Ehrungen beantragen und drucken
Überblick
Für in der OVERSO angelegte Personen können Organisationen innerhalb des Programms
- eine aktuelle Übersicht ihres Ehrungsmanagements bekommen: Anstehende Ehrungen, beantragte Ehrungen, vergangene Ehrungen etc.
- die Ehrungsurkunden beim Landesverband, der DCJ oder dem DCV beantragen (siehe Übersicht der Ehrungen weiter unten).
- ein organisatorisches Übergabedatum angeben (bis wann die Urkunde wieder an den Verein übergeben werden muss).
- Ehrungen drucken (MV und DCV) und dies dokumentieren.
- angeben, dass der Antrag abgelehnt wurde.
Überblick zu anstehenden und vergangenen Ehrungen
Um einen Überblick über das Ehrungswesen eines Vereins zu bekommen, klicken Sie auf den Reiter --> Ehrungen in der Mitte der Menüleiste. Dies ist nur möglich, wenn Sie Administratorenrechte für dieses Ensemble/Verein/Verband besitzen. Als voreingestellte Auswahl bekommen Sie die beantragten Ehrungen angezeigt. Diese errechnet die OVERSO automatisch aus den eingetragenen Mitgliedsdaten und schlägt Ihnen Ehrungen vor, die in den folgenden 365 Tagen anstehen. Die Ehrungen sind jeweils rechts gekennzeichnet als Verbandsehrungen oder DCV-Ehrungen. Mit Klick auf den Namen sehen Sie eine Vorschau der Ehrungsurkunde.
Hinweis: Da es Vereinsehrungen nicht überall gibt bzw. nicht von allen Verbänden Vorlagen hinterlegt wurden, wird in diesen Fällen nur eine Platzhalter-Urkunde angezeigt. Möchten Sie eigene Vorlagen hinterlegen, kontaktieren Sie bitte den Support.
Für weitere Filtermöglichkeiten klicken Sie auf den -->Filter (Trichter-Symbol rechts neben der Suche). Für die in OVERSO gepflegten Personen kann unter den angebotenen Optionen nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden, zum Beispiel nach den anstehenden Verbandsehrungen.
Ehrungen bearbeiten und beantragen (durch Vereine, Ensembles bzw. durch Kreis-/Mitgliedsverbände)
Sie können als AdministratorIn eine oder mehrere Ehrungen gleichzeitig beantragen.
Hinweis: Ehrungen für SängerInnen und ChorleiterInnen können direkt von AdministratorInnen des zugehörigen Chores bzw. von AdministratorInnen des Vereins beantragt werden.
Hinweis: Auch AdministratorInnen von Kreis- oder Mitgliedsverbänden haben die Berechtigung, Ehrungen für SängerInnen bzw. Chorleitungen ihrer Vereine zu beantragen.
Wichtig ist, dass Ihnen über die Filteroptionen (siehe oben) die richtige Auswahl angezeigt wird. Klicken Sie also im Filter auf "anstehend", so sehen Sie alle für eine Ehrung als SängerIn oder Chorleitung in nächster Zeit infrage kommenden Personen. Wollen Sie für einzelne Personen aus der Liste zum jetzigen Zeitpunkt keine Ehrung beantragen, können Sie diese manuell "abwählen". Schließen Sie dazu per Klick auf die Zahl vor dem Namen einen Ehrungsdatensatz von der aktuellen Auswahl aus (Kennzeichnung mit "gesperrt"-Symbol). Oberhalb des Reiters "Ehrungen" wird angezeigt, wie viele Datensätze aktuell ausgewählt sind.
Hinweis: Taucht die gesuchte Person nicht auf der Liste auf, haben Sie diese vermutlich noch nicht im Verein/Ensemble angelegt oder die Mitgliedschaft nicht korrekt datiert. Bitte holen Sie dies zunächst nach.
Klicken Sie nun auf den -->Werkzeugbutton (neben dem Filter), um diese Ehrungen zu bearbeiten.
Hier besteht nun die Möglichkeit ein Übergabe-Datum einzutragen und die Ehrung(en) zu beantragen. Das Übergabe-Datum ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Ehrung an den Empfänger übergeben wollen und der Verband bis dahin ausgedruckt und verschickt haben muss. Es steht initial auf 6 Wochen Vorlauf.
Hinweis: Dieses Dialogfeld sieht für AdministratorInnen von Kreisverbänden und Mitgliedsverbänden etwas anders aus (siehe nächster Abschnitt).
Bestätigen Sie nun noch einmal, dass Sie die Ehrung(en) tatsächlich beantragen wollen oder brechen Sie den Vorgang ab, um Änderungen vorzunehmen.
Haben Sie eine Ehrung beantragt, "verschwindet" der betreffende Eintrag aus der Liste der anstehenden Ehrungen. Sie finden ihn wieder, wenn Sie nach den "beantragten" Ehrungen filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun gelb eingefärbt. Die Ehrung wurde damit an Ihren zuständigen Mitgliedsverband übermittelt und Sie als Verein/Ensemble brauchen nichts weiter tun. Die beantragte(n) Ehrung(en) wird/werden nun vom Mitgliedsverband weiter bearbeitet, d.h. für Sie ausgedruckt und verschickt bzw. an den DCV übermittelt.verschickt.
Wenn Sie als Kreis- oder Mitgliedsverband auf "Ehrungen beantragen" klicken, übermitteln Sie damit die Ehrung(en) direkt an den DCV. Der DCV wird die Ehrung(en) drucken und Ihnen zusammen mit dem Ehrungszeichen zusenden. Sie finden die Ehrungsanträge wieder, wenn Sie nach den Ehrungen "beim DCV" filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun blau eingefärbt.
Hinweis: Möchten Sie die eben an den DCV übermittelten Ehrungen sofort selbst ausdrucken, können Sie dies direkt an dieser Stelle mit Klick auf das Werkzeugsymbol machen. Der DCV wird sie dann nicht erneut drucken.
Verbandsehrungen müssen/können nicht an den DCV übermittelt werden, sondern werden immer direkt vom Mitgliedsverband gedruckt und versendet.
Ehrungen bereits erhalten
Zusätzlich kann die Auswahl auf -->Ehrungen bereits erhalten gestellt werden, falls diese Ehrungen schon zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet wurden. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Ehrungen im Zeitraum vom 01.01.2020 bis 25.11.2021 in der vorhergehenden Version OVERSO 4.0 beantragt und bearbeitet wurden.
Ehrungen ablehnen
Wenn Sie die vorgeschlagenen Ehrungen nicht erhalten möchten, klicken Sie auf -->Ehrungen ablehnen. Der Vorschlag wird somit abgeschlossen und aus der Liste der anstehenden Ehrungen gelöscht. Sie können eine abgelehnte Ehrung erneut beantragen, wenn Sie es sich anders überlegen. Filtern Sie dazu nach "abgelehnt".
Von Vereinen/Ensembles beantragte Ehrungen bearbeiten und drucken (durch Mitgliedsverbände, Kreisverbände)
Hinweis: Möchten Sie Als Kreis- oder Mitgliedsverband für SängerInnen und ChorleiterInnen Ihrer Verbände selbst Ehrungen beantragen, folgen Sie bitte der oben beschriebenen Anleitung.
Als Kreis- oder Mitgliedsverband können Sie sich die von Ihren Vereinen beantragten Ehrungen unter dem Reiter -->Ehrungen anzeigen lassen. Über den Filter sehen Sie eine entsprechende Auswahl (siehe oben "Überblick zu Ehrungen"). Um alle beantragten Ehrungen (gelbes Symbol) zu bearbeiten, wählen Sie den Filter "beantragt" und klicken dann auf das --> Werkzeugsymbol (neben dem Filter).
Sie haben nun folgende Optionen:
- Mit Klick auf "Ehrungen beantragen" übergeben Sie die ausgewähltenausgewählte(n) DCV-Ehrung(en) an den DCV, damit diese durch den DCV ausgedruckt und Ihnen zusammen mit dem Ehrungszeichen zugesendet wird/werden. (Bitte beachten Sie, dass dies natürlich etwas mehr Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen kann.)
Hinweis: Verbandsehrungen müssen/können nicht an den DCV übermittelt werden, sondern werden direkt vom Mitgliedsverband gedruckt.
- Sie können die gewählten, beantragten Ehrungen ablehnen oder als bereits erhalten kennzeichnen (Falls diese Ehrungen schon zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet wurden. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Ehrungen im Zeitraum vom 01.01.2020 bis 25.11.2021 in der vorhergehenden Version OVERSO 4.0 beantragt und bearbeitet wurden.).
- Sie können die Verbandsehrungen selbst ausdrucken.
- Sie können die DCV-Ehrungen selbst ausdrucken (dafür benötigen Sie Blanko-Ehrungenleere Ehrungsvordrucke in Ihrem Drucker. Diese erhalten sie auf Nachfrage vom DCV. Ebenso erhalten Sie Ehrungszeichen auf Anfrage).
- Sie können die automatisch generierten Anschreiben an die Vereinsadresse drucken (dafür benötigen Sie normales weißes Papier). Dies funktioniert nur, wenn die Adressdaten des Vereines in der OVERSO gepflegt wurden. Dies gilt sowohl für die DCV-Ehrungen als auch für die Verbandsehrungen.
Haben Sie eine Ehrung gedruckt, "verschwindet" der betreffende Eintrag aus der Liste der beantragten Ehrungen. Sie finden ihn wieder, wenn Sie nach den "gedruckten" Ehrungen filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun grün eingefärbt.
Haben Sie eine Ehrung "beantragt", d.h. an den DCV übergeben, "verschwindet" der betreffende Eintrag aus der Liste der beantragten Ehrungen. Sie finden ihn wieder, wenn Sie nach den Ehrungen "beim DCV" filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun blau eingefärbt. Der DCV wird die Ehrung drucken und Ihnen zusammen mit dem Ehrungszeichen zusenden.
Erhaltene Ehrungen erscheinen in der Ehrungshistorie einer Person dann mit einem Banner:
Derzeit existieren in OVERSO folgende Ehrungsvorlagen:
Möchten Sie weitere, eigene Vorlagen hinterlegen, kontaktieren Sie bitte den Support.
Deutscher Chorverband
10 Jahre aktives Singen im Chor (CJ)
10 Jahre Tätigkeit in der Kinder- und Jugendchorleitung (CJ)
20 Jahre aktives Singen im Chor
20 Jahre Tätigkeit in der Kinder- und Jugendchorleitung (CJ)
25 Jahre Chorleitung
30 Jahre Tätigkeit in der Kinder- und Jugendchorleitung (CJ)
40 Jahre Chorleitung
50 Jahre Chorleitung
50 Jahre aktives Singen im Chor
60 Jahre aktives Singen im Chor
60 Jahre Chorleitung
70 Jahre aktives Singen im Chor
75 Jahre aktives Singen im Chor
80 Jahre aktives Singen im Chor
Fränkischer Sängerbund e.V.
5 Jahre aktives Singen im Chor
10 Jahre aktives Singen im Chor
10 Jahre Chorleitung
15 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre Chorleitung
40 Jahre Chorleitung
40 Jahre aktives Singen im Chor
50 Jahre Chorleitung
50 Jahre aktives Singen im Chor
60 Jahre aktives Singen im Chor
65 Jahre aktives Singen im Chor
70 Jahre aktives Singen im Chor
Hessischer Sängerbund e.V.
10 Jahre aktives Singen im Chor
20 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre aktives Singen im Chor
40 Jahre aktives Singen im Chor
65 Jahre aktives Singen im Chor
Chorverband Sachsen-Anhalt e.V.
5 Jahre aktives Singen im Chor
10 Jahre Fördernde Mitgliedschaft
10 Jahre Chorleitung
10 Jahre Vorstandstätigkeit
25 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre Vorstandstätigkeit
25 Jahre Fördernde Mitgliedschaft
40 Jahre aktives Singen im Chor
50 Jahre Vorstandstätigkeit
50 Jahre Fördernde Mitgliedschaft