erfinden". Besonderheiten wie Nummern oder Rangfolgen können in der Bemerkung untergebracht werden. Dies hat den großen Vorteil, dass Personen, deren Geschlecht im Profil hinterlegt ist, immer die richtige Funktionsschreibweise erhalten.

Wählen Sie im Feld oben rechts die Rolle, die Sie dieser Person zuweisen möchten. Sie können eine Person z.B. zum Administrator ernennen oder einstellen, ob jemand Mitglied in Ihrem Verein (beitragspflichtig) oder eine externe Person (nicht beitragspflichtig) ist (Mehr Details zur automatischen Bestandsdatenerfassung finden Sie auf der Seite "Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten"). 

Definieren Sie außerdem ein Anfangsdatum für diese Funktion. Voreingestellt ist das jeweils tagesaktuelle Datum. Sie haben die Möglichkeit, weitere Angaben zum Kontakt per E-Mail und Telefon, zu Beiträgen und generelle Bemerkungen zu hinterlegen.

Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).

 

Funktionen bearbeiten

Jede Person in der OVERSO muss mindestens eine aktuelle Funktion ohne Enddatum innehaben - und sei es nur die Funktion "keine". Dies meint nicht nur klassische "Funktionsträger" wie Vorsitzende, Schatzmeister oder Geschäftsführer, sondern auch Sängerinnen und Sänger oder die Chorleitung. Beenden Sie die letzte aktuelle Funktion einer Person, gilt sie als inaktiv und wird auch nicht mehr automatisiert gezählt. Sie kann aber bei Bedarf wieder "reaktiviert" werden, indem Sie wieder eine Funktion eintragen.

Möchten Sie eine Funktion bearbeiten, da die Person beispielsweise ihre Tätigkeit als Vorsitzende beendet hat, klicken Sie nach Auswahl der Person im Reiter --> Funktionen auf die zu bearbeitende Funktion. Sie können dann die Eingaben ändern und beispielsweise ein Enddatum einstellen.

Tipp: Damit die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird, auch wenn sie in der Vergangenheit liegt, löschen Sie den Eintrag bitte nicht, sondern tragen Sie ein Enddatum ein.

Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).

Über den Button --> Funktion entfernen können Sie eine eingetragene Funktion vollständig löschen. Diese wird dann auch nicht mehr in der Historie der Person angezeigt.