Erste Orientierung

Einblick in die grundsätzliche Struktur, in Basisfunktionen und in Neuerungen.

Funktionsumfang

Zuletzt aktualisiert: 27.11.2025

Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nachdem, ob Sie OVERSO als Ensemble/Verein, Kreisverband oder Mitgliedsverband nutzen. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen:

 

Dies alles ist mit einem modernen und sicheren Programmiercode realisiert, der Schnittstellen für weitere Dienste bereithält. So sind Erweiterungen für die Zukunft wie z.B. eine Ticketing-Schnittstelle, Schnittstellen zu Verbands-Websites uvm. technisch möglich.

Hinweis: OVERSO wird kontinuierlich im Austausch mit den DCV-Mitgliedsverbänden und entsprechend der Erfordernisse des Vereins-/Verbandsalltags weiterentwickelt. Eine Übersicht zu den Neuerungen der jeweiligen Versionsupdates finden Sie an dieser Stelle.

Startseite (Dashboard)

Zuletzt aktualisiert: 27.11.2025

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Das Menü ist auf jeder Seite am linken Rand zu sehen. Sie können darüber…

 

Mittelteil:

Hier finden Sie wichtige Mitteilungen, insbesondere zu erfolgten Updates --> Nachrichten
Über die oben angezeigten Bereiche gelangen Sie direkt zu --> Mein Profil , zum --> Impressum, zu den
--> Datenschutz-Hinweisen oder können den --> Support kontaktieren.

 

Ganz oben rechts:

Wenn Sie als Administrator:in eingeloggt sind, gelangen Sie über --> Meine Organisationen (oben rechts) direkt zur Verwaltung/ Bearbeitung Ihres Verbands/ Vereins/ Ensembles. Wenn Sie Administratorenrechte für mehrere verschiedene Vereine/ Ensembles haben, können Sie auswählen, in welchen Bearbeitungsbereich Sie gelangen möchten.

Der Link zu --> Meine Organisationen ist auf jeder Seite zu finden. So gelangen Sie von überall in OVERSO immer schnell dorthin zurück.

Weitere Infos hierzu finden Sie in diesem Video-Tutorial

Grundsätzliche Struktur und Navigation

Egal, ob Sie als Administrator:in eines Verbands/Kreisverbands/Vereins/Ensembles eingeloggt sind, ähnelt sich die grundsätzliche Struktur. Dies gilt für die Navigation in den öffentlich sichtbaren Daten (--> Organisationen) sowie für die Navigation im persönlichen Bearbeitungsbereich (--> Meine Organisationen).

 

Navigation in öffentlich sichtbaren Daten (--> Organisationen)

Auf den einzelnen Tabs können Sie umschalten zwischen --> Mitgliedsverbände, --> Kreisverbände, --> Vereine, --> Ensembles

Wo Sie sich gerade befinden, sehen Sie oben unterhalb des Suchfensters (dunkelblauer Hintergrund).

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Es werden immer die Verbände/Vereine/Ensembles entsprechend der Auswahl auf der höheren Ebene angezeigt.

Beispiel: Wenn Sie bei den Mitgliedsverbänden den Fränkischen Sängerbund anklicken, gelangen Sie direkt zur Übersicht aller Kreisverbände des Fränkischen Sängerbunds. Dort können Sie einen Kreisverband auswählen und sehen dann alle Vereine dieses Kreisverbands und im nächsten Schritt dann alle Ensembles dieses Vereins. Wenn Sie alle Ensembles des Fränkischen Sängerbunds unabhängig vom Kreisverband sehen wollen, können Sie auch nach Klick auf --> Fränkischer Sängerbund direkt auf --> E (im Menü oben) klicken.

Hinweis: Wenn Sie keinen Mitgliedsverband auswählen und auf --> Vereine gehen, sehen Sie alle Vereine aller Mitgliedsverbände. 

Sobald Sie einen Verband/Verein/Ensemble angeklickt haben, können Sie zu dieser Organisation die entsprechend der individuellen Datenschutzeinstellungen sichtbaren --> Daten, --> Funktionen, --> Personen und --> Proben (nur bei Ensembles) anklicken.

Mit Klick auf --> KV, --> V, --> E und dem Pfeil nach links (im Menü oben) navigieren Sie zwischen den Ebenen:

--> KV: Alle Kreisverbände dieses Mitgliedsverbands bzw. zurück zur Übersicht der Kreisverbände
--> V: Alle Vereine dieses Mitgliedsverbands/Kreisverbands bzw. zurück zur Übersicht der Vereine
--> E: Alle Ensembles dieses Mitgliedsverbands/Kreisverbands/Vereins bzw. zurück zur Übersicht der Ensembles
Mit dem Button ganz links (Entweder ein Pfeil nach links oder MV/KV/V/E) kommen Sie immer zurück zur nächst höheren Ebene/Organisation.

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Sie sehen die Erklärungen der Buttons, wenn Sie den Mauszeiger einen kurzen Moment auf dem Symbol verharren lassen.

 

 

Ausgangspunkt der Navigation ist immer dort, wo Sie sich gerade befinden.

Beispiel: Wenn Sie einen Mitgliedsverband ausgewählt haben, gelangen Sie über --> V zu den Vereinen oder über --> E zu den Ensembles dieses Mitgliedsverbands. Mit dem Pfeil nach links gelangen Sie zurück zur Übersicht der Mitgliedsverbände (In der Detailansicht der Daten/Funktionen/Personen anstelle des Pfeils --> MV).

Beispiel: Wenn Sie einen Kreisverband ausgewählt haben, gelangen Sie über --> E zu den Ensembles dieses Kreisverbands und über den Pfeil nach links zurück zur Übersicht der Kreisverbände (In der Detailansicht der Daten/Funktionen/Personen anstelle des Pfeils --> KV).

 

Navigation im persönlichen Bearbeitungsbereich (-->Meine Organisationen)

Die grundsätzliche Navigation mittels der Buttons MV/KV/V/E/Pfeil nach links ist identisch mit der Navigation in den öffentlich sichtbaren Daten. Das gilt ebenso für Such-, Filter- und Sortieroptionen.

Sie finden im Menü oben darüber hinaus weitere Buttons:

Obere Zeile:

--> Verbandsdaten/Ensembledaten: Allgemeine Daten wie Adresse, Telefonnummer, Bankdaten etc. ändern
--> Mitgliederzahlen: Meldungen zu Mitgliederzahlen der Vereine verwalten bzw. Mitgliederzahlen erfassen
--> Rechnungswesen (bei Vereinen und Kreisverbänden): Einstellungen zum Rechnungswesen (Versand von Rechnungen)
--> Tags (bei Vereinen und Kreisverbänden): Individuelle Tags (Stichworte) verwalten
--> Einstellungen (nur bei Mitgliedsverbänden) mit dem Untermenü Benachrichtigungen/Datenschutz/SEPA Rechnungswesen/Tags: Basiseinstellungen zur Bestandsdatenerfassung, z.B. verbandsspezifische Altersklassen für Statistik definieren, Stichtage für Mitgliederzahlen festlegen, generelle Benachrichtigungen, Einstellungen Rechnungswesen, individuelle Tags (Stichworte) verwalten etc.
--> Art/Genre/Stil (nur bei Ensembles): Art/Genre/Stil bearbeiten
--> Werkzeug (nur bei einigen Seiten): Aktionen wie z.B. Ehrungen bearbeiten
--> Plus (nur bei einigen Seiten): Neue Organisationen oder neue Personen anlegen oder neuen Rechnungslauf beginnen
--> Diskette: speichern

 

Untere Zeile:

--> Daten: Zurück zur Übersichtsseite dieses Verbands/Vereins/Ensembles
--> Funktionen: Funktionsträger verwalten
--> Personen: Mitglieder verwalten, z.B. Sänger:innen anlegen
--> Ehrungen: Ehrungen beantragen bzw. bearbeiten
--> Rechnungen (nicht bei Ensembles): Rechnungen empfangen und erzeugen (für Vereine aktuell nur Eingangsrechnungen)
--> Proben (nur bei Ensembles): Probenzeiten bearbeiten
--> Abos: Chorzeit Empfänger:innen verwalten

 

Ansicht für Vereine und Kreisverbände:

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Ansicht für Ensembles:

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Ansicht für Mitgliedsverbände:

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Rollen und Rechte

Für die Bearbeitung der Organisations- und Personendaten gibt es Administrator:innen-Berechtigungen auf verschiedenen Ebenen, die sogenannten Rollen. Es gibt 

Diese Administrator:innen können jeweils die Daten ihrer Organisation sowie der in der Hierarchie darunter liegenden Organisationen bearbeiten. Dies stellt sicher, dass ein:e Administrator:in auf höherer Ebene bei Problemen immer schnell helfen kann. Die Bearbeitung von Personendaten ist nur im Rahmen des generellen Datenschutzes sowie der individuellen Datenschutzeinstellungen dieser Person oder des Mitgliedsverbands möglich. 

Beispiel: Ein:e Administrator:in eines Kreisverbandes kann die Daten seines/ihres Kreisverbands sowie der zugehörigen Vereine und Ensembles bearbeiten. Umgekehrt kann ein:e Administrator:in eines Ensembles natürlich nicht die Daten der darüber liegenden Ebenen wie Verein oder Kreisverband bearbeiten. 

Ein:e Administrator:in kann auf seiner/ihrer Ebene (oder darunter) weitere Administrator:innen ernennen. Es ist möglich, dass dieselbe Person Administrator:in für z.B. einen Kreisverband, aber auch für das Ensemble, in dem sie/er singt, ist. Eine Person kann auch gleichzeitig eine Rolle für eine Organisation ausüben (z.B. Administrator:in) und eine Funktion in der Organisation innehaben (z.B. Pressereferent:in, Sänger:in). 

 

Um Rollen von Personen zu bearbeiten oder neu hinzuzufügen, orientieren Sie sich bitte am Vorgehen zum Bearbeiten von Funktionen. Weitere Rollen, die eine Person für eine Organisation innehaben kann, sind

Mitglied
Dies ist die allgemeine Rolle für alle Angehörigen einer in OVERSO erfassten Organisation. In der Regel gelten zum Beispiel Sänger:innen als Mitglied.

Leser:in
Als Leser:in haben Sie im Unterschied zur Rolle "Administrator:in" keine Berechtigung, Änderungen vorzunehmen. Sie können aber die Daten der Organisation, für die Sie Leserrechte haben (z.B. für Ihren Verein oder für Ihren Kreisverband), einsehen. 

Hinweis: Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Rolle "Mitglied" zugewiesen, wenn Sie keine andere Einstellung vornehmen.

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Datenschutz

Die Datenschutzerklärung des Deutschen Chorverbands für die OVERSO-Plattform finden Sie an dieser Stelle.

Für sämtliche in der OVERSO gespeicherten Personendaten gelten die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Standardmäßig sind Personendaten geschützt und nicht für alle Nutzer:innen der OVERSO öffentlich sichtbar. Die Profile von Sängern und Sängerinnen sind beispielsweise nur für die Administrator:innen des eigenen Vereins/Ensembles einzusehen, nicht jedoch für die Kreis- und Mitgliedsverbandsebene (außer ein Mitgliedsverband hat sich explizit dazu entschieden, die Datenpflege für seine Vereine zu übernehmen). Jede Person kann sich jedoch frei entscheiden, grundsätzlich mehr Daten mit den Nutzer:innen der OVERSO zu teilen und individuelle Privatsphäre-Einstellungen vornehmen.

Mitgliedsverbände können außerdem spezifische Einstellungen zum Datenschutz für alle Organisationen Ihres Verbands vornehmen. Diese betreffen die Sichtbarkeit der Daten von Funktionsträger:innen einer Organisation (z.B. Vorsitzende, Schatzmeister:innen, Chorleiter:innen usw.). 

Erhält man in Personenübersichten den Hinweis "Person unter Datenschutz" kann man sich durch Drücken der Enter-Taste anzeigen lassen, weshalb man persönlich keine Berechtigung hat, den Namen der Person zu sehen.

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Hinweis: Um beim Hinzufügen einer Person zu einer Organisation durch eine:n Administrator:in die Datenbank zur Vermeidung von Dubletten nach bereits vorhandenen Profilen zu durchsuchen, werden die folgenden personenbezogenen Daten zur eindeutigen Identifizierung angezeigt: Name, E-Mail-Adresse, Alter und Wohnort. Die vollständigen Daten können erst nach Bestätigung durch die Person selbst oder den/die zuständige Administrator:in der "besitzenden Organisation" von dem/der Administrator:in der neuen Organisation eingesehen werden.

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Versionsupdates

Zuletzt aktualisiert: 15.7.2026

Version 5.27   (15.7.2026)

Einführung der Emailtool-Funktion: DCV-Admins können nun E-Mails mit systemrelevantem Inhalt aus OVERSO heraus per Massenversand an alle OVERSO-Admins versenden. Zudem wurde in der Übersicht der Personen und der Funktionsträger die bisher im Kreis angezeigte Jahreszahl entfernt und das Layout von System-E-Mails wurde grafisch angepasst (die Text-Hintergrundfarbe ist ab sofort weiß).

Version 5.26   (15.6.2026)

Behebung von Bugs, u.a. in den Bereichen...

Version 5.25   (26.5.2026)

Behebung eines Bugs im Ehrungsmodul (Berechnung der Ehrungszeiten). Zudem wurden diverse technische Optimierungen und Sicherheitsmaßnahmen vorgenommen.

Version 5.24   (21.4.2026)

Zahlreiche Änderungen und Neuerungen im Modul Ehrungswesen:

  1. DCV-Ehrungszeiten werden jetzt automatisch Vereins- und Ensemble-übergreifend zusammengerechnet („global“ über alle MVs hinweg). Auch Chorjugendzeiten werden dabei berücksichtigt und mit Erwachsenenchor-Zeiten zusammengerechnet. Auch beendete Funktions-Zeiträume aus der Vergangenheit sowie Zuordnungen mit dem Status "beendet" werden bei DCV-Ehrungen berücksichtigt.
    • Bsp.: 10 Jahre Singen im Kinderchor, anschließend 40 Jahre Singen im Frauenchor ergibt eine DCV-Ehrung für 50 Jahre Singen im Chor 
    • Bei den MV-Ehrungszeiten ändert sich hingegen nichts. Hier müssen nach wie vor alle Zeiten in einem Ensemble zusammengetragen werden
  2. MV-Admins können jetzt in den Einstellungen festlegen, ob KV-Admins in ihrem Mitgliedsverband MV-Ehrungen drucken dürfen oder nicht
  3. KV-Admins können jetzt keine DCV-Ehrungen mehr drucken oder an den DCV übergeben
  4. KV-Admins können jetzt in OVERSO eigene (selbst definierte) Ehrungen erstellen, um Personen in ihrem KV zu ehren. Auch KV-Chorjugend-Ehrungen sind möglich. Die Berechnungsweise ist hierbei global (MV-übergreifend), genau wie auch bei DCV-Ehrungen (seit dieser Version)
  5. In den Benachrichtigungsmails an die KV-/MV-Admins (Betreff: „Es wurden Ehrungen beantragt“) wird jetzt konkret genannt, wie viele DCV-/MV-/KV-Ehrungen in welchem Verein beantragt wurden
  6. Unter „Berichte & mehr“ gibt es für V-/KV-/MV-Admins nun einen individuellen Report „Ehrungen“ für frei wählbare Zeiträume, sodass Auswertungen/Übersichten über anstehende, beantragte, gedruckte, abgelehnte Ehrungen nun in Excel möglich sind (der auszuwählende Zeitraum bezieht sich auf das Ehrungsdatum)
  7. Im Vereinsprofil gibt es jetzt ein neues Feld „Sonderehrung - Zelter-Plakette“, das in den Einstellungen auch umbenannt und um weitere Sonderehrungs-Felder ergänzt werden kann. Es kann die Jahreszahl der Sonderehrungs-Vergabe eingetragen werden. Das Sonderehrungs-Feld ist keine Pflichtfeld
    • Die Zelter-Plakette wird für 100-jähriges Vereinsbestehen vergeben
  8. Anpassungen bei den Berechtigungen von MV- und KV-Admins

Änderungen beim Rechnungswesen:

Allgemeine Änderungen

Version 5.23   (6.2.2026)

Version 5.22   (28.1.2026)

Version 5.21   (21.1.2026)

Version 5.20   (11.12.2025)

Version 5.19   (4.12.2025)

Version 5.18a   (25.11.2025)

Version 5.18   (22.10.2025)

Version 5.17   (30.6.2025)

Version 5.13   (3.12.2024)

Version 5.12   (30.9.2024)

Version 5.10

Version 5.09

Version 5.08

Version 5.07

Version 5.06