Meine Organisation
Einstellungen vornehmen, Mitglieder und Funktionsträger verwalten, Tags verwenden, Jahresbestandserfassung.

Daten bearbeiten
Zuletzt aktualisiert: 3.12.2025
Mit Klick auf --> Meine Organisationen (oben rechts) gelangen Administrator:innen direkt zu den von ihnen verwalteten Organisationen. Wenn ein:e Administrator:in mehrere Organisationen verwaltet, lässt sich anwählen, auf welche Daten man zugreifen möchte.
Wichtiger Hinweis für V-Admins: Grundsätzlich gilt, dass Personenprofile von mehreren V-Admins bearbeitet werden können, wenn die Person Funktionen in verschiedenen Vereinen / Ensembles inne hat und einer Übernahme in einen weiteren Verein / Ensemble zugestimmt hat. Ziel dessen ist, dass es in OVERSO pro Person nur einen Datensatz geben soll und Dupletten vermieden werden. Seien Sie als V-Admin daher bitte besonders achtsam beim Löschen von Informationen aus den Personenprofilen, wenn diese für Sie möglicherweise irrelevant erscheinen, da sie für die Admins anderer Vereine, die das Personenprofil auch nutzen, wichtig sein könnten.
Hinweis: Administrator:innen eines DCV-Mitgliedsverbands (MV-Admins) sind zur Verwaltung ihrer Mitglieder berechtigt, auch deren Daten zu ändern (das betrifft die Daten der Organisationen; Personendaten können im Rahmen des Datenschutzes nur eingeschränkt bearbeitet werden.)
MV-Admins navigieren dazu wie gewohnt in die Datensätze einzelner Kreisverbände/Vereine/Ensembles und können dort z.B. Adressänderungen vornehmen. Zum Ändern der Daten Ihrer eigenen Organisation nutzen Sie wie beschrieben den Weg über --> Meine Organisationen.
 
Im ersten Reiter Vereinsdaten / Daten lassen sich alle allgemeinen Daten Ihrer Organisation ändern (im Bsp. unten der Verein "Rock Verein"). Felder, die grau schraffiert sind, können nicht bearbeitet werden.
Ein Bild/Logo können Sie mit Klick auf das kleine Bild oben links hinzufügen oder löschen.
Auch haben Vereine die Möglichkeit, eine Bescheinigung über ihre Gemeinnützigkeit direkt hochzuladen.
Kreis-/Mitgliedsverbände können im obersten Block der jeweiligen Vereinsdaten einstellen, ob die Personendaten der Vereinsmitglieder durch den Verein selbst gepflegt werden oder durch den Kreis-/Mitgliedsverband. Dies ist in den einzelnen Mitgliedsverbänden unterschiedlich geregelt.
Ansicht eines Vereins für einen MV-/KV-Admin:
 
Achtung: Wenn der Mitglieds-/Kreisverband die Personendatenpflege übernehmen soll, bedeutet das, dass Personenprofile für die Administrator:innen des MV/KV nicht mehr unter Datenschutz stehen.
Mitgliedsverbände und Kreisverbände können für ihre Mitgliedsvereine den Status zwischen aktiv, ruhend, ruhend+ und inaktiv (und gelöscht) ändern. Ob es die Möglichkeit einer ruhenden Mitgliedschaft gibt, entscheidet der jeweilige Mitgliedsverband in seiner Satzung. In diesem Falle bedeutet "ruhend", dass über einen zeitlich begrenzten Zeitraum keine Beiträge vom DCV berechnet werden (zu den Regelungen des Mitgliedsverbands informieren Sie sich bitte in der jeweiligen Geschäftsstelle). 
Hinweis: Eine ruhende Organisation ist in der Übersicht an dem Symbol ZZZ (für schlafend) zu erkennen.
Auf Ensembleebene können zusätzliche Angaben zur stilistischen Ausrichtung und Art des Ensembles sowie zur Veröffentlichung auf der Chorlandkarte gemacht werden.
Vereine können ganz oben auf den Reiter --> Mitgliederzahlen umschalten, um diese zu einem Stichtag zu erfassen und zu melden oder zu korrigieren (und neu zu melden).
Mitgliedsverbände können ganz oben auf den Reiter --> Mitgliederzahlen umschalten, um die Meldungen der Vereine zu erfassen. Über den Reiter --> Einstellungen werden grundsätzliche Einstellungen für die Bestandsdatenerfassung vorgenommen.
Über den Reiter --> Rechnungswesen (bzw. --> Einstellungen auf MV-Ebene) können Angaben z.B. zu Bankverbindungen oder SEPA-Mandat hinterlegt werden sowie generelle Einstellungen zu eigenen Ausgangsrechnungen getroffen werden. Details dazu finden Sie an dieser Stelle. 
Auf dem Reiter --> Tags/Abos können V-Admins und MV-/KV-Admins der eigenen Organisation sog. Tags zuordnen.
Pflichtfelder sind mit einem kleinen Stern gekennzeichnet.
 
Bitte klicken Sie nach jeder Bearbeitung auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).
Mit Klick auf --> Daten --> Profilvorschau öffnet sich in einem neuen Fenster die Ansicht Ihres Profils, wie es anderen Nutzer:innen von OVERSO angezeigt wird.
Wir empfehlen Ihnen, Ihr Profil möglichst aktuell zu halten. 
Hinweise zum Bearbeiten von Daten im Profil einer Person finden Sie auf der Seite "Mitglieder/Personen anlegen und verwalten".
Weitere Details zu dem Thema finden Sie in diesem Video-Tutorial:
"Daten bearbeiten - für Vereine" (Inhalt ab 2:38 min nicht mehr gültig)

Privatsphäre und Datenschutz-Einstellungen
Einstellungen zur Privatsphäre
Für jede Person kann in den Privatsphäre-Einstellungen definiert werden, welche Daten öffentlich für andere Nutzer:innen der OVERSO sichtbar sein sollen. Diese Einstellung kann nur von der Person selbst (sofern sie ein Benutzerkonto hat) vorgenommen werden. Sie haben die Möglichkeit, Alter, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ehrungen und Historie im öffentlichen Profil auszublenden sowie einzustellen, ob Verband-Admins ihre Daten intern bearbeiten und Ihnen Nachrichten senden dürfen.
Von Organisationen wird generell die Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer angezeigt.
Mit Klick auf --> Daten --> Profilvorschau öffnet sich in einem neuen Fenster die Ansicht Ihres Profils, wie es anderen NutzerInnen der OVERSO angezeigt wird.
 
Einstellungen zum Datenschutz im Mitgliedsverband
Administrator:innen von Mitgliedsverbänden können unter --> Daten --> Einstellungen --> Datenschutz spezifische Einstellungen zur Sichtbarkeit von Daten je nach eingestellter Funktion im Profil für Ihren Mitgliedsverband vornehmen: 
Pro Funktion können Sie definieren, welche Datenschutz-Stufe greifen soll:
geschützt: Die Funktionsperson ist auch für MV/KV-Admins unter Datenschutz. Es gelten die Einstellungen der Privatsphäre.
im Verband: MV/KV-Admins des Verbandes dürfen die Daten dieser Funktionsperson lesen und bearbeiten.
öffentlich: MV/KV-Admins des Verbandes dürfen die Daten dieser Funktionsperson lesen und bearbeiten. Die öffentlichen Daten dieser Funktionsperson sind für jeden angemeldeten Benutzer komplett sichtbar.
Für Sänger:innen und Fördermitglieder gelten generell nur die Einstellungen ihrer Privatsphäre.
Ausnahme: Sie haben zugleich eine Funktion in Verein oder Verband inne und die generelle Einstellung des Mitgliedsverbands sieht vor, dass diese Daten von Funktionsträger:innen generell sichtbar sind. In dem Fall ist der eigene Name grundsätzlich sichtbar. Im öffentlichen Profil/Profilvorschau lassen sich aber - wie oben beschrieben - weitere Daten ausblenden.
Diese Privatsphäre-Einstellungen überschreiben die Einstellungen des Mitgliedsverbands für die Funktionsträger:innen (außer der/die SängerIn hat zugleich eine Funktion inne, für die der Mitgliedsverband die Sichtbarkeit auf "geschützt" eingestellt hat - in dem Fall wäre das Profil auch dann nicht sichtbar, wenn der/die Sänger:in dies in ihren persönlichen Privatsphäre-Einstellungen so hinterlegt hat.)
 
Geschützte Personenprofile sind jeweils mit dem Hinweis "Person unter Datenschutz" gekennzeichnet.

Einstellungen Rechnungswesen (MV und KV)
Die Overso bietet mit d­­em Rechnungsmodul die Möglichkeit, als Mitglieds- oder Kreisverband Rechnungen an die eigenen Mitgliedsvereine oder Kreisverbände zu generieren und diese direkt über die OVERSO zuzustellen. Es ist zum Beispiel möglich, Beitragsrechnungen zu generieren, die direkt auf die in der Overso eingetragenen Mitgliederzahlen eines Vereins Bezug nehmen und automatisch die Beitragssumme berechnen.
Wo finde ich die Einstellungen zum Rechnungswesen?
Je nachdem, ob Sie Administrator:in eines Mitgliedsverbands, Kreisverbands sind, finden Sie die Einstellungen zum Rechnungswesen an etwas anderer Stelle:
Kreisverbände finden den Reiter --> Rechnungswesen direkt im oberen Menü rechts neben Verbandsdaten bzw. Vereinsdaten und Mitgliederzahlen.
 
Mitgliedsverbände klicken zunächst auf --> Einstellungen (im oberen Menü rechts neben Verbandsdaten und Mitgliederzahlen) und dann in der dritten Menü-Zeile rechts auf --> Rechnungslayout, --> RE-Beiträge und --> RE-Gruppen
Mithilfe dieser Reiter können Sie als Administrator:in generelle Einstellungen zu Ihren Rechnungen (z.B. Layout, Beitragssätze, Rabatte) festlegen. In der Regel geschieht dies einmalig, wenn Sie beginnen, mit dem Rechnungsmodul zu arbeiten.
 
Welche Einstellungen kann ich als Verein vornehmen?
Vereine finden Informationen zu den Rechnungseinstellungen hier.
 
Welche Einstellungen kann ich als DCV-Mitgliedsverband vornehmen?
Verbandsinterne Altersklassen (nur auf MV-Ebene, nicht für Kreisverbände)
Wählen Sie zunächst aus, ob für die Beitragsrechnungen Ihre verbandsinternen Altersklassen oder die DCV-Altersklassen die Grundlage bilden sollen. Die DCV-Beiträge berechnen sich in den Kategorien Mitglieder in Kinderchören (U27/ab 27 Jahren) und Mitglieder in Erwachsenenchören (U27/ab 27 Jahren).
Wenn die Beitragsstruktur/Mitgliedererfassung in Ihrem DCV-Mitgliedsverband auf individuellen Altersklassen beruht, definieren Sie diese in der folgenden Tabelle. Jede Zeile entspricht einer Altersklasse. Sie können bis zu sechs verschiedene Altersklassen festlegen.
Hinweis: Diese verbandsinternen Altersklassen können Sie sich auch im Zuge der Bestandsdatenerfassung ausweisen lassen.
Weitere Einstellungen für Kreis- und Mitgliedsverbände
Finanzdaten
Machen Sie hier Angaben zu Kontoinhaber, Kreditinstitut, IBAN, BIC, SEPA-Mandat. Wenn Sie Rechnungen bevorzugt postalisch erhalten möchten, können Sie dies hier angeben.
Um SEPA-Lastschrift nutzen zu können, benötigen Sie als Einziehender eine Gläubiger-ID, die Sie von Ihrer Bank erhalten. Umgekehrt müssen bei demjenigen, von dem Sie das Geld einziehen wollen (also z.B. Verein/Kreisverband), im Profil die Kontodaten sowie eine individuelle SEPA-Mandatsreferenz hinterlegt sein. Die Mandatsreferenz legen Sie fest und tragen diese bei den betreffenden Vereinen/Kreisverbänden im Profil im Bereich --> Rechnungswesen ein. Die eigenen Kontodaten müssen von den Vereinen/Kreisverbänden selbst gepflegt werden.
Rechnungslayout
Geben Sie hier ein Prefix für Rechnungsnummern bzw. -korrekturen ein. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird eine fortlaufende Nummer automatisch generiert.
Außerdem können Sie eine Bilddatei hochladen (JPEG, BMP, PNG, SVG), die oben rechts auf der Rechnung erscheint. Bitte beachten sie, dass die Datei maximal 665 x 76 Pixel oder 176 x 20 mm groß sein darf. Ist Ihre Datei größer, verkleinern Sie sie bitte vorab mit einem Bildbearbeitungsprogramm.
Entscheiden Sie, ob Sie einen QR-Code mit auf die Rechnungen drucken möchten.
Wenn Sie in der Fußzeile weitere Angaben auf die Rechnungen drucken möchten, definieren Sie dies bitte unter „Rechnungsfuß links/mitte/rechts“. Sie haben jeweils drei Zeilen zur Verfügung.
Hinweis: In den Rechnungsfuß muss unbedingt die Bankverbindung eingetragen werden, an die die Rechnungsempfänger:innen das Geld überweisen sollen.
RE-Beiträge (Rechnungsempfänger-Beiträge)
Beitragsdaten für Kreisverbände bzw. Beitragsdaten für Vereine
Beitragsbasis: Werden Beiträge jährlich oder monatlich erhoben?
Beitragsberechnung und Bezeichnungen und Höhe der Sockel-Beiträge
Als Mitgliedsverband stellen Sie hier ein, welcher Beitrag pro Kreisverband gilt. Als Kreisverband stellen Sie hier ein, welcher Beitrag pro Verein gilt. Sie können als Mitgliedsverband (nicht als Kreisverband) außerdem festlegen, ob ein fester Sockelbetrag pro Kreisverband definiert wird oder der Sockelbetrag in Abhängigkeit der Anzahl an Vereinen pro Kreisverband errechnet (multipliziert) werden soll.
Diese Beiträge selbst können individuell für aktive, ruhende oder ruhend+ gekennzeichnete Kreisverbände/Vereine definiert werden. Bitte denken Sie daran, den Beitragssatz je Verein des DCV-Mitgliedsverbandes laut gültiger DCV-Beitragsordnung bei der Summe des Vereinsbeitrags mit dazu zu rechnen.
Hinweis: Schreiben Sie als Mitgliedsverband Rechnungen direkt an alle Ihre Vereine, so nehmen Sie die Einstellungen für die Höhe des Vereinsbeitrags bitte auf Ebene aller Kreisverbände vor. Dafür navigieren Sie bitte in den entsprechenden Kreisverband und dort auf  "Rechnungswesen".
Dies ist nicht erforderlich, wenn Sie als Mitgliedsverband grundsätzlich die Beitragsrechnungen immer direkt an Ihre Kreisverbände schicken.
 
Mitgliederabhängige Kalkulationspositionen
Bezeichnung für den Beitrag der Altersklasse: In der oberen Tabelle können Sie die einzelnen Beitragssätze in Ihrem Verband pro Person hinterlegen und individuell benennen. Abhängig davon, ob in Ihrem Mitgliedsverband die Abrechnung entsprechend der DCV-Altersklassen oder entsprechend der verbandsinternen Altersklassen vorgenommen wird, sind die Bezeichnungen bereits vorausgefüllt, können aber abgewandelt werden. Je nachdem, ob Sie oben eine monatliche oder jährliche Abrechnung eingestellt haben, tragen Sie rechts den Beitrag pro Monat bzw. Jahr ein.
Bezeichnung für den MV-Beitrag (nur für Kreisverbände): Kreisverbände haben in der mittleren Tabelle die Möglichkeit, auf ihren Rechnungen an die Vereine zusätzlich den Beitrag für den Mitgliedsverband auf der Rechnung auszuweisen. Die eingetragenen Positionen tauchen dann ebenfalls auf der Beitragsrechnung auf (zusätzlich zu den Summen aus der oberen Tabelle). Wenn der MV-Beitrag nicht extra ausgewiesen werden soll, weil er z.B. bereits im Beitrag für die Altersklasse eingerechnet ist, lassen Sie die mittlere Tabelle einfach leer.
Bezeichnung für den DCV-Beitrag: Wenn auf der Rechnung die DCV-Beiträge zusätzlich ausgewiesen werden sollen, nutzen Sie dafür die untere Tabelle. Die eingetragenen Positionen tauchen dann ebenfalls auf der Beitragsrechnung auf (zusätzlich zu den Summen aus der oberen Tabelle). Wenn der DCV-Anteil nicht extra ausgewiesen werden soll, weil er z.B. bereits im Beitrag für die Altersklassen eingerechnet ist, lassen Sie die Tabelle einfach leer.
Hinweis: Der DCV-Anteil unterscheidet grundsätzlich nur zwischen Mitgliedern in Kinder- bzw. Erwachsenenchören. Verbandsinterne abweichende Altersgruppen haben hierauf keinen Einfluss.
Mit dem Button --> Beiträge vom Mitgliedsverband übernehmen bzw. --> Beiträge vom DCV übernehmen befüllen sich die Tabellenfelder automatisch entsprechend der im System hinterlegten Beträge.
RE-Gruppen (Rechnungsempfänger-Gruppen)
Individuelle Beitragsgruppe
Hier legen Sie fest, welche individuellen Beiträge (z.B. Rabatte) für einzelne Kreisverbände oder Vereine gelten sollen. Klicken Sie unter Individuelle Beitragsgruppe auf das "+", um eine neue Gruppe zu erstellen. In den Spalten "Berechnung" und "Betrag" können individuelle Beiträge prozentual oder in absoluten Werten (pro Monat/pro Jahr) eingetragen werden.
Außerdem lässt sich auf MV-Ebene ein "Beitrag pro Verein" einstellen (z.B. Rabatt). Bei dieser Einstellung wird in einer Rechnung eines Mitgliedsverbands an einen Kreisverband die Anzahl der Vereine mit der hier eingetragenen Summe multipliziert.
Hinweis: Handelt es sich um einen Rabatt, denken Sie daran, vor der Summe ein Minuszeichen einzutragen, damit der Betrag von der Rechnung abgezogen wird.
Mit Klick auf --> Zuweisen wählen Sie konkrete Vereine/Verbände aus, für die dieser Rabatt gelten soll. Rechts sehen Sie die verfügbaren Vereine/Verbände. Mit Klick auf den entsprechenden Namen gelangt dieser auf die linksseitige Liste. Anschließend speichern Sie die Auswahl.
Hinweis: Auf Ebene des Mitgliedsverbands treffen Sie die Einstellungen, die sich auf Rechnungen an Kreisverbände beziehen. Auf Ebene des Kreisverbands treffen Sie die Einstellungen, die sich auf Rechnungen an Vereine beziehen.
Auch eine Zuordnung über ein vorher definiertes „Tag“ zum Beispiel „Teilnahme Probenwochenende“ ist möglich, dann erhalten alle Personen die diesem Tag zugeordnet wurden die entsprechende Position auf ihrer Rechnung. Weitere Infos zur Vergabe von Tags finden Sie hier.
Abschließend klicken Sie oben rechts zum Speichern auf das --> Diskettensymbol.
 
 
In diesem Video-Tutorial werden die Einstellungen zum Rechnungswesen veranschaulicht:
 

Einstellungen Rechnungswesen (Vereine)
Die Overso bietet Vereinen mit d­­em Rechnungsmodul die Möglichkeit, Rechnungen an die eigenen Vereinsmitglieder zu generieren und diese direkt über die Overso zuzustellen. Es ist möglich, Beitragsrechnungen zu generieren, die direkt auf die in der OVERSO eingetragenen Daten zu einer Person Bezug nehmen und automatisch die Beitragssumme berechnen.
Voraussetzung für die Rechnungsstellung ist, dass der Verein seine Mitglieder in der OVERSO eingepflegt hat.
Wo finde ich die Einstellungen zum Rechnungswesen?
Vereinsadmins finden den Reiter „Rechnungswesen“, wenn sie auf Vereinsebene auf den Reiter „Daten“ geklickt haben direkt im oberen Menü rechts neben „Mitgliederzahlen“.
An dieser Stelle können Sie als Administrator:in generelle Einstellungen zu Ihren Rechnungen (z.B. Layout, Beitragssätze, Rabatte) festlegen.
Welche Einstellungen kann ich als Verein vornehmen?
Wenn ein Vereinsadmin auf den Reiter Rechnungswesen klickt, öffnet sich eine Eingabemaske mit drei Tabs: „Rechnungslayout“, „abhängige Beiträge“ und „individuelle Beiträge“. Alle drei werden im Folgenden erklärt.
Rechnungslayout
Hier können Vereine ihre Zahlungsdaten (Angaben zu Kontoinhaber, Kreditinstitut, IBAN, BIC, SEPA-Mandat) hinterlegen und angeben, ob Sie Rechnungen zusätzlich postalisch erhalten wollen. Dafür muss im Vereinsprofil die Postanschrift eingetragen sein.
SEPA-Lastschrift: Eine Gläubiger-ID benötigen Sie erst dann, wenn Sie selbst Abbuchungen per Lastschrift vornehmen wollen. Wenn Sie umgekehrt Ihren Kreisverband/Mitgliedsverband ermächtigen, bei Ihnen eine Lastschrift einzuziehen benötigen Sie eine entsprechende Mandatsreferenz. Kontaktieren Sie hierfür bitte Ihren Mitglieds- oder Kreisverband.
Per Checkbox können Sie hier auch festlegen, ob Ihre Rechnungsempfänger eine E-Mail bekommen sollen, sobald eine Rechnung für sie hinterlegt ist.
Unter „Absender“ hinterlegen Sie die Adresse, die auf den von Ihnen geschriebenen Rechnungen als Absender erscheinen soll.
Im SEPA-Regelwerk kann aus verschiedenen SEPA-Einreicher-Formaten gewählt werden, je nachdem, welches von Ihrer Bank unterstützt wird. Gegebenenfalls fragen Sie bei Ihrer Bank nach dem korrekten Format.
Hinweis: Für die Verwendung von SEPA müssen Sie in den Stammdaten Ihre Gläubiger-ID gepflegt haben und bei der Person, bei der Sie den Einzug durchführen möchten, Ihre Mandatsreferenz hinterlegt haben. Rechnungen, die eingezogen werden können, haben in der Listenübersicht eine SEPA-Markierung.
Rechnungslayout:
Geben Sie hier ein Prefix für Rechnungsnummern bzw. -korrekturen ein. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird eine fortlaufende Nummer automatisch generiert.
Außerdem können Sie eine Bilddatei hochladen (JPEG, BMP, PNG, SVG), die oben rechts auf der Rechnung erscheint. Bitte beachten sie, dass die Datei maximal 665 x 76 Pixel oder 176 x 20 mm groß sein darf. Ist Ihre Datei größer, verkleinern Sie sie bitte vorab mit einem Bildbearbeitungsprogramm.
Sie können einen QR-Code mit auf die Rechnungen drucken lassen.
Wenn Sie in der Fußzeile weitere Angaben auf die Rechnungen drucken möchten, definieren Sie dies bitte unter „Rechnungsfuß links/mitte/rechts“. Sie haben jeweils drei Zeilen zur Verfügung.
Hinweis: In den Rechnungsfuß muss unbedingt die Bankverbindung eingetragen werden, an die die Rechnungsempfänger:innen das Geld überweisen sollen.
Abhängige Beiträge
Unter dem zweiten Reiter „abhängige Beiträge“ können Sie Rechnungspositionen definieren, die auf die in der OVERSO hinterlegten Daten zugreifen. Wenn Sie also beispielsweise definieren, dass alle Mitglieder in Erwachsenenchören einen Beitrag von 15 €/Monat zahlen, dann greift diese Regel automatisch für alle beitragspflichtigen Personen, die in Ihren Vereinsdaten einem Erwachsenenensemble zugeordnet wurden (inaktive Personen oder Fördermitglieder werden beispielsweise nicht berücksichtigt).
Zusätzlich zu den vordefinierten Altersklassen haben Sie weiter unten in der Eingabemaske die Möglichkeit, eine eigene Altersklasse zu definieren oder auch einen Beitrag in Abhängigkeit der Mitgliedsdauer festzulegen. Für die Berechnung der Mitgliedsdauer wird das älteste Startdatum einer Funktion verwendet. Diese beiden Einstellungen greifen auf alle Personen im Verein, unabhängig davon, ob sie beitragspflichtig sind oder nicht.
Wenn von den vordefinierten Zeilen einige leer gelassen werden, also kein Betrag eingetragen wird, erscheinen sie später nicht auf der Rechnung.
Hinweis: All diese Regelungen funktionieren natürlich nur dann, wenn die dafür benötigten Daten der Mitglieder akkurat in der OVERSO eingepflegt wurden, also Beispielsweise kann nur dann eine korrekte Mitgliedsdauer zugrunde gelegt werden, wenn die Mitgliedschaft über entsprechende Funktionszuordnungen dokumentiert ist.
Einen Rechnungsempfänger für mehrere Rechnungen definieren:
Für den Fall, dass eine Person, zum Beispiel ein Elternteil, die Rechnungspositionen für verschiedene Personen erhalten soll, können Sie diese Zuordnung unter dem Button „Rechnungsempfänger-Gruppen festlegen“ vornehmen.
In der Eingabemaske, die sich öffnet, wählen Sie auf der rechten Seite zuerst die Person aus, die eine Rechnung für mehrere Personen erhalten soll, indem Sie auf den Namen klicken. Dadurch wird die Person auf die linke Seite verschoben. Dann klicken Sie auf den Button „Gruppierung an/aus“ und klicken noch einmal auf den Namen der Person. Das Feld wechselt die Farbe von rot zu orange. Dann wählen Sie auf der rechten Seite die Personen aus, die der orange gefärbten Person zugeordnet werden sollen. Anschließend können Sie noch einmal auf den Button „Gruppierung an/aus“ klicken, wodurch die die Person wieder zu rot wechselt. Den gesamten Vorgang können Sie mit beliebig vielen Personen wiederholen. Bei Organisationen mit sehr vielen Personen kann über die Filtermöglichkeiten eine Vorauswahl der angezeigten Personen vorgenommen werden.
 
Individuelle Beiträge
Im Gegensatz zu den abhängigen Beiträgen haben die individuellen Beiträge keine direkte Abhängigkeit zu den in der OVERSO hinterlegten Daten. Dadurch müssen alle hier zugewiesenen Personen manuell ausgewählt und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert werden. Hier können Sie individuelle Gruppen definieren, die auf der Rechnung als einzelne Positionen erscheinen. Es kann zum Beispiel die Gruppe „Familienrabatt“ hinterlegt werden oder eine Gruppe für die Leihgabe von Chorkleidung. Wird die Checkbox ausgewählt, die mit einem Blitz übertitelt ist, überschreibt diese Position alle anderen nicht-Festpreisgruppen. Sie wird aber bei Personen, die einen hinterlegten Festpreis haben außer Kraft gesetzt (siehe weiter unten „Vordefinierter Festpreis im Personenprofil).
Hinweis: Bitte speichern Sie die Eingaben einer individuellen Beitragsgruppe bevor Sie in die Zuordnung gehen, da sonst die bereits eingegebenen Daten verloren gehen.
Auch eine Zuordnung über ein vorher definiertes „Tag“ zum Beispiel „Teilnahme Probenwochenende“ ist möglich, dann erhalten alle Personen die diesem Tag zugeordnet wurden die entsprechende Position auf ihrer Rechnung. Weitere Infos zur Vergabe von Tags finden Sie hier.
Vordefinierter Festpreis im Personenprofil
Es gibt die Möglichkeit im Personenprofil unter dem Reiter SEPA-Daten einen Festpreis zu definieren oder die Person als grundsätzlich beitragsfrei zu markieren. Diese Einstellung überlagert alle weiteren Zuordnungen in den Rechnungseinstellungen, die ggf. auf diese Person zutreffen würden.
Rechnungslauf durchführen
Hilfestellung zur Durchführung eines Rechnungslaufs finden Sie hier.
 
Weitere Hilfestellungen bietet das folgende Video-Tutorial:
 
 
 
 

Weitere Einstellungen für Mitgliedsverbände
Einstellungen zur Bestandsdatenerfassung
Als Administrator:in eines Mitgliedsverbands definieren Sie im Reiter --> Daten --> Einstellungen --> Benachrichtigungen die Bedingungen zur Bestandsdatenerfassung in Ihrem Verband.
Wird dort die manuelle Variante ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle mehr. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich über die Listen.
Im Reiter --> Einstellungen --> SEPA/Rechnungswesen können auch bis zu sechs verbandsspezifische Altersklassen definiert werden, nach denen Ihre Daten gesondert ausgewiesen werden können.
Mehr Details zur Durchführung der Bestandsdatenerfassung finden Sie auf der Seite "Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten".
 
Datenschutz-Einstellungen
Außerdem können Sie unter --> Daten --> Einstellungen --> Datenschutz spezifische Einstellungen zur öffentlichen Sichtbarkeit von Daten je nach eingestellter Funktion im Profil für Ihren Mitgliedsverband vornehmen:
Pro Funktion können Sie definieren, welche Datenschutz-Stufe greifen soll:
geschützt: Die Funktionsperson ist auch für MV/KV-Admins unter Datenschutz. Es gelten die Einstellungen der Privatsphäre.
im Verband: MV/KV-Admins des Verbandes dürfen die Daten dieser Funktionsperson lesen und bearbeiten.
öffentlich: MV/KV-Admins des Verbandes dürfen die Daten dieser Funktionsperson lesen und bearbeiten. Die öffentlichen Daten dieser Funktionsperson sind für jeden angemeldeten Benutzer komplett sichtbar.
Für Sänger:innen und Fördermitglieder gelten generell nur die Einstellungen ihrer Privatsphäre.
Diese Privatsphäre-Einstellungen überschreiben die Einstellungen des Mitgliedsverbands für die Funktionsträger:innen (außer der/die Sänger:in hat zugleich eine Funktion inne, für die der Mitgliedsverband die Sichtbarkeit auf "geschützt" eingestellt hat - in dem Fall wäre das Profil auch dann nicht sichtbar, wenn der/die Sänger:in dies in ihren persönlichen Privatsphäre-Einstellungen so hinterlegt hat.)
Geschützte Personenprofile sind jeweils mit dem Hinweis "Person unter Datenschutz" gekennzeichnet. Mit der Enter-Taste lassen sich weitere Details zum Datenschutz-Status anzeigen.

Funktionen anlegen und bearbeiten
Als Administrator:in können Sie Personen in der OVERSO Funktionen in einem Verband, Verein oder Ensemble zuweisen. Wenn Sie einer Person eine oder mehrere Funktionen zuweisen, können Sie (und andere Nutzer:innen der OVERSO) diese Person später auch anhand der Funktion suchen und filtern. Jede Person kann beliebig viele Funktionen besitzen. Diese werden in der Historie als eine Art "Lebenslauf" gelistet. 
Im Reiter --> Funktionen sehen Sie auf einen Überblick die aktuell in der OVERSO für Ihren Verband oder Verein angelegten Funktionsträger:innen mit Ausnahme der Sänger:innen (diese werden unter dem Reiter --> Personen geführt, da die Liste an dieser Stelle schnell unübersichtlich wäre). 
 
Funktionen/Rollen hinzufügen und bearbeiten
Um einer Person eine Funktion zuzuordnen, öffnen Sie zunächst das Profil dieser Person. Am schnellsten geht das über den Reiter ---> Personen, wo Sie das Suchfeld nutzen können, um die Person zu finden. Sollten Sie die Person dort nicht finden, muss diese zunächst noch neu angelegt werden bzw. Ihrem Verband/Verein zugeordnet werden.
Hinweis: Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Rolle "Mitglied" zugewiesen, wenn Sie keine andere Einstellung vornehmen. 
Klicken Sie auf den Namen der Person und anschließend auf den Reiter --> Funktionen.
Wenn die Person in einer der bereits angezeigten Organisationen (dunkelblau hinterlegt mit Kennzeichnung E/V/KV/MV am Zeilenbeginn) eine neue Funktion einnehmen soll, klappen Sie die Details zur betreffenden Organisation mit einem Klick aus und klicken Sie unten rechts auf --> Funktion mit Zeitraum hinzufügen. Eine Person kann in einer Organisation gleichzeitig mehrere Funktionen innehaben.
In der sich öffnenden Eingabemaske wählen Sie nun die passende Funktion aus. Abhängig vom Kontext, ob Mitgliedsverband/Kreisverband/Verein/Ensemble stehen unterschiedliche Funktionen zur Wahl.
Folgende Funktionen stehen zur Auswahl.
Funktionen auf Vereins-Ebene:
Funktionen auf Ensemble-Ebene:
 
Hinweis: Diese Auswahl beruht auf Erfahrungswerten. Sollte dennoch eine für Sie wichtige Funktion fehlen, wählen Sie den Eintrag "sonstige Funktionen" und geben Sie im Textfeld einen Namen für die Funktion ein. Dies hat den Nachteil, dass Sie diese Funktion nicht explizit suchen können und die geschlechtsabhängige Schreibweise nicht funktioniert. Es ist ratsam, eine der vorgegebenen Funktionen zu verwenden und keine neue zu "erfinden". Besonderheiten wie Nummern oder Rangfolgen können in der Bemerkung untergebracht werden. Dies hat den großen Vorteil, dass Personen, deren Geschlecht im Profil hinterlegt ist, immer die richtige Funktionsschreibweise erhalten.
Wichtig: Die Funktionen Sänger:in sowie Chorleiter:in können nur auf Ensemble-Ebene angelegt werden, da es nur dort diese Person geben kann. So wird auch die korrekte Mitgliedsberechnung und die Ehrungslogik sicher gestellt.
Es ist bei Funktionszuordnung auf Ensemble-Ebene zwingend, dass für die Person auch eine "Funktion mit Zeitraum hinzufügen" hinzugefügt wird (Plussymbol unten rechts), da sich der Datensatz sonst nicht speichern lässt.
Definieren Sie außerdem ein Anfangsdatum für diese Funktion. Voreingestellt ist das jeweils tagesaktuelle Datum. Sie haben die Möglichkeit, weitere generelle Bemerkungen zu hinterlegen.
 
Zuordnung hinzufügen (Plussymbol)
Wenn im Profil der Person unter dem Reiter "Funktionen" die Organisation, in der die Person eine Funktion einnehmen soll, noch nicht vorhanden sein sollte, klicken Sie im Reiter "Funktionen" zunächst auf -> Zuordnung hinzufügen (Plussymbol oben rechts), um die Person mit einer neuen Organisation zu verknüpfen, zum Beispiel existiert die Person schon auf Vereins-Ebene, aber noch nicht auf Ensemble-Ebene (z.B. mit der Funktion Sänger:in).
Beispiel: Die Person existiert schon auf der Vereins-Ebene, aber noch nicht auf der Ensemble-Ebene.
Nachdem Sie auf "Zuordnung hinzufügen (Plus) geklickt haben, öffnet sich ein Balken "Neue Zuordnung" mit einen Suchfeld. Geben Sie in das Suchfeld den Namen der Organisation ein, z.B. des Ensembles, und wählen Sie aus den angezeigten Treffern den passenden aus.
Anschließend klicken Sie unten rechts auf "Funktion mit Zeitraum hinzufügen (Plussymbol)" und wählen die passende Funktion aus, z.B. auf Ensemble-Ebene: Sänger:in. Ohne eine Funktion ausgewählt zu haben, lasst sich eine Ensemble-Zuordnung nicht speichern (Pflichtfeld).
In der Regel bleibt die voreingestellte Rolle "Mitglied" so eingestellt. Sollten Sie aber einen weiteren Admin oder Leser festlegen wollen, können Sie dies unter Rolle tun.
Sie haben auch die Möglichkeit, spezifische Bemerkungen zu dieser Zuordnung zu hinterlegen. Die Checkbox "ist extern" klicken Sie an, falls diese Person nicht beitragspflichtig ist. Auswählbar sind jeweils nur die Rollen, die zu der von Ihnen ausgewählten Organisation passen.
Hinweis: Für die Beitragsberechnung des DCVs zählen Personen dann, wenn sie als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch Administrator:innen), das Häkchen nicht auf "extern" steht und sie mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied"). Mehr Details zur automatischen Bestandsdatenerfassung finden Sie auf der Seite "Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten")
Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).
 
Funktionen/Rollen beenden
Möchten Sie eine Funktion bearbeiten, da die Person beispielsweise ihre Tätigkeit als Vorsitzende:r beendet hat, klicken Sie nach Auswahl der Person im Reiter --> Funktionen auf die zu bearbeitende Funktion. Sie können dann die Eingaben ändern und beispielsweise ein Enddatum einstellen.
Tipp: Damit die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird, auch wenn sie in der Vergangenheit liegt, löschen Sie den Eintrag bitte nicht, sondern tragen Sie ein Enddatum ein.
Über den Button --> Diese Funktion entfernen (Mülleimer-Symbol) können Sie eine eingetragene Funktion vollständig löschen. Diese wird dann nicht mehr in der Historie der Person angezeigt.
 
Ist eine Person aus Ihrem Verein ausgetreten, beenden Sie die Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation, indem Sie bei --> diese Zuordnung ist von "aktiv" auf "beendet" umschalten. Beenden Sie die letzte aktuelle Zuordnung einer Person, gilt sie als inaktiv und wird auch nicht mehr automatisiert gezählt. Sie kann aber bei Bedarf wieder "reaktiviert" werden, indem Sie wieder eine Funktion eintragen.
 
Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).
 
Dieses Video-Tutorial veranschaulicht den Prozess:
 

Administrator:innen ernennen
Zuletzt aktualisiert: 3.12.2025
Administrator-Rechte vergeben
Ein:e Administrator:in kann auf ihrer/seiner eigenen Ebene sowie auf den Ebenen darunter weitere Administratoren/Administratorinnen ernennen. 
Beispiel 1:
Ein:e Administrator:in eines Mitgliedsverbands (MV-Admin) kann für seinen/ihren Mitgliedsverband sowie für zugehörige Kreisverbände, Vereine und Ensembles Administratoren/Administratorinnen ernennen.
Beispiel 2:
Ein:e Administrator:in eines Vereins (V-Admin) kann Administratoren/Administratorinnen für seinen Verein sowie für zugehörige Ensembles ernennen (nicht jedoch für Kreis- und Mitgliedsverbandsebene).
Um eine Person zum/zur Administrator:in zu machen, muss für diese Person zuerst ein Benutzerprofil mit Benutzernamen (E-Mail-Adresse) vorhanden sein.
Falls noch keins angelegt wurde, müssen Sie ein neues Personenprofil erstellen. Um zu überprüfen, ob eine Person schon vorhanden ist, klicken Sie auf den Reiter --> Personen, wo Sie das Suchfeld nutzen können, um die Person zu finden. Sollten Sie die Person über den Suchfilter nicht finden, muss diese zunächst noch neu angelegt werden bzw. Ihrem Verband/Verein zugeordnet werden.
Wählen Sie im Personenprofil den Reiter --> Funktionen.
Hier sehen Sie alle Zuordnungen, die die Person in OVERSO hat und die Sie mit Ihrer Berechtigungsstufe sehen dürfen.
Um eine Person in einer der bereits angezeigten Organisationen (dunkelblau oder rot hinterlegter Balken mit Kennzeichnung E/V/KV oder MV am Zeilenbeginn) zum/zur Administrator:in zu machen, klicken Sie die betreffenden Organisation an und wählen Sie unter --> Rolle in diesem Verein (bzw. Verband) "V-Administrator:in" aus (auf anderen Organisations-Ebenen werden Ihnen entsprechend E-, KV- oder MV-Admin zur Auswahl angeboten).
Wenn Sie jemanden auf einer untergeordneten Ebene zum/zur Administrator:in machen wollen (z.B. Sie wollen als Vereins-Admin einen Ensemble-Admin ernennen), klicken Sie auf dem Funktionen-Reiter der Person zunächst oben rechts auf --> Zuordnung hinzufügen und geben Sie im Textfeld das betreffende Ensemble (Name oder Mitgliedsnummer) ein und klicken dieses an.
Nachdem Sie ggf. weitere Angaben eingetragen haben, klicken Sie bitte am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).
Hinweis: Wenn eine Person noch keine Zugangsdaten zu OVERSO (Benutzername und Passwort) hat, kann diese Person sich selbst ein Passwort vergeben. Dazu muss der/die Administrator:in im Profil der Person im Feld Benutzername die E-Mail-Adresse der Person hinterlegen. Beim Speichern des Benutzernamen erhält die Person dann automatisch eine OVERSO-
E-Mail mit einem Link, um ihren Account zu bestätigen und sich selbst ein Passwort zu vergeben. 
Wichtiger Hinweis für V-Admins: 
Grundsätzlich gilt, dass Personenprofile von mehreren V-Admins bearbeitet werden können, wenn die Person Funktionen in verschiedenen Vereinen / Ensembles inne hat und einer Übernahme in einen weiteren Verein / Ensemble zugestimmt hat. Ziel dessen ist, dass es in OVERSO pro Person nur einen Datensatz geben soll und Dupletten vermieden werden. Seien Sie als V-Admin daher bitte besonders achtsam beim Löschen von Informationen aus den Personenprofilen, wenn diese für Sie möglicherweise irrelevant erscheinen, da sie für die Admins anderer Vereine, die das Personenprofil auch nutzen, wichtig sein könnten.
 
Administrator-Rechte entziehen
Um Administrator:innenrechte wieder zu entziehen, wählen Sie unter dem Funktionen-Reiter der Person die entsprechende Zuordnung dieser Person aus und stellen Sie entweder das Feld --> diese Zuordnung ist auf "beendet" oder setzen Sie die 
--> Rolle in diesem Verein von "Administrator:in" zurück auf "Mitglied". Speichern Sie die Änderungen anschließend.
Mehr Details zu Rollen finden Sie auf der Seite "Rollen und Rechte". 
Mehr Details zu Funktionen finden Sie auf der Seite "Funktionen anlegen und bearbeiten".

Organisationen anlegen und verwalten
Um eine neue Organisation anzulegen, klicken Sie auf der darüber liegenden Ebene auf das Plus in der horizontalen Menüleiste (rechts oben), um also einen neuen Verein anzulegen, muss auf Ebene des Kreisverbandes gestartet werden. Um ein neues Ensemble anzulegen, muss auf Ebene des Vereins gestartet werden. Dies ist nur möglich, wenn man die entsprechenden Administratorenrechte innehat.
Anschließend wird aus einer Auswahlliste eine Mitgliedsnummer für die neue Organisation ausgewählt, um dann die allgemeinen Daten des neuen Vereins zu hinterlegen.
Felder mit einem Sternchen sind Pflichtfelder.
Unter "Personendaten werden gepflegt durch" wird entschieden, ob der Verein seine Daten selbst pflegt oder ob der Kreisverband/Mitgliedsverband diese Aufgabe übernimmt. Änderungen diesbezüglich können nur von den MV- und KV-Administrator:innen vorgenommen werden.
Weitere Hinweise zur Bearbeitungsmaske finden Sie auf der Seite "Daten bearbeiten".
Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).
Wenn der Verein seine Daten selbst verwalten soll, müssen Sie noch mindestens eine Person zum/zur Administrator:in ernennen. Sie (bzw. der/die neu ernannte Administrator:in) haben die Möglichkeit, weitere Personen als Funktionsträger:in hinzuzufügen. Ggf. müssen diese Personen zuvor erst in der OVERSO angelegt werden.
Hinweis: Vereine und Ensembles können nicht gelöscht werden. Sie können nur manuell von einem KV- oder MV-Admin auf inaktiv gestellt werden.

Personen anlegen und verwalten
Um eine Person einem Verein, Ensemble oder Verband hinzuzufügen, gibt es verschiedene Wege.
Wenn Sie als V-Admin bereits Personen in Ihrem Verein angelegt haben, die Sie bearbeiten möchten, z.B. möchten Sie diese zu einem Ihrer Ensembles hinzufügen, dann folgen Sie bitte unbedingt dieser verlinkten Anleitung und legen Sie die Personen bitte nicht über das Plussymbol neu an.   
Wenn Sie als V-Admin in Ihrem Verein eine Person ganz neu anlegen möchten, die bisher weder auf der Vereins- noch auf der Ensemble-Ebene existiert, dann klicken Sie im Reiter Personen bitte auf das Plussymbol in der horizontalen Menüleiste (rechts oben). Je nachdem, ob Sie sich gerade auf der Vereins- oder Ensemble-Ebene befinden, fügen Sie Person automatisch auf ebendieser Ebene hinzu (im Verein oder im Ensemble).
Beispiel: Wenn Sie also z.B. eine neue Person in einem Ensemble anlegen möchten, navigieren Sie zunächst bis auf die Ebene des betreffenden Ensembles und wählen Sie dort den Reiter Personen und dann das Plussymbol. 
Das Anlegen und Verwalten von Personen ist nur möglich, wenn Sie entsprechende Administrator:innenrechte innehaben, z.B. als Vereinsadministrator:in (auch V-Admin genannt).
Nach dem Klicken auf das Plussymbol bittet Sie OVERSO zunächst, zu prüfen, ob zu der Person, die Sie anlegen möchten, im System von OVERSO bereits ein Profil vorhanden ist. Dazu wird die Datenbank durchsucht, während Sie entweder die Ihnen bekannte OVERSO-Mitgliedsnummer oder den Benutzernamen (E-Mail-Adresse) eingeben oder die Kombination aus Geburtsdatum, Vorname und Nachname.
Sollte ein Datensatz gefunden und rechts angezeigt werden, folgen Sie bitte der folgenden Anleitung "Option A".
Sollte kein Datensatz gefunden worden sein, scrollen Sie bitte weiter nach unten und folgen der Anleitung "Option B" (Person neu anlegen). 
Option A:
Eine in OVERSO bereits vorhandene "gefundene Person" der eigenen Organisation hinzufügen (d.h. den vorhandenen Datensatz "übernehmen")
Wenn zu der Person, die Sie hinzufügen möchten, in OVERSO bereits ein Profil existiert, z.B. weil sie bereits in einem anderen Ensemble Mitglied ist, können Sie die Person über folgenden Weg zusätzlich Ihrer Organisation zuordnen ("übernehmen"). Eine Person kann mehrere Funktionen haben, d.h. parallel auch mehrere Ensemble-Zuordnungen.
Dazu klicken Sie nach Eingabe der Daten in der Liste der gefunden Personen rechts auf den entsprechenden Eintrag und im nächsten Schritt auf Person übernehmen. Dieser Schritt funktioniert nur, wenn im Profil der Person bereits ein Benutzername (E-Mail-Adresse) hinterlegt ist. Denn die Person selbst wird durch eine OVERSO-Email über die Übernahmeanfrage informiert und gebeten, dieser Übernahme zuzustimmen.
Solange die Person noch nicht zugestimmt hat (per Link in der OVERSO-Mail), ist diese Person nur vorläufig Ihrer Organisation zugeordnet (erkennbar durch dunkle Quer-Streifen und die angezeigte Mitgliedsnummer; weitere Daten werden aus Datenschutzgründen nicht dargestellt). Wenn die Person per Klicken auf den Zustimmen-Link in der OVERSO-Mail ihr Einverständnis gegeben hat, erhalten Sie als V-Admin eine E-Mail-Benachrichtigung darüber. Nach den Zustimmung wird die Zuordnung aktiviert und somit ist die Person nun wie gewünscht auch Ihrer Organisation zugeordnet. Erst dann können Sie die Daten einsehen und bearbeiten. Wurde die Übernahme per Klicken auf den Ablehnen-Link in der OVERSO-Mail abgelehnt, so wird die vorläufige Zuordnung wieder entfernt und die schraffierte Karte verschwindet aus Ihrer Personen-Übersicht.
Hinweis: In der Berechnung der Mitgliederzahlen wird die Person erst gezählt, wenn sie der Datenübernahme zugestimmt hat.
Hinweis: Sollte die Übernahmeanfrage auch nach 30 Tagen noch nicht beantwortet worden sein und die Schraffierung nicht verschwinden, kontaktieren Sie bitte Ihren DCV-Mitgliedsverband.
Sollte im Profil der Person keine E-Mail-Adresse (Benutzername) hinterlegt sein, erscheint das folgende Fenster. Sie haben hier die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse einzugeben, damit die Anfrage an diejenige Person verschickt werden kann. 
 
Ergänzung: Thema "Übernahme"
Person können auf zwei Wegen von einer anderen Organisation "übernommen" (bzw. dieser zugeordnet) werden. Voraussetzung ist, dass für die Person ein Benutzername (also eine Emailadresse) hinterlegt ist, denn bei jeder Übernahme-Anfrage wird eine Mail an die Person geschickt, die übernommen werden soll, in der die Person binnen 3 Wochen der Übernahme-Anfrage zustimmen oder diese ablehnen kann.
Weg a) Im Personenprofil über den Funktionen-Reiter eine neue Zuordnung hinzufügen, bspw. zu einem Verein in demselben Mitgliedsverband. 
Weg b) Von der Organisations-Ebene (z.B. von der Vereinsebene aus) über den Personen-Reiter über das Plussymbol eine Person hinzufügen, die bereits in OVERSO ein Profil hat - siehe oben "Option A".
 
Option B:
Eine Person neu anlegen und der eigenen Organisation hinzufügen
Wenn die Person, die Sie hinzufügen möchten, nach Eingabe der Ihnen bekannte OVERSO-Mitgliedsnummer oder des Benutzernamen (E-Mail-Adresse) oder der Kombination aus Geburtsdatum, Vorname und Nachname nicht in OVERSO gefunden wurde, klicken Sie unten auf den Personen neu anlegen.
Sie erhalten dann eine leere Bearbeitungsmaske, die Sie nun ausfüllen können. Pflichtfelder sind mit einem kleinen Stern gekennzeichnet und müssen alle ausgefüllt werden, damit die Person gespeichert werden kann und von OVERSO vollumfänglich erfasst wird (zum Beispiel bei der statistischen Datenerfassung oder dem Ehrungswesen). 
Nehmen Sie ggf. Einstellungen zur ->Privatsphäre vor und testen Sie diese mit Klick auf -> Profilvorschau.
Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts). 
Die Person taucht nun in der Übersicht auf, muss aber ggf. unter dem Reiter -> Funktionen noch den entsprechenden Ensembles zugeordnet werden (falls sie z.B. auf Vereins- oder Mitgliedverbandsebene hinzugefügt wurde) bzw. mit den für sie vorgesehenen Rechten (zum Beispiel E-Admin) ausgestattet werden. Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Rolle "Mitglied" zugewiesen. Alle Infos dazu unter Rollen und Funktionen zuweisen. 
Hinweis: Eine Person wird immer auf der Ebene (MV, KV, V, E ) hinzugefügt, auf der Sie sich aktuell befinden. Damit Personen bei der automatisierten Bestandserfassung gezählt werden, müssen Sie auf Ensembleebene als Sänger:in eingetragen werden, da das System Sie erst dann als beitragspflichtig erkennen kann.
 
Einer Person Zugang zu OVERSO ermöglichen
Wenn die Person einen eigenen Zugang zu ihren Daten bzw. zur OVERSO bekommen soll, muss im Feld "Benutzername" eine E-Mailadresse dieser Person hinterlegt werden. Durch das Hinterlegen und Speichern erhält die Person dann automatisch eine Email von OVERSO mit der der Möglichkeit, ihr Profil zu bestätigen und sich anzumelden. Nachdem die Person in der Email auf den Button "Jetzt anmelden" geklickt hat, hat sie die Möglichkeit, ein eigenes Passwort festzulegen (bitte die Vorgabe zu zulässigen Sonderzeichen beachten) und kann sich anschließend mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort selbst bei OVERSO anmelden.
 
Schaubild Personen zu meiner Organisation hinzufügen
 
 
 
Personendaten bearbeiten
Wenn Sie die entsprechenden Administratorenrechte innehaben, können Sie Daten von Personen jederzeit bearbeiten. Suchen Sie die Person unter dem Reiter -> Personen und klicken Sie auf den Namen. Dann können Sie in der Bearbeitungsmaske Änderungen vornehmen bzw. oben Einstellungen zur Privatsphäre treffen (und diese mit Klick auf -> Profilvorschau testen) und diese anschließend oben rechts speichern.
Sie haben dort auch die Möglichkeit, einen Link für ein neues Passwort an die Person zu versenden, falls diese ihr Passwort vergessen hat. 
Hinweis: Es existiert für jede Person in der OVERSO genau ein Datensatz. Wenn eine Person z.B. in mehreren Ensembles Mitglied ist oder verschiedene Funktionen auf verschiedenen Ebenen ausübt und Sie Änderungen vornehmen, werden diese Änderungen überall angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit, für einzelne Funktionen (z.B. für den Vorstand) eine besondere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu hinterlegen. Nutzen Sie dafür die entsprechenden Felder im Reiter --> Funktionen.
Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts). Anschließend können Sie die Bearbeitungsmaske mit Klick auf das Kreuz (oben links) schließen. 
 
Person aus Ihrer Organisation entfernen
Wenn eine Person Ihrer Organisation nicht länger zugeordnet sein soll, nutzen Sie den Reiter -> Funktionen und stellen Sie dort "diese Zuordnung ist beendet" ein und (falls eine Funktion mit Startdatum eingetragen ist) außerdem ein Enddatum für den entsprechenden Eintrag. Dies hat den Vorteil, dass die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird. In der Übersicht zu Ihrer Organisation wird die Person dann nicht weiter angezeigt. Die Person können Sie bei Bedarf - ohne weiteren Zustimmungsbedarf - wieder ihrer Organisation mit einer gültigen Funktion zuordnen.
Ist eine Person verstorben, können Sie im Profil einen Sterbetag eintragen. Die Person wird dann weiter unter Ihrer Organisation aufgelistet und mit einer schwarzen Banderole gekennzeichnet. 
 
Person löschen
Möchten Sie ein Personenprofil vollständig aus der OVERSO löschen, so stellen Sie im Bereich "Anmeldedaten" das Häkchen von "aktiv" auf "gelöscht" um. Sie finden diese Einstellung am Ende der Personen-Profilseite. Anschließend speichern Sie die Person unten rechts auf -> Daten nur speichern. Die Person ist nun mit einem Löschkennzeichen (Mülleimer-Symbol) versehen und wird nach 30 Tagen komplett vom System entfernt.
Hinweis: Sie können nur Personen löschen, die keiner weiteren Organisation (z.B. einem anderen Verein oder einer höheren Verwaltungsebene) zugeordnet sind. In diesem Fall folgen Sie der Beschreibung oben zum Entfernen von Personen aus Ihrer Organisation.
 
In diesem Video-Tutorial werden die Prozesse zum "Thema Mitglieder/Personen anlegen und verwalten" veranschaulicht:
 
 

Tags (Stichworte) verwalten und vergeben
Mit Tags können Sie arbeiten, wenn Sie bestimmte Stichworte einzelnen Organisationen oder Personen zuordnen möchten. Denkbar wäre zum Beispiel, dass Sie alle an einem Chorfestival teilnehmenden Ensembles so markieren oder alle Personen, die an einer Veranstaltung teilgenommen haben. Wiederum können Sie anschließend im Bereich -> Berichte und mehr eine Liste der Organisationen/Personen mit dem jeweiligen Tag exportieren sowie Tags an eine Gruppe von Personen oder Organisationen vergeben.
 
Tags verwalten
Um die Tags (Stichworte) zu verwalten, klicken Vereinsadministrator:innen und KV-Administrator:innen unter "Meine Organisationen"  -> Daten ganz rechts auf den Reiter -> Tags/Abos.
Mitgliedsverbände finden die Einstellungen unter -> Einstellungen und dann in der dritten Menüzeile rechts unter -> Tags/Abo-Produkte.
Um ein neues Tag anzulegen, geben Sie dem Tag einen Namen. Beschreibung und Ablaufdatum (begrenzte Gültigkeit des Tags) sind optional. Anschließend können Sie entscheiden, für wen das Tag sichtbar - und damit auch editierbar - ist. (MV-Admins können die Sichtbarkeit für KV-Admins, V-Admins und E-Admins einstellen; V-Admins nur für E-Admins). Außerdem kann definiert werden, an wen das Tag vergeben werden darf, beispielsweise nur für aktive Personen oder bestimmte Organisationsformen, zum Beispiel nur an Ensembles. Nachdem die Maske ausgefüllt wurde, speichern Sie oben rechts auf dem Diskettensymbol.
Hinweis: Sie speichern damit nur die Einstellungen. Das Tag wird damit nicht automatisch an die angekreuzten Organisationen/Personen vergeben. Dazu fahren Sie wie unten beschrieben fort.
Tags vergeben
Anschließend steht dieses Stichwort zur Zuordnung zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, es entweder einzelnen Personen/Organisationen zuzuordnen oder gleichzeitig an mehrere Personen/Organisationen zu vergeben.
Um eine einzelne Person mit dem Tag zu versehen, klicken Sie in das Personenprofil und wählen Sie das Tag im unteren Bereich aus. Hier stehen auch Tags zur Verfügung, die auf anderen Ebenen (z.B. durch den Mitgliedsverband) angelegt wurden. Einer Person können mehrere Tags zugeordnet sein.
Über das Häkchen können Tags aktiviert und wieder entfernt werden.
Tags, die ein Ablaufdatum haben, verschwinden von alleine wieder.
Die Zuordnung zu einer Organisation (z.B. zu einem Ensemble oder Verein) ist immer in der Datenmaske zu finden.
Hinweis: Sobald das Ablaufdatum eingetreten ist, werden Tags automatisch über Nacht gelöscht. Auch bei Eingabe eines in der Vergangenheit liegenden Ablaufdatums erfolgt die automatische Löschung in der darauffolgenden Nacht.
Um Tags gleichzeitig mehreren Organisationen/Personen zuzuordnen, wechseln Sie bitte im linken Seitenmenü auf den Punkt --> Berichte & mehr. Entscheiden Sie sich zunächst mit Klick auf "Organisationen" oder "Personen" für eine der zwei Möglichkeiten. Anschließend stellen Sie oben im Filter ein, wem Sie dieses Tag zuweisen wollen (im Beispiel allen aktiven gemischten Chören). Wir empfehlen, dann zunächst eine Liste zu exportieren, um zu kontrollieren, dass der Filter korrekt gesetzt ist. Anschließend wählen Sie das zu vergebende Tag aus und klicken Sie auf "Tags vergeben" (bzw. "Tags löschen" für den umgekehrten Prozess).
 
Listen der zugeordneten Personen/Organisationen abrufen bzw. exportieren
Daneben lassen sich umgekehrt natürlich auch Listen von Personen/Organisationen erstellen, denen ein bestimmtes Tag (Stichwort) zugeordnet ist. Dazu nutzen Sie die Filterfunktion und folgen Sie der Anleitung wie im Kapitel "Berichte/Listenexport" beschrieben.
Wenn Sie nur einen Überblick bekommen möchten, ohne gleich eine Liste zu exportieren, können Sie auch das Suchfenster im Bereich "Organisationen" bzw. "Personen" nutzen, um sich eine Liste der Organisationen (z.B. Ensembles/Vereine) oder Personen mit diesem Stichwort anzeigen zu lassen. Geben Sie dafür das vollständige und korrekt geschrieben Tag mit der Raute (Hashtag) davor in das Suchfeld ein. 
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils die angezeigte Liste durchsuchen, d.h. wenn sie z.B. alle Ensembles eines Kreisverbands durchsuchen wollen, navigieren Sie zunächst auf diese Ebene. Es wird nicht nach untergeordneten Organisationen durchsucht - auf einer Liste mit Vereinen finden Sie nicht automatisch die Ensembles mit diesem Tag.
 

Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für MV und KV
Zuletzt aktualisiert: 6. Januar 2026
Hinweis: Seit Oktober 2025 (Version 5.18) gibt es für MV-Admins zahlreiche Neuerungen bei der Mitgliederzählung (MGZ). Diese werden am Ende dieser Seite gebündelt beschrieben (Link: "Neuerungen seit Oktober 2025")
Grundsätzliche Einstellungen zur Jahresbestandserfassung
Die Jahresbestandserfassung kann entweder auf den tatsächlich in OVERSO in den Vereinen bzw. Ensembles angelegten Personen basierend erfolgen (die Personen müssen dann entsprechend vollständig eingepflegt sein) oder manuell über die von den Admins der Mitgliedsverbände eingepflegten Tabellen erfolgen.
Diese grundsätzliche Entscheidung wird von Ihrem Mitgliedsverband getroffen und unter dem Reiter -> Daten -> Einstellungen -> Nachrichten eingestellt. Wird dort die manuelle Mitgliederzählung ausgewählt, spielen die möglicherweise angelegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich über die Tabellen.
Im Reiter  ->Einstellungen  ->Rechnungslayout können optional bis zu sechs verbandsinterne Altersklassen definiert werden, nach denen die Daten Ihrer Mitglieder gesondert erfasst und ausgewiesen werden können. Wenn Sie diese Tabelle hier leer lassen, wird sie den Vereinen bei der manuellen Mitgliederzählung weder zum Ausfüllen angezeigt noch automatisch befüllt.
Prozessübersicht der Daten-Einpflegemöglichkeiten
Hinweis: Es besteht immer die Möglichkeit, dass der MV in die Datenerfassung unterstützend eingreift und beispielsweise die Personendaten selbst in OVERSO pflegt, während der Verein die Vereinsbögen analog bearbeitet. Darüber, welche Möglichkeiten die Vereine haben, entscheidet der jeweilige Mitgliedsverband.
Stichtag bestimmen
Mitgliedsverbände legen unter dem Reiter ->Daten ->Mitgliederzahlen ihren Stichtag für die Jahresbestandserfassung fest. Dieser Stichtag beschriebt das Ende des Meldezeitraums, bis zu welchem die Vereine ihre Mitgliederzahlen melden können. Der Meldezeitraum beträgt 6 Wochen und wird auf Basis des Stichtags automatisch von OVERSO berechnet. Der Melde-Button für die Vereine wird 6 Wochen vor dem Stichtag automatisch eingeblendet.
Stichtag an die Vereine kommunizieren
Wenn Sie als MV-Admin einen Stichtag erstellen, hat das zur Folge, dass die Vereins-Administrator:innen Ihres Mitgliedverbands per E-Mail 6 Wochen vor dem Stichtag, 3 Wochen vor dem Stichtag und am Stichtag selbst noch einmal von OVERSO dazu aufgerufen und erinnert werden, die Daten ihrer Vereinsmitglieder bis zum Stichtag zu aktualisieren und zu melden. Dazu sendet OVERSO die Benachrichtigung bzw. Erinnerung automatisch per Mail an die als Benutzername hinterlegte E-Mail-Adresse der verifizierten Vereins-Administrator:innen. Vereine, die nicht per Mail erreicht werden können, können vom Mitgliedsverband postalisch mithilfe der sog. Vereinsbögen, die aus OVERSO heruntergeladen werden können, erreicht werden. Hierfür wird mit der Erstellung des Stichtags für diese Vereine ein Vordruck generiert, der mit Klick auf ->Vereinsbögen zum Postversand: Drucken aufgerufen und ausgedruckt werden kann. Die Erinnerung an den Stichtag muss in diesem Fall natürlich auch postalisch erfolgen.
Hinweis: Damit Vereinsbögen zum Ausdrucken für einen Verein generiert werden können, muss im Vereinsprofil der entsprechenden Vereine jeweils unter "Personendaten werden gepflegt durch" der Haken bei "Kreisverband/Mitgliedsverband" gesetzt sein.
Ansicht vor dem Erstellen eines Stichtags:
Ansicht nach dem Erstellen eines Stichtags, wenn dieser 6 Wochen oder weniger entfernt liegt, bzw. bei Auswahl einer laufenden Mitgliederzählung (vorhandener Stichtag ohne Haken):
Sichtbarkeit des Melde-Buttons:
Beim Erstellen des Stichtags können Sie seit Oktober 2025 wählen, ob der Melde-Button automatisch 6 Wochen vor dem Stichtag eingeschaltet und mit Ablauf des Stichtags deaktiviert werden soll (so wie es auch in der Vergangenheit war) - die Sichtbarkeit des Melde-Buttons wird in dann mit "automatisch ein/aus" dargestellt:
Sie können beim Erstellen des Stichtags aber auch festlegen, dass der Melde-Button mit Ablauf des Stichtags nicht automatisch deaktiviert werden soll, dann müssen Sie als MV-Admin nach Ablauf des Stichtags (zu einem Ihnen überlassenen Zeitpunkt) die Sichtbarkeit des Melde-Buttons selbst ausschalten:
Sollte der Melde-Button (egal ob manuell oder automatisch) ausgeschaltet worden sein, können Sie ihn nun auch wieder einschalten (solange die MGZ noch nicht endgültig beendet wurde). Während des Eingeschaltet-seins des Melde-Buttons erhalten alle V-Admins, für deren Verein noch nicht gemeldet wurde, bei jedem Login einen pinken Warn-Hinweis mit der Botschaft, dass für ihren Verein noch keine Mitgliederzahlen gemeldet wurden. 
Generelle Hinweise:
Seit Oktober 2025 werden die Mitgliederzahlen (Daten) zu zwei Zeitpunkten betrachtet / festgehalten. Damit kann nachvollzogen werden, welche Veränderungen es im Laufe der Mitgliederzählungen gegeben hat. Die Daten werden festgehalten:
1.) Zu Beginn des Meldezeitraums, also 6 Wochen vor Stichtag (initialer Stand) und 
2.) Zum Meldezeitpunkt (gemeldeter Stand) - dieser muss nicht zwingend mit dem Live-Stand (von jetzt gerade) übereinstimmen. Es könnten zum Meldezeitpunkt Zahlen gemeldet und danach verändert worden sein.
Zu Beginn des Meldezeitraums (6 Wochen vor Stichtag) werden die Daten aller (aktiven, inaktiven, ruhenden und ruhend+) Vereine als initialer Stand festgehalten (in der Excel-Tabelle steht über den Daten die Überschrift "[1] Daten zu Beginn des Meldezeitraums").
(Sollte ein Stichtag erstellt werden, der weniger als 6 Wochen entfernt liegt, so werden die Initial-Daten zum Zeitpunkt des Stichtag-Erstellens festgehalten.)
Sobald ein Verein seine Zahlen dann über den Melde-Button meldet, werden die Daten zu diesem Meldezeitpunkt festgehalten 
(in der Excel-Tabelle steht über den Daten die Überschrift "[2] Daten bei Meldung"). Sollte der Verein mehrfach melden, werden die bisher gemeldeten Daten durch die zuletzt gemeldeten Daten überschrieben.
Bei Vereinen mit der Einstellung Mitgliederzählung "automatisch" aktualisieren sich die Mitgliederzahlen in den Tabellen automatisch beim Öffnen des Reiters "Mitgliederzahlen" (seit Januar 2025).
Bei Vereinen mit der Einstellung Mitgliederzählung "manuell" ist nach dem Eintragen der Zahlen in die Tabellen und dem Melden ein Speichern mehr nötig, da das Klicken auf den Melde-Button die Zahlen bereits speichert (allerdings nur die Zahlen und keine anderen Änderungen am Verein).
Automatisierte Mitgliederzählung
Wenn sich Ihr Mitgliedsverband für die automatisierte Mitgliederzählung entschieden hat, werden Personen, die folgende Kriterien erfüllen, als beitragspflichtig gezählt:
Die Person ist als aktives Mitglied einem Ensemble eines Vereins zugeordnet (das gilt auch für die Rollen E-Administrator:in und E-Leser:in).
Für die Person ist kein Haken gesetzt bei der Option "ist extern". In anderen Worten: es wird niemand gezählt, der als extern gekennzeichnet ist.
Die Person hat im Ensemble mindestens eine Funktion (z.B. Sänger:in) mit nicht beendetem Zeitraum inne (Ausnahme ist die Funktion "Fördermitglied").
Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen:
Manuelle Mitgliederzählung auf Vereinsebene
Bei der manuellen Mitgliederzählung füllen die Vereins-Administrator:innen die Tabelle(n) zu ihren Mitgliederzahlen eigenständig aus.
Wenn sich ein Mitgliedsverband zwar grundsätzlich für die automatisierte Mitgliederzählung entschieden hat (siehe Bild unten), einzelne Vereine dieses Verbands ihre Daten jedoch nicht (ausreichend) eingepflegt haben, besteht hier die Möglichkeit, die Mitgliederzählung auf "manuell" umzustellen.
Der MV-Admin kann dazu auf Vereinsebene unter dem Reiter "Daten" / "Mitgliederzahlen" bei "Mitgliederzählung festlegen:" von "automatisch" auf "manuell" umstellen:
Nach dem Speichern kann die MGZ-Tabelle dann durch Vereins-Administrator:innen manuell befüllt werden. (Auch für die Zählung von Fördermitgliedern kann hier pro Verein zwischen automatisch und manuell ausgewählt werden.)
Bearbeitung der gemeldeten Daten durch den Mitgliedsverband
Unter dem Reiter Daten / Mitgliederzahlen / kann ein vorhandener Stichtag ausgewählt werden. Mit dem standardmäßigen Filter "initialer Stand" wird dem MV-Admin nun mit grünem Haken angezeigt, welche Vereine ihre Daten für diesen Stichtag schon gemeldet haben bzw. für welche Vereine die Daten schon manuell vom MV-Admin eingepflegt und "gemeldet" wurden. Noch nicht gemeldete Vereine werden mit pinkfarbenem Kreuz dargestellt. 
Achtung: Die in der OVERSO-Oberfläche in den Vereins-Tabellen angezeigten Zahlen sind abhängig vom darüber eingestellten Filter. Für gemeldete Vereine werden bei "initialer Stand" die Zahlen bei MGZ-Beginn dargestellt und bei "gemeldeter Stand" die Zahlen, die (zuletzt) gemeldet wurden. Beispiel für "initialer Stand" eines Vereins, der bereits gemeldet hat:
 
Es können nach Bedarf weitere Filter gesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass beim Exportieren der Excel-Datei jeweils die ausgewählten Filter angewendet werden. 
Wenn Sie während einer laufenden MGZ eine vollständige Excel-Datei aller Vereine exportieren möchten, wählen Sie bitte "initialer Stand" und keine weiteren Filter aus, da bei "gemeldeter Stand" nur Daten für gemeldete oder während der MGZ gelöschte Vereine exportiert werden. (Nach dem endgültigen Beenden der MGZ wird unabhängig von initialer Stand und gemeldeter Stand dieselbe vollständige Excel-Datei exportiert.)
Solange die Mitgliederzählung des Stichtags noch nicht endgültig abgeschlossen ist (auch nach Ablauf des Stichtags noch), können vom MV-Admin noch solange Änderungen in den Tabellen der Vereine vorgenommen und "gemeldet" werden (per Melde-Button auf dem jeweiligen Vereins-MGZ-Reiter) bis die MGZ vom MV-Admin per "Abschließen"-Button endgültig beendet wird. Auch bei Vereinen mit grünem Haken (für die also schon gemeldet wurde) können MV-Admins die MGZ-Tabellen bei Bedarf noch bearbeiten, solange die MGZ noch nicht endgültig abgeschlossen ist. 
Der rote Pfeil rechts neben dem Vereinsnamen ist ein Link zu dem jeweiligen Verein (um dort schneller Daten eintragen zu können).
Eine manuelle Veränderung in den Tabellen des Vereins durch den MV-Admin wird erst gespeichert und gemeldet, wenn der rote Melde-Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" betätigt wurde. 
Anschließend wird neben dem Stichtag-Datum dann auch der Meldungsstand angezeigt:
Grundsätzliches zur Beendigung der MGZ:
Die Beendigung der MGZ hat zwei Schritte:
1. Schritt: 
Beenden der Meldephase: Der Melde-Button wird automatisch mit Ablauf des Stichtags oder manuell vom MV deaktiviert (Auswahlmöglichkeit durch den MV bei Stichtag-Erstellung; Voreinstellung ist das automatische Deaktivieren). Mit Deaktivierung des Melde-Buttons wird die Meldephase der Vereine beendet. Nach diesem Schritt kann kein Verein mehr melden, aber der MV kann noch Änderungen vornehmen, diese werden in die Abgabeliste übernommen. Der Begriff „Stichtag“ meint das Datum, bis zu welchem die Vereine melden können/sollen.
2. Schritt: 
Endgültiges Beenden der MGZ erfolgt manuell durch den MV ("Abschließen"-Button). Nach diesem Schritt kann auch der MV nichts mehr an den Daten ändern und die Zahlen sind "eingefroren".
Endgültiges Beenden der MGZ:
Nachdem die Meldephase für die Vereine abgelaufen/beendet ist und nachdem der MV-Admin seine Bearbeitungen vorgenommen hat, kann und muss der MV-Admin die MGZ mit Klick auf "Abschließen" (Button muss zuerst entsperrt werden) endgültig beenden und somit die Mitgliederzahlen für eine weitere Bearbeitung sperren. Änderungen sind danach nicht mehr möglich.
Ansicht nach dem endgültigen Beenden der MGZ (gemeldeter Stand):
Mit gelbem Haken werden nach endgültigem Beenden der MGZ diejenigen Vereine dargestellt, die nicht gemeldet haben und deren gemeldeter Stand daher automatisch mit dem initialen Stand befüllt wurden (Melde-Status: automatisch). 
Grüne Haken zeigen Vereine an, für die die Zahlen vom Verein oder vom MV-Admin gemeldet wurden (Melde-Status: bestätigt).
Welche Daten werden in den unterschiedlichen Statistiken (Tabellen) erfasst?
DCV-Abrechnungsdaten: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, die als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:nnen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme: Funktion "Fördermitglied"). 
DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.
Mitgliedsverband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).
Neuerungen seit Oktober 2025 (Version 5.18), gebündelt
Neue Eigenschaften seit Version 5.18 bei der Mitgliederzählung (MGZ):
Beim Erstellen des Stichtags kann eingestellt werden, ob der Melde-Button nach Ablauf des Stichtag-Datums automatisch deaktiviert wird oder eingeschaltet bleibt (bis er manuell ausgeschaltet wird).
Unabhängig von der Melde-Button-Einstellung beim Erstellen des Stichtags kann der Melde-Button nach Ablauf des Stichtags manuell wieder ein- und ausgeschaltet werden.
In der Excel-Tabelle werden nun viel mehr Daten als früher ausgegeben:
zusätzlich zu den „Daten bei Meldung“ (gemeldeter Stand) werden nun auch die „Daten zu Beginn des Meldezeitraums“ ausgewiesen (initialer Stand)
auch Daten wie der Vereinsname, die Vereinsadresse, die V-Admin-Benutzernamen, der Vereinsstatus u.a. werden zu diesen beiden Zeitpunkten festgehalten
Neben den Mitgliederzahlen selbst werden zudem u.a. folgende Daten angegeben:
Summe der Ensembles pro Verein (summiert werden aktive, inaktive, ruhende und ruhend+ Ensembles)
jeweilige Anzahl der aktiven, inaktiven, ruhenden und ruhend+ Ensembles pro Verein
Anzahl der förderbaren Ensembles pro Verein
ob der Verein eine Förderung erhält
Melde-Typ: digital (über OVERSO) oder schriftlich (per Vereinsbogen)
Personenerfassung: automatisch (Tabellen gesperrt, schraffiert dargestellt, Zahlen errechnen sich aus angelegten Personen in den Ensembles des Vereins) oder manuell (Tabellen sind offen und werden mit Zahlen befüllt)
Zu beachten:
Ein neuer Stichtag kann nur angelegt werden, wenn der bisher offene Stichtag vom MV-Admin manuell endgültig beendet oder gelöscht wurde.
Ein Herunterladen/Drucken der Vereinsbögen zum postalischen Versand – an diejenigen Vereine, bei denen die Personendatenpflege auf MV/KV eingestellt ist – ist nur möglich, solange die MGZ noch nicht endgültig beendet wurde.
Über „Exportieren“ wird jeweils eine Excel-Datei heruntergeladen, die abhängig ist von den Filtern, die im Such- und Filterfeld darunter ausgewählt wurden. Wenn Sie eine Excel-Datei mit allen möglichen Daten herunterladen möchten, setzen Sie bitte keinen der Filter und wählen „initialer Stand“ aus.
Wird der Vereinsstatus eines Vereins während einer laufenden MGZ auf „gelöscht“ gesetzt und gespeichert, so wird der Verein sofort als „automatisch“ nachgetragen angezeigt, mit dem neuen Vereinsstatus „gelöscht“. Sollte der Verein anschließend wieder auf aktiv, inaktiv, ruhend oder ruhend plus gesetzt werden und seine MGZ-Zahlen melden, so überschreibt diese Meldung die vorherige automatische gelöscht-Eintragung.
Wenn die MV-Statistik-Tabelle vom MV nicht mit den verbandsinternen Altersklassen definiert wurde (zu finden unter: Daten / Einstellungen / Rechnungslayout), so wird diese Tabelle den Vereinen bei der MGZ gar nicht angezeigt und in der Excel-Liste auch nicht dargestellt.
Bei Mitgliederzählungen (Stichtagen) aus der Vergangenheit sind die Spalten der Initialdaten grundsätzlich leer, da bei älteren MGZ (vor dem 22.10.2025) keine Initialwerte erfasst wurden, sondern nur die gemeldeten Werte.
Hinweise zu bestimmten Begriffen:
Melde-Status „automatisch“:
Die Daten wurden nicht von einer Person (V-Admin oder MV-Admin) gemeldet, sondern vom System automatisch in die Excel-Tabelle geschrieben. Dies geschieht beim endgültigen Beenden einer MGZ für alle Vereine, die bis dahin noch den Melde-Status „offen“ hatten.
In diesen Fällen bleiben die Felder „bestätigt durch MglNr.“, „bestätigt durch Name“ und „bestätigt durch E-Mail“ leer.
Das automatische Schreiben in die Excel-Tabelle geschieht auch, wenn ein Verein seinen Status auf „gelöscht“ setzt und speichert (hierbei ist keine Meldung erforderlich).
In den Feldern „bestätigt durch MglNr.“, „bestätigt durch Name“ und „bestätigt durch E-Mail“ kann in diesem Fall nachvollzogen werden, wer den Vereinsstatus auf „gelöscht“ gesetzt hat.

Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für Vereine
Zuletzt aktualisiert: 17.03.2026
Die grundsätzliche Entscheidung, ob die Jahresbestandserfassung automatisiert auf den tatsächlich in OVERSO angelegten Personen in den Vereinen basieren (die dann entsprechend eingepflegt sein müssen) oder manuell eingetragen werden soll, wird von dem jeweiligen Mitgliedsverband (MV) getroffen. Wird vom MV die manuelle Variante ausgewählt, spielen die eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich manuell über die auszufüllenden Mitgliederzahlen-Tabellen.
Benachrichtigung über Stichtag
Wird von Ihrem Mitgliedsverband ein Datum für das Ende des Meldezeitraums festgelegt (der sog. "Stichtag"), hat das zur Folge, dass Sie als verifizierte:r Vereins-Administrator:in 6 Wochen vor dem Stichtag, 3 Wochen vor dem Stichtag und am Stichtag selbst noch einmal per E-Mail von OVERSO dazu aufgefordert werden, die Daten Ihrer Vereinsmitglieder bis zum Stichtag zu aktualisieren und über den Melde-Button in OVERSO zu bestätigen. 
Je nachdem, wie bzw. in welchem Umfang Sie als Vereins-Administrator:in OVERSO nutzen, laufen die Prozesse der Mitgliederzählung unterschiedlich ab. Die beiden Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben:
OPTION 1:
Mitgliedsverband nutzt die automatisierte Datenerfassung. 
Verein pflegt personenbezogene Daten in OVERSO (d.h. Tabellen werden schraffiert dargestellt)
Für die automatisierte Bestandserfassung überprüfen Sie als Vereins-Admin, ob alle Personendaten aktuell im System hinterlegt sind und gehen dann auf den Reiter Daten / Mitgliederzahlen. Dort sehen Sie die automatisch errechneten Zahlen der aktiven Mitglieder Ihres Vereins, die in OVERSO angelegt sind. Diese Zahlen können Sie in den Tabellen nicht bearbeiten (grau schraffiert). 
Um die Zahlen an Ihren Mitgliedsverband zu melden, klicken Sie bitte auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" und damit ist der Vorgang für den Verein abgeschlossen.
Sollten sich nach Bestätigung Ihrer Zahlen noch Änderungen ergeben (z.B. Sie haben noch Sänger:innen in einem Ensemble hinzugefügt oder entfernt; oder bei den Fördermitgliedern hat sich etwas verändert), so können Sie noch bis zum angezeigten Stichtag Ihre Zahlen neu melden, indem Sie erneut auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" klicken.
Hinweis: Der Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" erscheint erst, wenn der Mitgliedsverband (MV) einen Stichtag definiert hat und dieser weniger als 6 Wochen entfernt ist. Vorher ist er für den Verein nicht sichtbar.
Tipp: Personen, die in der Bestandserfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen. (Siehe Bild unten)
OPTION 2:
Mitgliedsverband nutzt die manuelle Datenerfassung. 
Verein pflegt keine beitragsrelevanten Personenprofile (d.h. Tabellen werden nicht schraffiert dargestellt)
Die Tabellen zum Eintragen der Mitgliederzahlen finden Sie als V-Admin über "Meine Organisation" (ganz oben rechts), dann Ihren entsprechenden Verein auswählen, dann oben auf den Reiter "Daten" klicken,  dann darüber auf den Reiter "Mitgliederzahlen" klicken.
Der Vereins-Admin hat hier die Möglichkeit, seine Daten manuell in die drei Tabellen einzugeben. Die oberste Tabelle "DCV-Abrechnungsdaten" ist zwingend auszufüllen. Alle anderen Felder (Fördermitglieder) und Tabellen (Statistiken) sind freiwillig auszufüllen. Falls die Tabellen nicht weiß, sondern noch mit grauen Streifen schraffiert dargestellt sind und der Admin diese nicht bearbeiten kann, muss er seinen Mitgliedsverband bitten, die Tabellen für die manuelle Bearbeitung freizuschalten. Sobald dies geschehen ist, können die Daten händisch eingetragen und gespeichert werden.
Um die Zahlen an Ihren Verband zu melden, klicken Sie bitte nach Eingabe und Überprüfung der Zahlen auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" und damit ist der Vorgang für den Verein abgeschlossen.
Sollten sich nach Bestätigung Ihrer Zahlen noch Änderungen ergeben (z.B. Sie haben noch Sänger:innen in einem Ensemble hinzugefügt oder entfernt; oder bei den Fördermitgliedern hat sich etwas verändert), so können Sie noch bis zum angezeigten Stichtag Ihre Zahlen neu melden, indem Sie erneut auf den roten Button "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" klicken.
Wichtig: Bitte klicken Sie zur Bestätigung der Daten für den aktuellen Stichtag unbedingt auf "HIER! Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen". Geschieht dies nicht und wurden die eingetragenen Zahlen nur über das Diskettensymbol gespeichert, so wurden Ihre Zahlen nicht an den Mitgliedsverband gemeldet und Sie erhalten weiterhin die automatischen Erinnerungen per E-Mail bis zum Stichtag.
Allgemein gilt:
Für die einzelnen Statistiken muss Folgendes beachtet werden:
DCV-Abrechnungsdaten: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, die als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch E-Administrator:innen und E-Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und der Benutzerstatus der Person aktiv ist und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme: Funktion "Fördermitglied").
DCV-Statistik: Es werden alle Personen einmal gezählt, aufgeschlüsselt nach Alterskategorien und Geschlecht, dient nicht der Abrechnung, Zahlen werden nur für statistische Auswertung erhoben. Es werden nur die aktiven Mitglieder (ohne Fördermitglieder) eingetragen.
Mitgliedsverband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene).
Weitere Details zu dem Thema Bestandsdatenerfassung finden Sie auch in diesem Video-Tutorial für Vereine:

Chorlandkarte
Der Deutsche Chorverband stellt eine bundesweite Chorlandkarte zur Verfügung, die unter www.deutscher-chorverband.de/chorlandkarte aufgerufen werden kann und kontinuierlich weiter wächst. So soll sichtbar gemacht werden, wie groß und vielfältig die Chorlandschaft ist – zugleich können sich Chorsuchende und Interessierte mit den Ensembles in ihrer Nähe vernetzen.
Wer als Vereins- oder Ensemble-Administrator:in die OVERSO nutzt und auf der bundesweiten Chorlandkarte erscheinen möchte, kann wie folgt vorgehen:
Zunächst muss sich der Admin mit seinen/ihren Zugangsdaten einloggen und auf die Ensembleebene navigieren. Wer sich auf Vereinsebene im Reiter ->Daten befindet, navigiert dafür zum Reiter E (für Ensembles) links daneben und bekommt nun die Ensembles dieses Vereins angezeigt. Mit Klick auf ein Ensemble wird die Ensembleebene erreicht. (Falls der Verein noch kein Ensemble hat, muss eins angelegt werden.)
Auf Ensembleebene muss auf den Reiter -> Daten navigiert werden. In der Eingabemaske kann bis zur Überschrift „Chorlandkarte“ gescrollt werden.
Im Auswahlfeld für „Ensemble soll auf DCV-Chorlandkarte erscheinen“ kann eine Adresse für die Lokalisierung gewählt werden. Die Möglichkeit eine Probenadresse auszuwählen gibt es nur, wenn unter dem Reiter „Proben“ über das + eine Probe angelegt wurde und dort alle nötigen Adressfelder befüllt sind. Ansonsten kann auch die Ensembleadresse gewählt werden bzw. die Vereinsadresse, wenn unter „Postanschrift“ im Reiter „Daten“ das Häkchen bei „Adresse wie Verein“ gesetzt wurde.
Für die Geolokalisierung auf der Karte werden die Postleitzahl, Straßenname, Hausnummer und der Ort benötigt. Den Nutzer:innen der Karte werden von den Adressdaten allerdings nur Postleitzahl und Ort angezeigt.
Die Adressauswahl für die Chorlandkarte kann nur gespeichert werden, wenn die Adressdaten vollständig sind und wenn im Reiter -> Daten unter der Überschrift „Ausrichtung des Ensembles“ eine allgemeine Art des Ensembles definiert wurde. Außerdem empfiehlt es sich, unter den aufgeführten Stilen/Genres eine Auswahl zu treffen, da auf der Karte danach gefiltert werden kann.
Es sollte zusätzlich unbedingt unter „Erreichbarkeit“ eine Website angegeben werden (darauf achten, dass das https:// bzw. http:// mit eingegeben wurde). Denn nur über die Website können Interessierte mit Ihrem Ensemble in Kontakt treten.
Hinweis: Wir empfehlen für die Chorlandkarte eine Probenadresse zu hinterlegen, da Ensemble- bzw. Vereinsadressen häufig Privatadressen von Vorständen, Chorleiter:innen etc. sind, die für die Lokalisierung des Chores auf der Karte nicht unbedingt zielführend sind.
Falls Sie mehrere Ensembles (eines Vereins oder mehrerer Vereine) verwalten, die auf der Chorlandkarte erscheinen sollen, müssen die oben genannten Schritte für jedes Ensemble durchgeführt werden.
Hinweis: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre Änderungen auf der Chorlandkarte angezeigt werden.
 
Probenlandkarte zur Woche der offenen Chöre
Vom 22. bis zum 28. September 2025 gibt es wieder die Möglichkeit, mit dem eigenen Ensemble an der Woche der offenen Chöre teilzunehmen und die reguläre Chorprobe in dieser Woche für Interessierte zu öffnen. Damit Chöre und Singinteressierte einander finden, wird es wieder eine extra dafür eingerichtete Probenlandkarte geben, auf die sich Ensemble über OVERSO eintragen können. Welche Schritte dafür nötig sind, wird dann hier erklärt. Wann es soweit ist, gibt der Deutsche Chorverband über seine Kanäle bekannt.
 
Zur Veranschaulichung dient auch das folgende Tutorial: